出國備案管理辦法試行一、總則（一）目的為加強公司/組織人員出國（境）管理，規(guī)范出國（境）備案工作，確保出國（境）人員遵守國家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，保障公司/組織利益和正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織全體員工以及因工作需要臨時出國（境）的其他人員，包括因公出國（境）和因私出國（境）。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：出國（境）備案工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)外事管理規(guī)定。2.審批嚴格原則：對出國（境）申請進行嚴格審核，確保出國（境）目的明確、必要，人員符合條件。3.保密安全原則：加強對出國（境）人員的保密教育，確保公司/組織機密信息安全，同時保障人員在境外的人身安全。4.動態(tài)管理原則：對出國（境）人員的行程、活動等進行全程跟蹤管理，及時掌握相關(guān)情況并做好記錄。二、出國備案申請與審批（一）出國備案申請1.因公出國（境）員工因工作需要申請因公出國（境），應(yīng)提前填寫《因公出國（境）備案申請表》，詳細說明出國（境）目的、行程安排、在外停留時間、前往國家（地區(qū)）、邀請單位及相關(guān)背景情況等。申請表需由所在部門負責(zé)人簽署意見，明確是否同意其出國（境）申請，并對出國（境）任務(wù)的必要性、可行性等進行審核。2.因私出國（境）員工因私出國（境），應(yīng)在計劃出國（境）前[X]個工作日向公司/組織提交《因私出國（境）備案申請表》，注明出國（境）事由、時間、地點等信息。所在部門應(yīng)對其因私出國（境）申請進行初步審核，確保不影響工作正常開展。（二）審批流程1.因公出國（境）部門負責(zé)人審核通過后，將申請表及相關(guān)材料提交至公司/組織外事管理部門。外事管理部門對申請材料進行詳細審查，重點審核出國（境）任務(wù)的合規(guī)性、人員資格、經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容。對于涉及重要項目或敏感地區(qū)的出國（境）申請，需提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外事管理部門為申請人辦理出國（境）備案手續(xù)，并出具《因公出國（境）備案通知書》。2.因私出國（境）部門初步審核通過后，申請表及相關(guān)材料流轉(zhuǎn)至公司/組織人力資源部門。人力資源部門根據(jù)公司/組織相關(guān)規(guī)定，對申請人的工作交接、休假安排等情況進行審核，并征求所在部門意見。審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，人力資源部門為申請人辦理因私出國（境）備案手續(xù)，發(fā)放《因私出國（境）備案通知書》。（三）審批標(biāo)準(zhǔn)1.因公出國（境）出國（境）任務(wù)必須與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)，具有明確的目標(biāo)和實質(zhì)性內(nèi)容，能夠為公司/組織帶來經(jīng)濟效益或提升業(yè)務(wù)水平。人員應(yīng)具備完成出國（境）任務(wù)所需的專業(yè)知識、技能和經(jīng)驗，熟悉相關(guān)國家（地區(qū)）的法律法規(guī)和文化習(xí)俗。經(jīng)費預(yù)算合理，符合公司/組織財務(wù)管理制度和外事經(jīng)費管理規(guī)定。2.因私出國（境）原則上應(yīng)在員工休假期間進行，不得影響正常工作。申請人應(yīng)承諾在境外遵守國家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，如有違反，愿意接受公司/組織的相應(yīng)處理。三、出國備案信息管理（一）備案信息內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、所在部門、職務(wù)等。2.出國（境）信息：出國（境）時間、地點、事由、行程安排、在外停留期限等。3.審批信息：審批部門、審批意見、批準(zhǔn)文號等。（二）信息更新與維護1.出國（境）人員在出國（境）前，應(yīng)確保備案信息準(zhǔn)確無誤。如因特殊情況導(dǎo)致備案信息發(fā)生變更，應(yīng)及時向公司/組織相關(guān)部門提交《出國（境）備案信息變更申請表》，說明變更內(nèi)容及原因。2.外事管理部門或人力資源部門收到變更申請后，應(yīng)及時進行審核。審核通過后，對備案信息進行更新，并通知相關(guān)部門和人員。3.出國（境）人員回國后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將出國（境）情況以書面形式報告公司/組織，并提交相關(guān)證明材料。外事管理部門或人力資源部門應(yīng)根據(jù)報告內(nèi)容，對備案信息進行完善和歸檔。（三）信息查詢與使用1.公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要，可按照規(guī)定程序查詢出國（境）備案信息。查詢時應(yīng)填寫《出國（境）備案信息查詢申請表》，注明查詢目的和使用范圍。2.未經(jīng)出國（境）人員書面同意，任何部門和個人不得擅自對外提供其備案信息。因工作需要確需對外提供的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。四、出國人員境外管理（一）遵守法律法規(guī)1.出國（境）人員在境外期間，必須嚴格遵守所在國家（地區(qū)）的法律法規(guī)，尊重當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。2.如遇重大事項或突發(fā)事件，應(yīng)及時向中國駐當(dāng)?shù)厥梗I(lǐng)）館報告，并按照使（領(lǐng)）館的指示妥善處理。同時，應(yīng)第一時間向公司/組織相關(guān)部門報告情況，不得隱瞞或延誤。（二）履行工作職責(zé)1.因公出國（境）人員應(yīng)按照出國（境）任務(wù)要求，認真履行工作職責(zé)，積極開展對外交流與合作，確保各項任務(wù)順利完成。2.在境外工作期間，應(yīng)保持與公司/組織的密切聯(lián)系，定期匯報工作進展情況。如需調(diào)整工作計劃或變更行程安排，應(yīng)提前向公司/組織相關(guān)部門報告并獲得批準(zhǔn)。（三）保密與安全1.出國（境）人員應(yīng)嚴格遵守公司/組織的保密制度，妥善保管公司/組織機密文件、資料和信息，不得泄露給無關(guān)人員。在境外使用電子設(shè)備時，應(yīng)采取必要的安全防護措施，防止信息泄露。2.加強安全意識，注意人身安全和財產(chǎn)安全。避免前往危險地區(qū)或參與危險活動，如遇安全問題，應(yīng)及時采取措施保障自身安全，并向公司/組織報告。五、回國后管理（一）情況報告1.出國（境）人員回國后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)提交出國（境）情況報告，內(nèi)容包括出國（境）任務(wù)完成情況、取得的成果、遇到的問題及建議等。2.報告應(yīng)以書面形式提交，并附相關(guān)證明材料，如考察報告、會議紀(jì)要、合作協(xié)議等。（二）工作交接1.因公出國（境）人員回國后，應(yīng)及時與所在部門進行工作交接，確保工作的連續(xù)性。交接內(nèi)容包括未完成的工作任務(wù)、重要文件資料、客戶關(guān)系等。2.所在部門應(yīng)安排專人與回國人員進行工作交接，并做好記錄。交接記錄應(yīng)包括交接時間、交接內(nèi)容、交接雙方簽字等信息。（三）費用報銷1.出國（境）人員應(yīng)按照公司/組織財務(wù)管理制度的規(guī)定，及時辦理費用報銷手續(xù)。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、行程單等。2.外事管理部門或人力資源部門應(yīng)對報銷憑證進行審核，確保費用支出符合出國（境）任務(wù)要求和公司/組織財務(wù)規(guī)定。審核通過后，報財務(wù)部門進行報銷。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織成立出國備案管理監(jiān)督檢查小組，由外事管理部門、人力資源部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督檢查小組負責(zé)對出國備案管理工作進行定期或不定期檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.出國備案申請與審批程序是否合規(guī)，審批標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位。2.出國（境）人員是否遵守國家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，是否履行工作職責(zé)。3.出國（境）信息管理是否規(guī)范，備案信息是否準(zhǔn)確、及時更新。4.出國人員境外費用支出是否合理，報銷手續(xù)是否齊全。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的出國（境）人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并依法追究相關(guān)責(zé)任。2.對于在出國備案管理工作中