保定文件安全管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文件安全管理，確保文件的保密性、完整性和可用性，防止文件信息泄露、篡改或丟失，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及文件管理的部門(mén)、人員以及相關(guān)文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、存儲(chǔ)介質(zhì)等。（三）基本原則1.合法性原則：文件安全管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保公司/組織的文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)文件信息的機(jī)密性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、披露、使用、修改或破壞。3.完整性原則：確保文件內(nèi)容的完整，防止文件被篡改、刪除或丟失，保證文件信息的準(zhǔn)確性和一致性。4.可用性原則：在需要時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取和使用文件，保障公司/組織各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。二、文件分類(lèi)與標(biāo)識(shí)（一）文件分類(lèi)1.行政文件：包括公司/組織的規(guī)章制度、行政指令、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件：涉及財(cái)務(wù)收支、預(yù)算、審計(jì)等方面的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、賬本等。4.人事文件：關(guān)于員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等人事管理的文件，如員工檔案、勞動(dòng)合同等。5.技術(shù)文件：包含公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程等方面的文件，如技術(shù)圖紙、程序代碼、技術(shù)報(bào)告等。（二）文件標(biāo)識(shí)1.紙質(zhì)文件標(biāo)識(shí)：在文件首頁(yè)右上角加蓋文件密級(jí)章，標(biāo)明“絕密”“機(jī)密”“秘密”或“內(nèi)部公開(kāi)”等密級(jí)。對(duì)于重要文件，可在文件上加蓋“受控文件”章，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)放部門(mén)等信息。2.電子文件標(biāo)識(shí)：通過(guò)文件命名規(guī)則體現(xiàn)文件類(lèi)別、密級(jí)、日期等信息。例如，“[部門(mén)名稱][文件類(lèi)別][密級(jí)][日期].[文件格式]”。對(duì)于加密的電子文件，在文件名后標(biāo)注“（加密）”字樣。同時(shí)，利用電子文檔管理系統(tǒng)對(duì)文件設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)文件密級(jí)和人員職責(zé)分配不同的查看、編輯、下載等權(quán)限。三、文件的生成與審批（一）文件生成1.各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，符合公司/組織的政策和業(yè)務(wù)要求。2.起草文件時(shí)應(yīng)明確文件的主題、目的、范圍、主要內(nèi)容以及擬采取的措施等，并確保語(yǔ)言表達(dá)規(guī)范、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。（二）文件審批1.一般文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。涉及多個(gè)部門(mén)或重要事項(xiàng)的文件，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于密級(jí)較高的文件，在審批過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，審批人需確保文件內(nèi)容符合保密要求，并對(duì)文件的安全性負(fù)責(zé)。3.文件審批通過(guò)后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)將文件編號(hào)、登記，并按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)放。四、文件的存儲(chǔ)與保管（一）紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)文件的安全存儲(chǔ)。2.文件應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立清晰的索引目錄，便于查找和管理。3.定期對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)文件數(shù)量、完整性和存放位置，確保賬實(shí)相符。（二）電子文件存儲(chǔ)1.建立電子文檔管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、分類(lèi)、檢索、權(quán)限控制、版本管理等功能。2.根據(jù)文件的重要性和使用頻率，合理分配電子文件的存儲(chǔ)空間。對(duì)于關(guān)鍵電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可選用磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行異地存儲(chǔ)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е挛募G失。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保文件的安全性和可用性。同時(shí)，對(duì)電子文件的訪問(wèn)記錄進(jìn)行審計(jì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作并采取相應(yīng)措施。（三）存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)于用于存儲(chǔ)文件的各類(lèi)存儲(chǔ)介質(zhì)，如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識(shí)和登記，記錄存儲(chǔ)介質(zhì)的編號(hào)、容量、用途、使用人員等信息。2.存儲(chǔ)介質(zhì)在使用前應(yīng)進(jìn)行格式化和病毒查殺，確保其安全性。使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管，避免損壞、丟失或被盜。3.不再使用的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)清除或銷(xiāo)毀處理，防止文件信息泄露。銷(xiāo)毀存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，并簽字確認(rèn)。五、文件的使用與借閱（一）文件使用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要使用文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行操作。查閱紙質(zhì)文件需在文件檔案室進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.使用電子文件時(shí)，應(yīng)通過(guò)電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，不得私自拷貝或傳播文件。對(duì)于涉及機(jī)密信息的電子文件，應(yīng)在指定的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，并采取加密存儲(chǔ)等安全措施。3.文件使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞或丟失文件。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件管理部門(mén)或按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于密級(jí)較高的文件，借閱人需簽署保密承諾書(shū)，承諾在借閱期間嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或泄露文件內(nèi)容。3.文件借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告文件管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、文件的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.文件在公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的文件傳遞渠道進(jìn)行，如文件收發(fā)室、電子文檔管理系統(tǒng)等，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于緊急文件，應(yīng)采用專(zhuān)人送達(dá)或特快專(zhuān)遞等方式進(jìn)行傳遞，并在文件上注明“緊急”字樣，以引起收件人的重視。3.文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)做好交接記錄，明確文件的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人員等信息，確保文件傳遞過(guò)程可追溯。（二）外部傳遞1.公司/組織向外部單位發(fā)送文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的密級(jí)和重要性選擇合適的傳遞方式，如掛號(hào)信、特快專(zhuān)遞、專(zhuān)人送達(dá)等，并要求收件方簽收確認(rèn)。2.對(duì)于涉及機(jī)密信息的文件，應(yīng)進(jìn)行加密處理后再進(jìn)行傳遞，并在信封或外包裝上標(biāo)明“機(jī)密”字樣。同時(shí)，應(yīng)跟蹤文件的傳遞情況，確保文件安全送達(dá)收件方。3.接收外部單位發(fā)來(lái)的文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記、審核和分發(fā)。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正。七、文件的保密與安全措施（一）保密教育與培訓(xùn)1.定期組織公司/組織員工參加文件安全保密教育與培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和安全防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、公司/組織文件安全管理辦法、文件保密操作規(guī)范等。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的文件安全保密培訓(xùn)，并簽訂保密協(xié)議，明確員工在文件管理方面的權(quán)利和義務(wù)。3.根據(jù)不同崗位的工作特點(diǎn)和保密要求，有針對(duì)性地開(kāi)展保密培訓(xùn)，確保員工熟悉和掌握與本崗位相關(guān)的文件安全保密知識(shí)和技能。（二）保密制度與措施1.建立健全文件保密制度，明確文件保密工作的職責(zé)分工、保密措施、監(jiān)督檢查等內(nèi)容。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)制定相應(yīng)的處罰規(guī)定。2.在文件處理過(guò)程中，嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，根據(jù)工作需要確定文件的傳閱對(duì)象和使用權(quán)限，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸涉密文件。3.對(duì)涉及機(jī)密信息的文件，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)辦公場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入文件存儲(chǔ)區(qū)域。4.定期對(duì)文件保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，不斷完善文件保密管理工作。八、文件的清理與銷(xiāo)毀（一）文件清理1.定期對(duì)公司/組織的文件進(jìn)行清理，根據(jù)文件的保管期限和實(shí)際使用情況，確定需要清理的文件清單。2.清理文件時(shí)，應(yīng)按照文件類(lèi)別、年度等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保清理工作的有序進(jìn)行。對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)留存價(jià)值的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。（二）文件銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.文件銷(xiāo)毀可采用粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)文件的銷(xiāo)毀，應(yīng)在專(zhuān)人監(jiān)督下進(jìn)行，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄，由監(jiān)督人員和銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子文件的銷(xiāo)毀，應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除。同時(shí)，應(yīng)保存電子文件銷(xiāo)毀的相關(guān)記錄，以備審計(jì)和查詢。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立文件安全管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織文件安全管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組由文件管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.明確監(jiān)督小組的職責(zé)和工作流程，確保監(jiān)督檢查工作的有效開(kāi)展。監(jiān)督小組應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件安全管理工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.文件管理制度的執(zhí)行情況，包括文件的生成、審批、存儲(chǔ)、使用、借閱、流轉(zhuǎn)、傳遞、保密、清理與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.文件存儲(chǔ)環(huán)境的安全性，如文件檔案室的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)是否安全可靠。3.文件管理人員的操作規(guī)范和保密意識(shí)，檢查文件管理人員是否嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行文件管理操作，是否具備必要的保密知識(shí)和技能。4.文件的完整性和準(zhǔn)確性，通過(guò)抽查文件內(nèi)容，檢查文件是否存在篡改、丟失等情況，確保文件信息的質(zhì)量。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整改期限。責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，制定具體的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。2.整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，說(shuō)明整改情