會展人員采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會展人員采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及會展人員采購相關(guān)的活動，包括但不限于會展工作人員的招聘、培訓(xùn)、物料采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保采購決策公正透明。3.效益原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效率。4.誠信原則：采購人員應(yīng)秉持誠信原則，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息真實可靠。二、采購職責(zé)分工（一）采購決策部門公司管理層負(fù)責(zé)對重大采購事項進行決策，包括采購預(yù)算的審批、供應(yīng)商的選定等。（二）采購執(zhí)行部門1.人力資源部門負(fù)責(zé)會展人員的招聘工作，制定招聘計劃，發(fā)布招聘信息，篩選簡歷，組織面試等。建立和維護會展人員人才庫，為公司會展項目儲備人才。負(fù)責(zé)會展人員的培訓(xùn)需求調(diào)研，制定培訓(xùn)計劃并組織實施。2.行政部門負(fù)責(zé)會展物料的采購工作，包括但不限于展覽展示設(shè)備、宣傳資料、辦公用品等。對采購的物料進行驗收、入庫、保管和發(fā)放，確保物料的質(zhì)量和安全。建立物料采購檔案，記錄采購過程和相關(guān)信息。（三）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購行為符合本辦法及相關(guān)規(guī)定，防止違規(guī)操作和腐敗行為的發(fā)生。三、采購流程（一）需求提出1.會展項目啟動后，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)項目需求，及時提出會展人員采購需求或物料采購需求。2.需求應(yīng)明確：人員數(shù)量、崗位要求、技能水平、工作時間等；物料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。（二）采購計劃制定1.采購執(zhí)行部門根據(jù)需求部門提出的需求，結(jié)合公司實際情況，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)包括：采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購時間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。3.采購計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司管理層審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商。2.渠道包括：網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、采購平臺等。3.對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估：包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。4.選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價函或招標(biāo)邀請書。5.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)：提交報價文件或投標(biāo)文件。6.采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報價文件或投標(biāo)文件進行評審：比較各供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，綜合評估后確定中標(biāo)供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.采購執(zhí)行部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同：明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購內(nèi)容、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司管理層審批。3.合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤執(zhí)行。（五）采購執(zhí)行1.供應(yīng)商按照采購合同約定：組織生產(chǎn)或采購所需的會展人員或物料，并按時交貨。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)及時跟蹤供應(yīng)商的交貨進度：確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。3.對于重要的采購項目：可派人到供應(yīng)商現(xiàn)場進行監(jiān)造或檢驗。（六）驗收1.采購的會展人員：由人力資源部門按照招聘要求進行考核驗收，合格后方可正式錄用。2.采購的物料：由行政部門組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。3.驗收合格的物料：辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物料，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同約定：填寫付款申請單，附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，報部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后：報公司管理層審批。3.公司財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請單：辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)會展項目需求：結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場行情，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項采購項目的預(yù)算金額：包括人員費用、物料采購費用、運輸費用、稅費等。3.采購預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動：不得擅自超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算：應(yīng)按照預(yù)算編制流程重新進行審批。（三）預(yù)算監(jiān)控1.公司財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控：及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況：包括預(yù)算執(zhí)行進度、預(yù)算差異分析等。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別：分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)變化等。2.針對識別出的風(fēng)險因素：制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素進行評估：評估其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果：確定風(fēng)險等級，以便采取不同的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于高風(fēng)險因素：應(yīng)采取重點監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.對于中風(fēng)險因素：可采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?，如加強供?yīng)商管理、簽訂補充協(xié)議等。3.對于低風(fēng)險因素：可進行一般關(guān)注，定期進行檢查和評估。六、采購信息管理（一）信息收集1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息收集渠道：包括供應(yīng)商信息、市場價格信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.定期收集和整理采購信息：為采購決策提供依據(jù)。（二）信息分析1.對收集到的采購信息進行分析：挖掘信息價值，為采購策略調(diào)整提供參考。2.分析內(nèi)容包括：供應(yīng)商績效分析、價格走勢分析、市場需求分析等。（三）信息共享1.采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將采購信息與相關(guān)部門共享：確保各部門對采購情況有充分的了解。2.建立采購信息共享平臺：方便各部門之間查詢和交流采購信息。七、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、稅費等，評估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購質(zhì)量：評估采購的會展人員或物料是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.采購效率：包括采購周期、交貨及時性等，評估采購活動是否高效完成。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的合作情況、服務(wù)質(zhì)量等。（二）評估方法1.定期對采購績效進行評估：可采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法。2.定量分析：通過數(shù)據(jù)對比，計算各項評估指標(biāo)的完成情況；定性分析：通過問卷調(diào)查、面談等方式，收集相關(guān)人員對采購工作的評價和意見。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果：對采購執(zhí)行部門和相關(guān)人員進行獎懲。2.對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員