企業(yè)小額采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)小額采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)發(fā)生的單項(xiàng)或批量采購(gòu)金額在規(guī)定限額以下的小額采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督。4.便捷高效原則：簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的緊急需求。二、采購(gòu)范圍與限額標(biāo)準(zhǔn)（一）采購(gòu)范圍1.辦公用品：如辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、文具等。2.辦公耗材：如紙張、墨盒、硒鼓、文件夾等。3.勞保用品：如安全帽、工作服、手套、防護(hù)鞋等。4.小型設(shè)備及配件：如小型工具、儀器儀表、設(shè)備維修配件等。5.服務(wù)類：如保潔服務(wù)、綠化服務(wù)、小型維修服務(wù)等。6.其他小額物資及服務(wù)：經(jīng)企業(yè)認(rèn)定的其他符合小額采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的物資和服務(wù)。（二）限額標(biāo)準(zhǔn)單項(xiàng)或批量采購(gòu)金額在[X]元以下的采購(gòu)活動(dòng)適用本辦法。對(duì)于金額雖未達(dá)到限額標(biāo)準(zhǔn)，但屬于特殊或緊急采購(gòu)項(xiàng)目的，也可參照本辦法執(zhí)行。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《小額采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的聯(lián)合采購(gòu)申請(qǐng)，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)申請(qǐng)表，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。（二）審批1.《小額采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)管理部門(mén)進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性、采購(gòu)方式的適用性等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表按照企業(yè)內(nèi)部審批流程流轉(zhuǎn)，根據(jù)采購(gòu)金額大小，分別由不同層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般情況下，采購(gòu)金額在[X1]元以下的，由部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)金額在[X1]元至[X2]元之間的，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和分管采購(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)共同審批；采購(gòu)金額在[X2]元以上的，由總經(jīng)理審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇詢價(jià)采購(gòu)：適用于市場(chǎng)上貨源充足、價(jià)格比較透明的常規(guī)物資采購(gòu)。采購(gòu)管理部門(mén)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，采購(gòu)管理部門(mén)根據(jù)報(bào)價(jià)情況進(jìn)行比較，選擇價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商成交。直接采購(gòu)：對(duì)于符合下列情形之一的，可以采用直接采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。定點(diǎn)采購(gòu)：對(duì)于一些采購(gòu)頻率較高、金額相對(duì)較小的辦公用品、辦公耗材等物資，通過(guò)招標(biāo)或談判等方式確定定點(diǎn)供應(yīng)商，簽訂定點(diǎn)采購(gòu)協(xié)議。采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)人員直接從定點(diǎn)供應(yīng)商處采購(gòu)，按照協(xié)議約定的價(jià)格和服務(wù)條款執(zhí)行。2.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，按照選定的采購(gòu)方式與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系和溝通，落實(shí)采購(gòu)事宜。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同或協(xié)議的約定，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保采購(gòu)任務(wù)順利完成。（四）驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門(mén)按照采購(gòu)申請(qǐng)和合同要求對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫(xiě)《小額采購(gòu)驗(yàn)收單》。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。3.采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行監(jiān)督和抽查，確保驗(yàn)收工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（五）付款1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)采購(gòu)資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)、合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)按照企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度和采購(gòu)合同約定，對(duì)采購(gòu)資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理付款。付款方式應(yīng)根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商的約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬等方式。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料，并進(jìn)行評(píng)估和分類。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商。對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)案例等資料，進(jìn)行嚴(yán)格審核。3.對(duì)于小額采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)簡(jiǎn)化供應(yīng)商選擇程序，但必須保證選擇過(guò)程的公正性和透明度。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.采購(gòu)管理部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)檔案。2.評(píng)價(jià)方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式，評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停或取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，企業(yè)可給予一定的激勵(lì)措施，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等，以鼓勵(lì)其繼續(xù)保持良好的合作關(guān)系。2.對(duì)于連續(xù)多次評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)行為的供應(yīng)商，應(yīng)予以淘汰，并從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除其相關(guān)信息。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)小額采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，以降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過(guò)與多家供應(yīng)商詢價(jià)、談判等方式，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值等金融工具進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在選擇供應(yīng)商時(shí)，嚴(yán)格審核其信譽(yù)和資質(zhì)，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的違約問(wèn)題。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于重要物資，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告或進(jìn)行第三方檢驗(yàn)。4.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：明確驗(yàn)收責(zé)任，規(guī)范驗(yàn)收流程，加強(qiáng)對(duì)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)和管理。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保企業(yè)利益不受損失。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格審核采購(gòu)資料，確保付款依據(jù)充分、合法合規(guī)。加強(qiáng)與財(cái)務(wù)部門(mén)的溝通協(xié)作，合理安排付款時(shí)間，避免因付款問(wèn)題影響供應(yīng)商合作關(guān)系或產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)小額采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的日常管理和監(jiān)督，防止采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為發(fā)生。（二）外部監(jiān)督1.接受企業(yè)內(nèi)部其他部門(mén)和員工的監(jiān)督，鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.積極配合國(guó)家有關(guān)部門(mén)和行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，確