會計檔案管理辦法培訓(xùn)一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會計檔案毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括名稱、型號、購置時間、原值、折舊等。5.輔助賬簿，對某些在總賬和明細(xì)賬中未能記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補充登記的賬簿。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)會計報告，除月度報表外，還可能包括附注等。3.半年度財務(wù)會計報告，涵蓋更詳細(xì)的財務(wù)信息。4.年度財務(wù)會計報告，是對公司全年財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的全面總結(jié)，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映企業(yè)銀行賬戶資金收支情況的原始記錄。3.納稅申報表，記錄企業(yè)應(yīng)納稅額及繳納情況的報表。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交過程中相關(guān)信息的清單。5.會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案保管情況的清單。6.會計檔案銷毀清冊，用于記錄會計檔案銷毀相關(guān)信息的清單。7.其他具有保存價值的會計資料，如財務(wù)分析報告、經(jīng)濟(jì)合同等。三、會計檔案的管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司會計檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門會計檔案的收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一管理公司的會計檔案，建立會計檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，確保會計檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定的期限和程序，對會計檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。5.為公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位查閱會計檔案提供服務(wù)。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門會計檔案的整理、裝訂等初步工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好會計檔案的保管、查閱等工作，提供必要的財務(wù)專業(yè)知識支持。3.對涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的會計檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）其他部門1.負(fù)責(zé)本部門形成的會計資料的收集、整理，并按照規(guī)定及時移交財務(wù)部門。2.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，配合做好本部門相關(guān)會計檔案的查閱等工作。四、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定及時將本部門形成的會計資料移交財務(wù)部門，財務(wù)部門應(yīng)定期對收到的會計資料進(jìn)行核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.會計憑證應(yīng)在每月終了后[X]個工作日內(nèi)整理完畢，會計賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個月內(nèi)整理完畢，財務(wù)會計報告應(yīng)在規(guī)定的報送期限后[X]個工作日內(nèi)整理完畢，其他會計資料應(yīng)在形成后及時整理。（二）整理方法1.會計憑證按記賬憑證的編號順序排列，檢查附件是否齊全，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。對記賬憑證進(jìn)行分類，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證，分別裝訂成冊。在每冊憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員等信息，并加蓋單位公章。2.會計賬簿按賬簿種類分別整理，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。對于活頁式賬簿，應(yīng)去除空白頁，并按順序編號，加具封面和封底，裝訂成冊。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份、冊數(shù)、頁數(shù)等信息，并加蓋單位公章。3.財務(wù)會計報告按月份、季度、半年度、年度分別整理，將各類報表按順序排列。對于有附注的財務(wù)會計報告，應(yīng)將附注與報表一并裝訂。在報告封面上注明單位名稱、報告期間、報告種類等信息，并加蓋單位公章。4.其他會計資料按類別分別整理，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等。對于同類資料較多的，可按時間順序或其他合理方式進(jìn)行排列，并編制目錄。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為[X]年。2.會計賬簿保管期限為[X]年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管[X]年。3.財務(wù)會計報告保管期限為：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為[X]年，半年度財務(wù)會計報告保管期限為[X]年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為[X]年，納稅申報表保管期限為[X]年，會計檔案移交清冊保管期限為[X]年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管方式1.會計檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保管。紙質(zhì)會計檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對于重要的會計檔案，如年度財務(wù)會計報告等，應(yīng)采用雙套制保管，即同時保存紙質(zhì)和電子兩種版本。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立會計檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息，并定期進(jìn)行核對，確保賬實相符。2.會計檔案應(yīng)分類存放，便于查找和利用。對于不同保管期限的會計檔案，應(yīng)分別設(shè)置存放區(qū)域。3.檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保會計檔案的完整性。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合查閱規(guī)定的申請，應(yīng)安排專人陪同查閱，并在指定的查閱地點進(jìn)行查閱。3.查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換，如需復(fù)印或復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印或復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量等信息。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，應(yīng)與借閱單位簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并收取一定的押金。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還會計檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的會計檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立會計檔案查閱與借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時間、內(nèi)容、查閱人員或借閱單位、審批情況等信息。2.查閱與借閱登記簿應(yīng)妥善保管，保管期限與相應(yīng)會計檔案的保管期限一致。七、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的會計檔案鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計檔案的保管期限、重要性、相關(guān)性等因素，對會計檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。對于仍有保存價值的會計檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于確無保存價值的會計檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定小組應(yīng)形成會計檔案鑒定意見書，詳細(xì)記錄鑒定過程和鑒定結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)編制會計檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.會計檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批，并報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)