代理記賬合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司代理記賬業(yè)務(wù)的合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與客戶簽訂的代理記賬合同及相關(guān)補充協(xié)議的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)秉持誠實信用的態(tài)度，全面履行合同約定的義務(wù)。3.風(fēng)險防范原則：注重對合同風(fēng)險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。4.統(tǒng)一管理原則：公司對代理記賬合同實行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.在簽訂代理記賬合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負責(zé)對客戶的主體資格進行審查。審查內(nèi)容包括客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照是否齊全、有效，經(jīng)營范圍是否包含與代理記賬相關(guān)的業(yè)務(wù)，法定代表人或授權(quán)代表的身份是否真實、有效等。2.對于新客戶，應(yīng)要求其提供上述證照的復(fù)印件，并加蓋公章予以確認。業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道核實客戶的信用狀況和經(jīng)營情況，避免與存在不良信用記錄或經(jīng)營異常的客戶簽訂合同。（二）合同條款擬定與審核1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)根據(jù)代理記賬業(yè)務(wù)的特點和客戶需求，擬定合同條款。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、收費標準及支付方式、保密條款、違約責(zé)任等主要內(nèi)容。2.合同條款應(yīng)表述清晰、準確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。對于涉及公司重要權(quán)益或可能存在風(fēng)險的條款，應(yīng)進行重點審核。3.合同擬定完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見進行修改完善。（三）合同簽訂流程1.經(jīng)審核通過的合同文本，由業(yè)務(wù)部門與客戶進行協(xié)商，達成一致意見后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方公章。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交至公司檔案室進行歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、服務(wù)部門等，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。三、合同履行管理（一）服務(wù)內(nèi)容執(zhí)行1.服務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容，為客戶提供代理記賬服務(wù)。服務(wù)內(nèi)容包括但不限于賬務(wù)處理、稅務(wù)申報、財務(wù)報表編制等。2.服務(wù)人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，嚴格遵守財務(wù)會計準則和稅收法律法規(guī)的要求，確保服務(wù)質(zhì)量。在服務(wù)過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶提供的原始憑證存在問題或其他影響服務(wù)正常進行的情況，應(yīng)及時與客戶溝通，協(xié)商解決辦法。（二）客戶溝通與反饋1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期與客戶進行溝通，了解客戶對代理記賬服務(wù)的滿意度，及時收集客戶的意見和建議。溝通方式可以包括電話、郵件、面談等。2.對于客戶提出的問題和需求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時反饋給服務(wù)部門，并跟蹤問題的解決情況。服務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)給予客戶答復(fù)和解決方案，確?？蛻舻膯栴}得到妥善處理。（三）收費管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的收費標準和支付方式，及時向客戶收取服務(wù)費用。在收費過程中，應(yīng)向客戶提供合法有效的發(fā)票，并做好收費記錄。2.如客戶未按照合同約定按時支付服務(wù)費用，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶溝通，了解原因，并督促客戶盡快支付。對于逾期未支付的客戶，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，如因客戶需求變更、法律法規(guī)調(diào)整、公司內(nèi)部管理要求變化等原因，需要對合同內(nèi)容進行變更的，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進行操作。2.常見的變更情形包括服務(wù)內(nèi)容增加或減少、服務(wù)期限延長或縮短、收費標準調(diào)整、支付方式變更等。（二）變更流程1.由業(yè)務(wù)部門提出合同變更申請，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對公司的影響等。申請應(yīng)提交至法務(wù)部門進行審核。2.法務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶就合同變更事宜進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更協(xié)議原件交至公司檔案室進行歸檔，并將變更情況及時通知相關(guān)部門，如財務(wù)部門、服務(wù)部門等，以便各部門按照變更后的合同約定履行職責(zé)。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。2.在合同履行過程中，如一方嚴重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的，合同可以終止。（二）終止流程1.合同終止前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知客戶，并與客戶協(xié)商確定合同終止的具體時間和相關(guān)事宜。2.服務(wù)部門應(yīng)在合同終止前，完成已承接業(yè)務(wù)的收尾工作，如賬務(wù)處理、稅務(wù)申報等，并向客戶移交相關(guān)會計資料。3.財務(wù)部門應(yīng)核對客戶的服務(wù)費用支付情況，確保客戶已結(jié)清所有費用。如客戶存在欠費情況，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，直至收回全部欠費。4.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同終止情況及時通知相關(guān)部門，并將合同原件及相關(guān)資料交至公司檔案室進行歸檔。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交至公司檔案室進行歸檔。檔案室應(yīng)建立合同檔案清單，對每份合同的基本信息進行詳細記錄，包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同內(nèi)容、歸檔日期等。2.在合同履行過程中產(chǎn)生的與合同相關(guān)的文件、資料，如變更協(xié)議、補充協(xié)議、客戶反饋意見等，也應(yīng)及時收集并交至檔案室進行歸檔。（二）檔案保管1.檔案室應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對合同檔案進行妥善保管。合同檔案應(yīng)分類存放，便于查找和查閱。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，代理記賬合同檔案的保管期限為[X]年。在保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可到檔案室查閱。2.檔案室應(yīng)建立合同檔案查閱登記制度，對查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等進行詳細記錄。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所查閱的合同檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。3.如因特殊情況需要將合同檔案借出檔案室的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還所借閱的合同檔案。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.公司應(yīng)定期對代理記賬合同進行風(fēng)險識別和評估，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素。風(fēng)險識別的內(nèi)容包括但不限于客戶信用風(fēng)險、合同條款風(fēng)險、服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險、收費風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險因素，應(yīng)進行風(fēng)險評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估可以采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險矩陣、風(fēng)險評分等。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險因素，應(yīng)采取重點監(jiān)控、加強管理等措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.對于客戶信用風(fēng)險，應(yīng)加強客戶信用審查，建立客戶信用檔案，對信用狀況不佳的客戶采取謹慎合作的態(tài)度。對于合同條款風(fēng)險，應(yīng)加強合同審核，確保合同條款的合法性、有效性和完整性。對于服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強服務(wù)人員培訓(xùn)，建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決服務(wù)過程中存在的問題。對于收費風(fēng)險，應(yīng)加強收費管理，及時催收欠費，避免出現(xiàn)壞賬損失。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對代理記賬合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理工作是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或風(fēng)險隱患。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，相關(guān)部門應(yīng)按照審計報告的要求及時進行整改。（