會議會務工作管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議會務工作，提高會議效率和質量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會會議、經理辦公會、部門例會、專題會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.充分準備原則：會前做好充分準備，明確會議主題、議程、參會人員等，確保會議順利進行。3.規(guī)范有序原則：嚴格按照會議組織程序和要求進行操作，確保會議組織規(guī)范、有序。4.責任落實原則：明確會議組織、參會人員等各方責任，確保會議決策得到有效執(zhí)行。二、會議分類與組織（一）董事會會議1.召集與主持：由董事長召集和主持，董事長不能履行職務或不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。2.參會人員：董事會成員，根據會議議題需要，可邀請公司高級管理人員、相關部門負責人等列席。3.會議頻率：定期會議每年至少召開[X]次，臨時會議根據需要隨時召開。4.會議通知：會議通知應提前[X]天以書面形式送達各位董事和列席人員，通知內容包括會議時間、地點、議題、議程等。（二）經理辦公會1.召集與主持：由總經理召集和主持。2.參會人員：公司領導班子成員，根據會議議題需要，可邀請相關部門負責人列席。3.會議頻率：每周召開[X]次，如有特殊情況可臨時召開。4.會議通知：會議通知應提前[X]小時以書面或郵件形式送達參會人員，通知內容包括會議時間、地點、議題、議程等。（三）部門例會1.召集與主持：由各部門負責人召集和主持。2.參會人員：本部門全體員工。3.會議頻率：每周召開[X]次，如有特殊情況可臨時召開。4.會議通知：會議通知應提前[X]小時以部門內部通知形式發(fā)布，通知內容包括會議時間、地點、議題等。（四）專題會議1.召集與主持：根據會議主題確定召集人，一般由相關業(yè)務部門負責人或分管領導擔任。2.參會人員：與會議主題相關的部門負責人、業(yè)務骨干等。3.會議頻率：根據需要隨時召開。4.會議通知：會議通知應提前[X]天以書面或郵件形式送達參會人員，通知內容包括會議時間、地點、主題、議程等。三、會議準備（一）議題確定1.董事會會議議題由董事長或董事會秘書提出，經董事長審核后確定。2.經理辦公會議題由總經理或分管領導提出，經總經理審核后確定。3.部門例會議題由各部門負責人提出，經分管領導審核后確定。4.專題會議議題由召集人根據工作需要確定。（二）議程安排1.根據會議議題的重要性和關聯(lián)性，合理安排會議議程，確保會議重點突出、有序進行。2.會議議程應提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員做好準備。（三）資料準備1.根據會議議題，準備相關的文件、資料、報告等，確保參會人員能夠充分了解會議內容。2.資料應提前整理、裝訂，并在會議前發(fā)放給參會人員。（四）場地布置1.根據會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并進行合理布置。2.會議場地應配備必要的設施設備，如音響設備、投影儀、麥克風、桌椅等，確保會議順利進行。（五）人員通知1.按照會議通知要求，及時通知參會人員會議時間、地點、議題、議程等信息。2.對于重要會議，應提前確認參會人員的出席情況，對于不能出席的人員，應要求其提前請假并說明原因。四、會議組織（一）會議簽到1.在會議開始前[X]分鐘，安排專人負責會議簽到，確保參會人員按時出席會議。2.簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。（二）會議主持1.會議主持人應提前熟悉會議議程和內容，掌握會議節(jié)奏，確保會議順利進行。2.主持人應引導參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，避免偏離主題或出現(xiàn)冷場現(xiàn)象。（三）會議記錄1.安排專人負責會議記錄，會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議議題、發(fā)言要點、討論結果、決議事項等。2.會議記錄應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行保存，電子文檔應及時備份，紙質文檔應妥善保管。（四）會議發(fā)言1.參會人員應圍繞會議主題進行發(fā)言，發(fā)言內容應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關的發(fā)言。2.對于重要發(fā)言，應進行記錄，并在會后及時整理成會議紀要。（五）會議討論1.會議主持人應引導參會人員進行充分的討論，鼓勵不同意見的表達，確保會議決策的科學性和合理性。2.在討論過程中，應注意控制討論時間和節(jié)奏，避免出現(xiàn)混亂或失控的情況。（六）會議決議1.會議結束時，主持人應總結會議討論結果，形成會議決議，并明確決議事項的責任人和完成時間。2.會議決議應及時以書面形式發(fā)布給參會人員，并要求相關責任人簽字確認。五、會議紀要與跟進（一）會議紀要1.會議結束后[X]個工作日內，會議記錄人員應完成會議紀要的撰寫工作。2.會議紀要應包括會議基本信息、會議議程、發(fā)言要點、討論結果、決議事項等內容，語言應簡潔明了、準確無誤。3.會議紀要應經會議主持人審核后發(fā)布給參會人員，并抄送相關領導和部門。（二）決議跟進1.相關責任人應按照會議決議的要求，按時完成工作任務，并及時向會議主持人或相關領導匯報工作進展情況。2.會議組織部門應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保會議決策得到有效執(zhí)行。六、會議經費管理（一）預算編制1.根據會議的規(guī)模、類型、時間等因素，編制會議經費預算，明確會議經費的支出范圍和標準。2.會議經費預算應經分管領導審核后報總經理審批。（二）經費控制1.嚴格按照會議經費預算控制會議經費支出，確保經費使用合理、合規(guī)。2.對于超出預算的支出，應提前報經總經理審批。（三）報銷流程1.會議結束后，參會人員應及時整理會議相關的發(fā)票、收據等報銷憑證，并按照公司財務報銷制度的要求進行報銷。2.會議組織部門應安排專人負責會議經費的報銷工作，確保報銷憑證真實、合法、有效。七、會議保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等重要信息的會議，應嚴格遵守保密規(guī)定。2.會議討論的內容、決策事項等，在未正式公開之前，應嚴格保密。（二）保密措施1.選擇具備保密條件的會議場地，并要求參會人員簽訂保密協(xié)議。2.會議資料應妥善保管，不得隨意傳閱或泄露。3.會議期間，應禁止無關人員進