云南定點會議管理辦法一、總則（一）目的為加強云南地區(qū)定點會議的管理，規(guī)范會議組織流程，提高會議效率，確保會議質量，節(jié)約會議成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在云南地區(qū)舉辦的由本公司/組織主辦、承辦或參與的各類定點會議，包括但不限于業(yè)務會議、培訓會議、研討會、年會等。（三）基本原則1.合法性原則：會議的組織和實施必須符合國家法律法規(guī)以及云南省相關政策要求。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行會議籌備、組織和管理，確保會議的規(guī)范化、標準化。3.效益性原則：在保證會議質量的前提下，合理控制會議成本，提高會議資源利用效率，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。4.服務性原則：以參會人員為中心，提供優(yōu)質、高效、便捷的會議服務，滿足參會人員的需求。二、會議定點管理機構及職責（一）管理機構成立云南定點會議管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），由公司/組織高層領導擔任組長，相關部門負責人為成員。領導小組下設辦公室，負責日常會議定點管理工作的組織協(xié)調和具體實施，辦公室設在[具體部門]。（二）職責分工1.領導小組職責負責審定云南定點會議管理辦法及相關制度。研究決定會議定點管理工作中的重大事項，如定點會議場所的選定、會議預算的審批等。監(jiān)督檢查會議定點管理工作的執(zhí)行情況，協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題。2.辦公室職責貫徹執(zhí)行領導小組的決策和部署，組織實施云南定點會議管理辦法。負責定點會議場所的考察、評估、選定和簽約工作。制定會議預算，審核會議費用報銷，控制會議成本。組織會議的籌備、召開和總結工作，協(xié)調解決會議期間的各類問題。建立會議定點管理檔案，定期對會議定點管理工作進行總結和分析，提出改進建議。3.相關部門職責主辦部門：負責提出會議需求，制定會議方案，明確會議主題、內容、規(guī)模、時間、地點等要求，并提交給辦公室。負責會議的具體組織實施，包括會議資料準備、參會人員通知、會議議程安排等。對會議效果進行評估和反饋。財務部門：負責審核會議預算，提供財務支持和監(jiān)督。按照財務制度辦理會議費用的報銷手續(xù)，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。后勤保障部門：負責會議場所的布置、設備設施的調試和維護、餐飲住宿安排、交通接送等后勤保障工作，確保會議的順利進行。三、會議定點場所的選定（一）選定原則1.地理位置便利：會議定點場所應位于交通便利、公共設施完善的區(qū)域，便于參會人員到達。2.設施設備齊全：具備滿足會議需求的各類設施設備，如會議室、投影儀、音響設備、網(wǎng)絡設備等，且設施設備應定期維護和更新，確保正常使用。3.服務質量優(yōu)良：提供優(yōu)質、高效、個性化的會議服務，包括會議接待、餐飲服務、住宿服務、會議組織等，能夠滿足不同參會人員的需求。4.價格合理：在保證服務質量的前提下，會議定點場所的收費應合理、透明，具有市場競爭力。5.信譽良好：會議定點場所應具有良好的商業(yè)信譽，無不良記錄，能夠保證會議的安全、順利進行。（二）選定程序1.發(fā)布公告：通過公司/組織內部網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布云南定點會議場所選定公告，明確選定條件、報名方式、截止時間等要求。2.報名申請：有意向的會議場所供應商按照公告要求提交報名申請材料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、場所簡介、設施設備清單、服務承諾、價格報價等。3.資格審查：辦公室對報名申請材料進行資格審查，篩選出符合基本條件的供應商進入實地考察環(huán)節(jié)。4.實地考察：組織相關部門人員對通過資格審查的供應商進行實地考察，重點考察場所的地理位置、設施設備、服務質量、價格水平等方面，并填寫實地考察評估表。5.綜合評估：根據(jù)實地考察情況，辦公室組織相關部門人員對供應商進行綜合評估，從設施設備、服務質量、價格水平、信譽等方面進行打分，確定得分較高的若干家供應商作為候選定點會議場所。6.談判簽約：與候選定點會議場所進行談判，就會議服務內容、價格、優(yōu)惠政策等事項達成一致意見，簽訂定點會議場所合作協(xié)議。合作協(xié)議應明確雙方的權利和義務、服務標準、價格調整機制、違約責任等內容。四、會議預算管理（一）預算編制原則1.合理性原則：根據(jù)會議的規(guī)模、內容、時間、地點等因素，合理編制會議預算，確保預算金額能夠滿足會議的實際需求。2.節(jié)約性原則：在保證會議質量的前提下，嚴格控制會議成本，節(jié)約會議資源，避免浪費。3.完整性原則：會議預算應涵蓋會議籌備、組織、實施過程中的各項費用支出，包括場地租賃、設備租賃、餐飲住宿、交通接送、資料印刷、會議禮品等。4.準確性原則：預算編制應準確、詳細，各項費用應明確計算依據(jù)和標準，避免預算金額與實際支出偏差過大。（二）預算編制內容1.場地租賃費用：根據(jù)會議規(guī)模和選定的會議定點場所，計算場地租賃費用。2.設備租賃費用：根據(jù)會議需要租賃的設備設施，如投影儀、音響設備、網(wǎng)絡設備等，計算租賃費用。3.餐飲住宿費用：根據(jù)參會人員數(shù)量和會議安排，計算餐飲住宿費用，包括會議期間的早餐、午餐、晚餐以及住宿費用。4.交通接送費用：根據(jù)參會人員的交通需求，計算交通接送費用，包括機場、車站接送以及會議期間的市內交通費用。5.資料印刷費用：根據(jù)會議資料的種類和數(shù)量，計算資料印刷費用，包括會議手冊、議程表、發(fā)言稿、調查問卷等。6.會議禮品費用：根據(jù)會議需要，計算會議禮品費用，如紀念品、獎品等。7.其他費用：包括會議期間的水電費、通訊費、設備維護費、專家講課費、會議服務費等其他相關費用。（三）預算審批程序1.主辦部門根據(jù)會議方案編制會議預算，提交給辦公室審核。2.辦公室對會議預算進行審核，重點審核預算的合理性、完整性和準確性，提出審核意見。3.將審核后的會議預算提交給財務部門進行財務審核。財務部門根據(jù)公司/組織的財務制度和預算管理要求，對會議預算進行審核，提出財務審核意見。4.辦公室將經(jīng)過財務審核的會議預算提交給領導小組審批。領導小組根據(jù)會議的重要性、必要性以及預算金額等因素，對會議預算進行審批。5.經(jīng)領導小組審批通過的會議預算作為會議費用控制的依據(jù)，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整預算，應按照原審批程序重新進行審批。五、會議組織與實施（一）會議籌備1.成立會議籌備小組：主辦部門負責成立會議籌備小組，明確小組成員的職責分工，確保會議籌備工作有序進行。2.制定會議方案：會議籌備小組根據(jù)會議主題、內容、規(guī)模、時間、地點等要求，制定詳細的會議方案，包括會議議程、會議資料、參會人員名單、會議接待安排、會議宣傳方案等。3.發(fā)送會議通知：按照參會人員名單，提前[X]天發(fā)送會議通知，明確會議的時間、地點、主題、議程、要求等事項，并提醒參會人員提前做好準備。4.準備會議資料：根據(jù)會議方案，準備會議所需的各類資料，如會議手冊、議程表、發(fā)言稿、調查問卷等，并確保資料的準確性和完整性。5.布置會議場所：后勤保障部門根據(jù)會議方案，對會議場所進行布置，包括擺放桌椅、懸掛橫幅、調試設備設施等，營造良好的會議氛圍。6.安排餐飲住宿：根據(jù)參會人員的需求，提前安排好會議期間的餐飲住宿，確保餐飲質量和住宿條件符合要求。7.組織會議彩排：對于重要會議，可組織會議彩排，對會議流程、設備設施、人員配合等進行預演，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調整，確保會議的順利進行。（二）會議召開1.簽到入場：會議當天，在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責參會人員的簽到工作，并發(fā)放會議資料和胸牌。2.會議開場：按照會議議程安排，準時召開會議。會議主持人介紹會議背景、目的、議程以及參會人員等情況。3.會議進行：按照會議議程，依次進行各項會議內容，包括領導講話、主題報告、分組討論、經(jīng)驗交流等。會議期間，安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等。4.茶歇安排：在會議中間適當安排茶歇時間，為參會人員提供休息和交流的機會。5.會議結束：會議結束后，主持人對會議進行總結，感謝參會人員的參與和支持。宣布會議結束，參會人員有序離場。（三）會議服務1.接待服務：在會議期間，安排專人負責會議接待工作，包括迎接參會人員、引導參會人員入場、解答參會人員的疑問等，為參會人員提供熱情、周到的服務。2.餐飲服務：確保會議期間的餐飲質量和供應時間，提供多樣化的餐飲選擇，滿足不同參會人員的口味需求。同時，做好餐飲衛(wèi)生管理工作，確保食品安全。3.住宿服務：為參會人員提供舒適、安全的住宿環(huán)境，安排專人負責住宿登記、房間分配、鑰匙發(fā)放等工作。及時解決參會人員在住宿過程中遇到的問題，確保住宿服務質量。4.設備設施保障：安排專業(yè)技術人員負責會議期間設備設施的維護和保障工作，確保投影儀、音響設備、網(wǎng)絡設備等正常運行。及時處理設備設施出現(xiàn)的故障和問題，確保會議的順利進行。5.安全保衛(wèi)服務：加強會議場所的安全保衛(wèi)工作，安排專人負責會議期間的安全巡邏、門禁管理等工作，確保會議場所的安全和秩序。六、會議費用報銷與結算（一）費用報銷原則1.真實性原則：會議費用報銷必須提供真實、合法、有效的票據(jù)，確保費用支出的真實性。2.合理性原則：會議費用報銷應符合公司/組織的財務制度和預算管理要求，確保費用支出的合理性。3.完整性原則：會議費用報銷應提供完整的報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單、審批表等，確保報銷手續(xù)的完整性。4.及時性原則：會議結束后，主辦部門應及時整理會議費用報銷憑證，按照公司/組織的財務制度規(guī)定的時間和程序進行報銷，確保費用報銷的及時性。（二）費用報銷流程1.主辦部門填寫會議費用報銷審批表，詳細列出會議費用的支出項目、金額、報銷理由等，并附上相關的報銷憑證。2.將填寫好的會議費用報銷審批表提交給辦公室審核。辦公室對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，對費用支出的合理性進行把關，并簽署審核意見。3.將經(jīng)過辦公室審核的會議費用報銷審批表提交給財務部門進行財務審核。財務部門根據(jù)公司/組織的財務制度和預算管理要求，對報銷憑證進行再次審核，對費用支出的合規(guī)性進行把關，并簽署財務審核意見。4.將經(jīng)過財務部門審核的會議費用報銷審批表提交給領導小組審批。領導小組根據(jù)會議的重要性、必要性以及費用支出情況，對報銷審批表進行審批，并簽署審批意見。5.主辦部門根據(jù)領導小組的審批意見，到財務部門辦理會議費用報銷手續(xù)。財務部門按照審批后的金額進行報銷，并將報銷款項支付給相關供應商或個人。（三）費用結算方式1.與定點會議場所簽訂合作協(xié)議時，明確費用結算方式，如現(xiàn)金結算、銀行轉賬、支票結算等。2.會議結束后，按照合作協(xié)議約定的結算方式和時間，與定點會議場所進行費用結算。結算時，應提供詳細的費用清單和結算憑證，確保結算金額的準確性和一致性。3.對于涉及多個供應商的會議費用結算，應分別與各供應商進行結算，確保結算工作的清晰、準確。七、會議評估與總結（一）會議評估1.建立會議評估機制，在會議結束后，及時組織參會人員對會議進行評估。評估內容包括會議主題、內容、組織安排、服務質量、會議效果等方面。2.設計會議評估問卷，通過問卷調查的方式收集參會人員的意見和建議。問卷應具有針對性和可操作性，能夠全面、客觀地反映參會人員對會議的評價。3.對會議評估問卷進行統(tǒng)計分析，整理出參會人員的主要意見和建議，并形成會議評估報告。會議評估報告應包括會議基本情況、評估結果、存在問題、改進建議等內容。（二）會議總結1.主辦部門根據(jù)會議評估報告，對會議進行全面總結。總結內容包括會議籌備、組織、實施過程中的經(jīng)驗教訓，以及會議取得的成效和存在的問題。2.針對會議存在的問題，提出具體的改進措施和建議，形成會議總結報告。會議總結報告應提交給領導小組和相關部門，作為今后會議組織和管理工作的參考依據(jù)。3.將會議評估報告和會議總結報告存檔，建立會議管理檔案，為今后的會議組織和管理工作提供數(shù)據(jù)支持和經(jīng)驗借鑒。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構成立云南定點會議管理監(jiān)督檢查小組（以下簡稱“監(jiān)督檢查小組”），由公司/組織內部審計、紀檢監(jiān)察等部門人員組成。監(jiān)督檢查小組負責對云南定點會議管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.會議定點場所的選定是否符合規(guī)定程序和選定原則。2.會議預算的編制、審批和執(zhí)行情況是否符合財務制度和預算管理要求。3.會議組織與實施過程是否符合會議方案和相關規(guī)定，服務質量是否達到要求。4.會議費用報銷是否真實、合法、有效，是否符合費用報銷原則和報銷流程。5.會議評估與總結工作是否及時、全面、客觀，改進措施是否落實到位。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對云南定點會議管理工作進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對會議定點場所、會議組織實施情況、會議費用報銷等進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。3.專項檢查：針對會議管理工作中的重點、難點問題，開展專項檢查，深入分析問題原因，提出針對性的改進措施。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應及時下達整改通知書，要