工資印章使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工資印章的使用管理，規(guī)范工資印章的使用行為，確保工資發(fā)放等相關(guān)工作的準(zhǔn)確性、安全性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及工資印章使用的所有部門和人員。（三）工資印章定義本辦法所指工資印章是公司專門用于工資發(fā)放、工資核算相關(guān)文件簽署等與工資業(yè)務(wù)直接相關(guān)的具有特定法律效力的印章。（四）管理原則1.合法性原則：工資印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.嚴(yán)肅性原則：嚴(yán)格控制工資印章的使用范圍和使用程序，確保印章使用的嚴(yán)肅性。3.安全性原則：采取有效措施確保工資印章的安全存放和使用，防止印章被盜用、冒用等情況發(fā)生。二、工資印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制工資印章時(shí)，由人力資源部門提出書面申請，詳細(xì)說明刻制工資印章的原因、用途、樣式等內(nèi)容。2.申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行工資印章的刻制。在刻制過程中，要嚴(yán)格監(jiān)督印章刻制質(zhì)量，確保印章清晰、規(guī)范。（三）啟用工資印章刻制完成后，由人力資源部門填寫《工資印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、印章樣式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，正式啟用。同時(shí)，將工資印章的啟用情況在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。三、工資印章的保管（一）保管人員工資印章由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉工資印章使用管理規(guī)定。（二）保管要求1.工資印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管人員不得擅自將工資印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下攜帶印章外出。3.如遇保管人員請假、出差等情況，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全。交接時(shí)，需填寫《工資印章交接登記表》，詳細(xì)記錄交接時(shí)間、交接人員、印章名稱等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。四、工資印章的使用（一）使用范圍1.工資發(fā)放表、工資條等工資核算相關(guān)文件的蓋章。2.與工資業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等文件的蓋章。3.公司規(guī)定的其他與工資業(yè)務(wù)直接相關(guān)的文件蓋章。（二）使用流程1.用印申請：需要使用工資印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《工資印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)等內(nèi)容。2.審批：《工資印章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。對于涉及重要工資業(yè)務(wù)或金額較大的用印申請，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印：經(jīng)審批同意后，保管人員按照審批意見在用印文件上加蓋工資印章，并在用印處注明用印日期、用印人姓名等信息。4.登記：用印完成后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《工資印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人姓名等信息。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用工資印章，無法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，用印人應(yīng)電話向人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用印，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于異地發(fā)放工資等特殊情況需要郵寄加蓋工資印章的文件時(shí)，應(yīng)采取掛號信、特快專遞等安全可靠的方式進(jìn)行郵寄，并在郵寄詳情單上注明文件名稱、用印情況等信息。同時(shí)，要求收件人在收到文件后及時(shí)反饋簽收情況。五、工資印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、工資核算方式變更等原因，工資印章不再使用時(shí)，由人力資源部門提出工資印章停用申請，填寫《工資印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，工資印章正式停用。停用后的工資印章應(yīng)及時(shí)收回，并妥善保管。（二）銷毀1.對于停用的工資印章，由人力資源部門會同公司審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確認(rèn)不再需要使用后，填寫《工資印章銷毀申請表》，注明銷毀原因、銷毀日期等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督工資印章的銷毀過程。銷毀方式可采用切割、粉碎等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。3.銷毀完成后，在《工資印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人姓名等信息，并由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對工資印章的使用管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查工資印章的保管是否安全、使用是否規(guī)范、審批流程是否執(zhí)行到位等。2.人力資源部門應(yīng)定期對工資印章的使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用工資印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致工資印章丟失、被盜用、冒用等情況發(fā)生的，保管人員應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如給公司或員工造成損失的，保管人員應(yīng)承