學(xué)校資料歸檔管理辦法一、引言學(xué)校資料是學(xué)校發(fā)展歷程的重要記錄，也是教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作順利開展的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)學(xué)校資料的規(guī)范化管理，提高資料的利用效率，確保資料的完整性和安全性，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同做好學(xué)校資料的歸檔管理工作。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類文件、資料、檔案等。三、管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理和移交工作。2.分類管理原則：根據(jù)資料的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.真實(shí)性原則：歸檔資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。4.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔資料，確保資料的時(shí)效性。四、資料分類與編號(hào)1.分類黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的資料。行政管理類：包括學(xué)校行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等方面的資料。教學(xué)工作類：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材編寫、教學(xué)改革、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等方面的資料?？茖W(xué)研究類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)交流、科研獎(jiǎng)勵(lì)等方面的資料。學(xué)生工作類：包括學(xué)生招生、學(xué)籍管理、學(xué)生思想政治教育、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生就業(yè)等方面的資料。后勤管理類：包括校園建設(shè)、物業(yè)管理、后勤保障、醫(yī)療衛(wèi)生等方面的資料。其他類：不屬于以上各類的資料。2.編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼采用大寫字母表示，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。順序號(hào)用三位數(shù)字表示，如“001”。編號(hào)示例：2023DQ001五、資料收集1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.資料收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。3.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)等形成的資料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)收集整理。4.鼓勵(lì)教職工積極主動(dòng)地將個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的有價(jià)值的資料提交給學(xué)校檔案管理部門。六、資料整理1.紙質(zhì)資料整理對(duì)收集到的紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間段的文件按照重要程度排列。編寫頁(yè)碼，在文件右上角或右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注頁(yè)碼。填寫卷內(nèi)目錄，包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。裝訂成冊(cè)，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。2.電子資料整理對(duì)電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類編號(hào)進(jìn)行命名。確保電子資料的格式規(guī)范、清晰可讀，對(duì)需要轉(zhuǎn)換格式的資料進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)換。建立電子資料索引目錄，記錄資料的文件名、存儲(chǔ)位置、日期等信息。3.照片、音像資料整理對(duì)照片、音像資料進(jìn)行分類標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。按照時(shí)間順序或事件順序進(jìn)行排列，建立相應(yīng)的索引目錄。將照片、音像資料存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。七、資料歸檔1.各部門、各單位應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的資料移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。2.移交資料時(shí)，應(yīng)填寫《學(xué)校資料移交清單》，注明資料的名稱、數(shù)量、類別、編號(hào)等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.學(xué)校檔案管理部門對(duì)移交的資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的資料退回原部門重新整理。4.審核通過的資料進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，按照分類編號(hào)順序排列上架，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。八、資料保管1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。4.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。九、資料利用1.學(xué)校各部門、各單位因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《學(xué)校檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)印、摘抄檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.鼓勵(lì)教職工積極利用檔案資料開展教學(xué)、科研、管理等工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。十、資料鑒定與銷毀1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫《學(xué)校檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校檔案鑒定委員會(huì)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、敏感信息的檔案資料，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。十一、監(jiān)督與檢查1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門、各單位的資料歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查，定期通報(bào)檢查情況。2.對(duì)資料歸檔管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人，給予表彰