大學電子簽章管理辦法一、引言在當今數(shù)字化時代，大學的各項管理工作也在不斷向信息化、智能化邁進。電子簽章作為一種安全、便捷的簽署方式，在大學的文件簽署、合同簽訂等業(yè)務(wù)中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了規(guī)范大學電子簽章的使用，確保其安全性、合法性和有效性，保障學校和師生的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于學校各部門、各學院以及全體師生在使用電子簽章進行各類文件簽署、合同簽訂等業(yè)務(wù)活動時的管理。三、電子簽章的定義與分類1.電子簽章的定義電子簽章是指基于數(shù)字證書技術(shù)，通過電子簽名的方式，對電子文檔進行簽署和確認的一種安全技術(shù)手段。它具有與傳統(tǒng)紙質(zhì)簽章同等的法律效力。2.電子簽章的分類個人電子簽章：供師生個人在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時使用，用于簽署個人相關(guān)的文件、聲明等。部門電子簽章：由學校各部門、學院使用，用于簽署部門職責范圍內(nèi)的文件、合同等。學校電子簽章：代表學校整體，用于簽署涉及學校重大事項、對外合作等重要文件。四、電子簽章的申請與審批1.申請流程師生個人如需申請電子簽章，應(yīng)向所在部門或?qū)W院提出申請，并填寫《電子簽章申請表》，詳細說明申請理由、使用范圍等信息。部門或?qū)W院對申請進行初步審核，確保申請內(nèi)容真實、合理后，提交至學校信息化管理部門。學校信息化管理部門收到申請后，對申請人的身份信息進行核實，并按照規(guī)定的流程進行數(shù)字證書的頒發(fā)和電子簽章的配置。2.審批要求對于個人電子簽章申請，重點審核申請人的身份真實性和使用需求的合理性。部門電子簽章申請需經(jīng)部門負責人審核同意，確保申請符合部門業(yè)務(wù)范圍和工作需要。學校電子簽章申請由學校領(lǐng)導審批，確保涉及學校重大事項的電子簽章使用規(guī)范、安全。五、電子簽章的使用規(guī)范1.使用原則合法合規(guī)原則：電子簽章的使用必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準的要求。安全可靠原則：確保電子簽章的存儲、傳輸和使用過程安全，防止電子簽章被冒用、篡改等情況發(fā)生。授權(quán)使用原則：只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用相應(yīng)的電子簽章，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的使用行為。2.使用流程發(fā)起電子簽章使用申請的人員，應(yīng)確保電子文檔內(nèi)容準確、完整，并符合相關(guān)規(guī)定。將電子文檔提交給具有相應(yīng)電子簽章權(quán)限的人員進行簽署。簽署人員在確認文檔無誤后，按照系統(tǒng)提示進行電子簽章操作。電子簽章完成后，系統(tǒng)自動生成帶有電子簽章的電子文檔，該文檔應(yīng)妥善保存，并按照規(guī)定的流程進行流轉(zhuǎn)和歸檔。3.使用范圍限制電子簽章僅適用于符合法律法規(guī)規(guī)定的電子文件簽署場景，不得用于涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的文件簽署。嚴禁使用電子簽章簽署未經(jīng)學校審核同意的合同、協(xié)議等文件。六、電子簽章的安全管理1.數(shù)字證書管理學校信息化管理部門負責數(shù)字證書的統(tǒng)一管理，包括數(shù)字證書的申請、頒發(fā)、更新和吊銷等工作。數(shù)字證書應(yīng)妥善保管，防止泄露。如發(fā)現(xiàn)數(shù)字證書丟失、被盜用等情況，應(yīng)及時向?qū)W校信息化管理部門報告，并按照規(guī)定進行處理。2.系統(tǒng)安全維護學校應(yīng)建立健全電子簽章系統(tǒng)的安全防護機制，定期對系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞修復，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。加強對電子簽章系統(tǒng)的訪問控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對電子簽章相關(guān)的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。制定數(shù)據(jù)恢復預(yù)案，在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況時，能夠及時進行數(shù)據(jù)恢復，保障電子簽章業(yè)務(wù)的正常開展。七、電子簽章的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學校各部門、各學院應(yīng)加強對本部門、本學院電子簽章使用情況的內(nèi)部監(jiān)督，定期進行自查，確保電子簽章使用規(guī)范、安全。學校審計部門應(yīng)對電子簽章的使用情況進行定期審計，檢查電子簽章使用是否符合規(guī)定，有無違規(guī)操作等情況。2.違規(guī)處理對于發(fā)現(xiàn)的電子簽章違規(guī)使用行為，學校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予警告、責令改正等處理；情節(jié)嚴重的，將依法追究相關(guān)人員的責任。如因電子簽章使用不當給學?；驇熒斐蓳p失的，相關(guān)責任人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。八、電子簽章的存檔與查詢1.存檔要求所有使用電子簽章簽署的電子文件，應(yīng)按照學校檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行存檔。存檔內(nèi)容應(yīng)包括電子文件本身、電子簽章信息以及簽署過程的相關(guān)記錄等。電子文件的存檔應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，以便日后查閱和審計。2.查詢流程師生因工作需要查詢已存檔的電子簽章文件時，應(yīng)向所在部門或?qū)W院提出申請，并填寫《電子簽章文件查詢申請表》。部門或?qū)W院對申請進行審核后，提