原始票據(jù)憑證管理辦法一、引言原始票據(jù)憑證作為公司財(cái)務(wù)信息的重要載體，對(duì)于保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及公司財(cái)務(wù)工作的規(guī)范開(kāi)展具有至關(guān)重要的意義。為了加強(qiáng)公司原始票據(jù)憑證的管理，確保公司財(cái)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)、有序進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同維護(hù)公司財(cái)務(wù)秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的原始票據(jù)憑證的管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、合同協(xié)議、出入庫(kù)單等各類能夠證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的書(shū)面材料。三、管理原則1.合法性原則：原始票據(jù)憑證必須符合國(guó)家法律法規(guī)和稅收政策的要求，確保公司財(cái)務(wù)活動(dòng)在合法合規(guī)的軌道上運(yùn)行。2.真實(shí)性原則：所有原始票據(jù)憑證應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得偽造、變?cè)旎虼鄹摹?.完整性原則：原始票據(jù)憑證應(yīng)具備完整的要素，包括日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)辦人員簽字等，確保財(cái)務(wù)信息的全面性和準(zhǔn)確性。4.及時(shí)性原則：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)取得或填制原始票據(jù)憑證，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞和處理，不得拖延。四、原始票據(jù)憑證的種類及要求發(fā)票1.發(fā)票的取得公司在購(gòu)買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制、套印全國(guó)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。我們鼓勵(lì)經(jīng)辦人員在取得發(fā)票時(shí)，仔細(xì)核對(duì)發(fā)票的各項(xiàng)信息，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.發(fā)票的審核財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，如發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)不符、發(fā)票未加蓋發(fā)票專用章、發(fā)票過(guò)期等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與經(jīng)辦人員溝通，要求其補(bǔ)充或更換合規(guī)發(fā)票。收據(jù)1.收據(jù)的使用范圍公司在收取往來(lái)款項(xiàng)、押金、定金等非經(jīng)營(yíng)性收入時(shí)，可以開(kāi)具收據(jù)。收據(jù)應(yīng)使用稅務(wù)部門監(jiān)制的統(tǒng)一收據(jù)或公司自制的合規(guī)收據(jù)。2.收據(jù)的開(kāi)具與保管開(kāi)具收據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫，注明收款日期、交款單位（個(gè)人）、收款事由、金額等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或收款專用章。收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查核。報(bào)銷單1.報(bào)銷單的填制員工因公務(wù)發(fā)生費(fèi)用需要報(bào)銷時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式填寫報(bào)銷單。報(bào)銷單應(yīng)注明報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、報(bào)銷事由、金額明細(xì)等信息，并附上相關(guān)的原始票據(jù)憑證。希望大家在填寫報(bào)銷單時(shí)，認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)信息，確保報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，金額計(jì)算無(wú)誤。2.報(bào)銷單的審批流程報(bào)銷單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等相關(guān)人員審批簽字后，方可到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。合同協(xié)議1.合同協(xié)議的簽訂公司在開(kāi)展各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)簽訂規(guī)范的合同協(xié)議。合同協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交易內(nèi)容、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同協(xié)議的合法性、有效性和可操作性。合同協(xié)議簽訂后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將合同協(xié)議原件交至公司檔案室或財(cái)務(wù)部門存檔。2.合同協(xié)議的執(zhí)行與監(jiān)督各部門應(yīng)按照合同協(xié)議的約定履行各自的義務(wù)，確保合同協(xié)議的順利執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同協(xié)議的付款條款，及時(shí)審核付款申請(qǐng)，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。出入庫(kù)單1.出入庫(kù)單的填制公司在辦理物資采購(gòu)、銷售、領(lǐng)用、調(diào)撥等業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)填制出入庫(kù)單。出入庫(kù)單應(yīng)注明日期、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、出入庫(kù)部門、經(jīng)手人等信息。出入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉(cāng)庫(kù)保管、采購(gòu)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門等留存，作為記錄物資出入庫(kù)情況和核算成本的依據(jù)。2.出入庫(kù)單的審核與傳遞倉(cāng)庫(kù)保管人員應(yīng)在物資出入庫(kù)時(shí)及時(shí)填制出入庫(kù)單，并確保出入庫(kù)單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)出入庫(kù)單進(jìn)行審核，核對(duì)物資出入庫(kù)數(shù)量與財(cái)務(wù)記錄是否一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。五、原始票據(jù)憑證的取得與傳遞1.取得要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，及時(shí)取得合法有效的原始票據(jù)憑證。對(duì)于涉及增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目的業(yè)務(wù)，應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。在取得原始票據(jù)憑證后，經(jīng)辦人員應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞。如發(fā)現(xiàn)原始票據(jù)憑證丟失，應(yīng)及時(shí)按照規(guī)定的程序進(jìn)行掛失和補(bǔ)辦。2.傳遞流程業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得原始票據(jù)憑證后，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程及時(shí)進(jìn)行整理和粘貼，并填寫報(bào)銷單或其他相關(guān)表單。報(bào)銷單或相關(guān)表單應(yīng)依次提交給部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，經(jīng)辦人員將報(bào)銷單及原始票據(jù)憑證一并交至財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)部門在收到報(bào)銷單及原始票據(jù)憑證后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，并支付報(bào)銷款項(xiàng)。六、原始票據(jù)憑證的保管1.保管責(zé)任公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)原始票據(jù)憑證的保管工作，確保原始票據(jù)憑證的安全、完整。財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜或檔案室，對(duì)原始票據(jù)憑證進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案管理制度。2.保管期限原始票據(jù)憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等保管期限為30年，其他重要的原始票據(jù)憑證應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定合理的保管期限。3.保管要求原始票據(jù)憑證應(yīng)妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、鼠咬等損壞。對(duì)于電子原始票據(jù)憑證，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀原始票據(jù)憑證。如因工作需要查閱原始票據(jù)憑證，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記和審批。七、原始票據(jù)憑證的銷毀1.銷毀條件原始票據(jù)憑證達(dá)到規(guī)定的保管期限后，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制原始票據(jù)憑證銷毀清單，注明原始票據(jù)憑證的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同公司檔案管理部門共同組織銷毀。銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并確保銷毀工作徹底、合規(guī)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔備查。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)原始票據(jù)憑證的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查原始票據(jù)憑證的取得、審核、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.