印章管理辦法電子方式一、引言在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，電子印章因其便捷、高效、安全等優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)運(yùn)營中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了規(guī)范公司電子印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本印章管理辦法（電子方式）。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在使用電子印章進(jìn)行各類業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)的管理。三、電子印章的定義與分類1.電子印章的定義電子印章是指以電子數(shù)據(jù)形式存在，依附于電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用以識(shí)別電子文件簽署者身份，保證文件的完整性，并表示簽署者認(rèn)可電子文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)。2.電子印章的分類公司公章電子印章：用于代表公司簽署具有法律效力的各類文件、合同等。法定代表人電子印章：由公司法定代表人使用，用于特定重要文件的簽署。部門專用電子印章：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)的專用電子印章，用于部門內(nèi)部相關(guān)文件的簽署。四、電子印章的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程各部門或員工如有使用電子印章的需求，需填寫《電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)印章的類型、用途、使用范圍等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的合理性和必要性進(jìn)行審核，并簽署意見。初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司印章管理部門。印章管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行全面審查，包括與公司業(yè)務(wù)需求的匹配度、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。審查通過后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和印章使用規(guī)定，做出審批決定。2.審批要求審批人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定和業(yè)務(wù)實(shí)際需求進(jìn)行審批，確保電子印章的申請(qǐng)合理、合規(guī)、必要。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的電子印章申請(qǐng)，審批人員應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，并可要求申請(qǐng)人提供額外的說明或資料。五、電子印章的制作與發(fā)放1.制作流程經(jīng)審批通過的電子印章申請(qǐng)，由公司印章管理部門統(tǒng)一安排制作。電子印章的制作應(yīng)委托具有資質(zhì)的第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確保印章的安全性和合法性。第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)公司提供的印章樣式和相關(guān)信息，制作電子印章，并將其存儲(chǔ)于公司指定的電子印章管理系統(tǒng)中。2.發(fā)放流程電子印章制作完成后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人領(lǐng)取。申請(qǐng)人需攜帶有效身份證件，到印章管理部門辦理領(lǐng)取手續(xù)。在領(lǐng)取電子印章時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)簽署《電子印章領(lǐng)取確認(rèn)書》，確認(rèn)已了解并接受電子印章的使用規(guī)定和安全注意事項(xiàng)。印章管理部門將電子印章的使用權(quán)限和相關(guān)操作說明告知申請(qǐng)人，并協(xié)助其完成在電子印章管理系統(tǒng)中的首次登錄和設(shè)置。六、電子印章的使用1.使用范圍電子印章僅用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)中需要簽署文件、合同、協(xié)議等的場(chǎng)景，不得用于任何違法違規(guī)或未經(jīng)授權(quán)的用途。具體使用范圍應(yīng)與電子印章的申請(qǐng)用途一致，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.使用流程員工在使用電子印章簽署文件前，應(yīng)確保文件內(nèi)容已經(jīng)過充分審核，符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。打開電子印章管理系統(tǒng)，輸入個(gè)人賬號(hào)和密碼進(jìn)行登錄。在系統(tǒng)中選擇需要使用的電子印章，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行文件簽署操作。簽署過程中，應(yīng)確保電子印章的使用符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，如使用電子簽名技術(shù)進(jìn)行身份驗(yàn)證等。簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成帶有電子印章的電子文件，并將其存儲(chǔ)于公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)中。同時(shí)，系統(tǒng)記錄電子印章的使用時(shí)間、使用人、文件名稱等詳細(xì)信息。3.使用規(guī)范電子印章的使用應(yīng)遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，使用人應(yīng)對(duì)電子印章的使用行為和簽署文件的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。在使用電子印章時(shí)，應(yīng)確保電子印章的清晰、完整，不得對(duì)電子印章進(jìn)行任何形式的篡改、偽造或損壞。嚴(yán)禁將電子印章的賬號(hào)和密碼泄露給他人，如因特殊原因需要他人代為使用電子印章，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的書面授權(quán)，并嚴(yán)格按照授權(quán)范圍進(jìn)行操作。七、電子印章的保管與維護(hù)1.保管責(zé)任電子印章的保管責(zé)任由公司印章管理部門和使用人共同承擔(dān)。印章管理部門負(fù)責(zé)電子印章管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和安全管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。使用人負(fù)責(zé)個(gè)人賬號(hào)和密碼的保管，不得將賬號(hào)和密碼告知他人。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)存在異常情況，應(yīng)及時(shí)通知印章管理部門進(jìn)行處理。2.保管方式電子印章存儲(chǔ)于公司指定的電子印章管理系統(tǒng)中，該系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等功能，以確保電子印章的安全性和完整性。印章管理部門應(yīng)定期對(duì)電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁，防范系統(tǒng)漏洞和安全風(fēng)險(xiǎn)。3.維護(hù)與更新如電子印章的樣式、使用范圍等發(fā)生變更，印章管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行電子印章的更新和重新發(fā)放。對(duì)于因技術(shù)原因或其他不可抗力因素導(dǎo)致電子印章無法正常使用的情況，印章管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換，并確保相關(guān)業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。八、電子印章的安全與風(fēng)險(xiǎn)防范1.安全措施公司應(yīng)建立健全電子印章安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子印章使用過程的安全監(jiān)控和審計(jì)。通過電子印章管理系統(tǒng)記錄所有使用操作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)電子印章數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。同時(shí)，定期對(duì)電子印章數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)對(duì)員工的安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和操作技能，使其了解電子印章使用過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)和防范措施，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。2.風(fēng)險(xiǎn)防范密切關(guān)注電子印章領(lǐng)域的法律法規(guī)和政策變化，及時(shí)調(diào)整公司的印章管理辦法，確保公司的電子印章使用行為符合最新要求。定期對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。如發(fā)現(xiàn)存在安全隱患或違規(guī)使用行為，應(yīng)立即停止相關(guān)操作，并進(jìn)行調(diào)查處理。加強(qiáng)與第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的合作與溝通，及時(shí)了解其安全保障措施和服務(wù)質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)第三方機(jī)構(gòu)存在問題，應(yīng)及時(shí)更換合作機(jī)構(gòu)，確保電子印章的安全性和可靠性。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電子印章的使用和管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查電子印章的申請(qǐng)、審批、制作、發(fā)放、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出改進(jìn)建議和意見，督促相關(guān)部門和人員及時(shí)整改存在的問題，確保電子印章管理工作的規(guī)范運(yùn)行。2.外部監(jiān)督積極配合相關(guān)政府部門和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供電子印章使用和管理的相關(guān)資料和信息。對(duì)于政府部門和監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改要求，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)改進(jìn)電子印章管理工作，確保公司的印章管理行為合法合規(guī)。十、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定凡違反本辦法規(guī)定，擅自使用電子印章、篡改電子印章信息、泄露電子印章賬號(hào)密碼等行為，均屬于違規(guī)行為。對(duì)于在電子印章使用過程中存在其他違反法律法規(guī)或公司規(guī)定的行為，也將視情節(jié)輕重認(rèn)定為違規(guī)行為。2.處理措施對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)