合同管理辦法范本措施一、使用背景在當今復雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)與外部各方合作的重要法律文件，貫穿于公司運營的各個環(huán)節(jié)。有效的合同管理不僅能夠保障企業(yè)的合法權益，避免潛在的法律風險，還能促進業(yè)務的順利開展，提升企業(yè)的運營效率和經(jīng)濟效益。然而，隨著公司業(yè)務規(guī)模的不斷擴大，合同數(shù)量日益增多，種類也愈發(fā)復雜，傳統(tǒng)的合同管理方式逐漸暴露出一些問題，如合同流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)繁瑣、風險防控不到位等。為了加強合同管理，提高合同管理水平，確保公司合同管理工作的規(guī)范化、科學化、制度化，特制定本合同管理辦法范本措施。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。三、管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。2.風險防控原則：加強合同風險的識別、評估和防控，從合同條款的制定、審核到履行過程中的監(jiān)督，全方位防范合同風險，保障公司利益。3.流程規(guī)范原則：建立健全合同管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和權限，確保合同管理工作有序進行，提高工作效率。4.協(xié)作溝通原則：合同管理涉及多個部門，各部門應密切協(xié)作、加強溝通，共同做好合同管理工作。四、合同管理流程合同簽訂前1.合同立項業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預計金額、履行期限等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對合同立項的必要性、可行性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導審批通過后，合同立項申請進入合同起草環(huán)節(jié)。2.合同起草合同起草由業(yè)務部門負責，也可根據(jù)實際情況委托律師或?qū)I(yè)機構起草。起草人員應充分了解業(yè)務需求，依據(jù)相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定，擬定合同條款。合同條款應明確雙方的權利義務、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要內(nèi)容，確保條款清晰、準確、完整，避免模糊不清或歧義條款。3.合同審核合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交給法務部門進行法律審核。法務部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險，并提出修改意見。業(yè)務部門根據(jù)法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交給法務部門進行復審，確保法律風險得到有效防控。除法律審核外，合同還應提交財務部門進行財務審核。財務部門主要審核合同的付款方式、結算周期、發(fā)票開具等財務條款，確保合同的財務安排合理、可行。業(yè)務部門根據(jù)財務部門的審核意見，對合同文本進行相應修改。修改后的合同文本提交給相關職能部門進行專業(yè)審核，如涉及技術條款的合同需提交技術部門審核，涉及人力資源條款的合同需提交人力資源部門審核等。各職能部門審核通過后，合同文本提交給公司分管領導審批。分管領導對合同的整體情況進行全面審查，簽署審批意見。對于重大合同或涉及公司核心利益的合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準。4.合同簽署經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人進行簽署。簽署前，業(yè)務部門應再次核對合同文本與審批意見是否一致，確保合同內(nèi)容準確無誤。合同簽署應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的合同專用章，并嚴格按照印章管理規(guī)定進行用印審批。合同簽署過程中，應確保雙方當事人的簽字或蓋章真實、有效，合同份數(shù)符合要求。合同簽署完成后，業(yè)務部門應及時將合同原件交至公司檔案室進行歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門按照職責分工履行合同管理職責。合同履行過程中1.合同執(zhí)行跟蹤業(yè)務部門作為合同履行的責任主體，應負責對合同的執(zhí)行情況進行跟蹤。定期檢查合同的履行進度，及時掌握合同履行過程中的動態(tài)信息，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與對方當事人溝通協(xié)調(diào)，并采取有效措施解決問題。業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、付款情況、交付情況、驗收情況等信息，確保合同履行情況可追溯。2.合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響，并提交部門負責人審核。部門負責人對合同變更申請進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導審批通過后，業(yè)務部門應與對方當事人就合同變更事宜進行協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應按照合同簽訂前的審核流程，將變更協(xié)議提交給法務部門、財務部門等相關職能部門進行審核，并報分管領導審批。審批通過后，按照合同簽署的要求進行簽署和歸檔。3.合同付款管理財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和結算周期，及時辦理合同款項的支付手續(xù)。付款前，財務部門應審核業(yè)務部門提交的付款申請及相關證明材料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對于涉及預付款、進度款、驗收款等不同階段付款的合同，財務部門應嚴格按照合同約定的付款條件進行審核和支付，避免提前付款或逾期付款給公司造成損失。財務部門應建立合同付款臺賬，詳細記錄每筆合同款項的支付時間、金額、收款方等信息，定期與業(yè)務部門核對合同付款情況，確保賬賬相符、賬實相符。合同履行完畢后1.合同驗收合同履行完畢后，業(yè)務部門應及時組織相關人員對合同標的進行驗收。驗收內(nèi)容包括但不限于標的的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等是否符合合同約定。驗收合格后，業(yè)務部門應填寫《合同驗收單》，由驗收人員簽字確認，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領導審批。對于驗收不合格的合同，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商解決，要求對方采取補救措施或承擔違約責任。如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。2.合同結算合同驗收合格后，業(yè)務部門應及時與對方當事人進行合同結算。結算內(nèi)容包括合同價款、費用、違約金、賠償金等。業(yè)務部門應根據(jù)合同約定和實際履行情況，編制合同結算清單，經(jīng)對方當事人確認后，提交給財務部門進行審核。財務部門審核無誤后，辦理合同款項的結算手續(xù)。3.合同歸檔合同履行完畢后，業(yè)務部門應將合同履行過程中形成的所有文件資料，如合同文本、合同變更協(xié)議、付款憑證、驗收單、結算清單等，整理齊全后交至公司檔案室進行歸檔。檔案室應按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類、編號、裝訂、存儲，確保合同檔案的完整性、準確性和安全性。同時，應建立合同檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。五、合同風險防控1.風險識別與評估法務部門應定期組織開展合同風險識別與評估工作，對公司簽訂的各類合同進行全面梳理，分析合同可能面臨的風險因素，如法律風險、市場風險、信用風險、操作風險等。采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。對于高風險合同，應制定專項風險防控措施，重點關注和監(jiān)控。2.風險防控措施法律風險防控：加強合同法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；建立健全合同糾紛預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的法律糾紛；加強與律師事務所等專業(yè)法律機構的合作，充分利用外部法律資源，為公司合同管理提供法律支持。市場風險防控：關注市場動態(tài)，及時了解行業(yè)發(fā)展趨勢和市場價格波動情況；在合同中合理約定價格調(diào)整條款、不可抗力條款等，降低市場風險對合同履行的影響；加強市場調(diào)研，選擇信譽良好、實力較強的合作伙伴，降低合作風險。信用風險防控：建立客戶信用評估體系，對合作方的信用狀況進行全面評估；在合同中約定明確的信用條款，如預付款比例、付款期限、違約責任等；加強對合作方的信用跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和預警信用風險。操作風險防控：規(guī)范合同管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和權限，加強對合同簽訂、履行、變更、解除等全過程的監(jiān)督和管理；加強合同管理人員的培訓，提高其業(yè)務水平和風險防控意識；建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、自動化，提高工作效率和風險防控能力。六、合同監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司審計部門應定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同管理流程的合規(guī)性、合同風險防控措施的落實情況等。審計部門可通過查閱合同檔案、實地走訪、問卷調(diào)查等方式，對合同管理工作進行全面、深入的檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對各部門的合同管理工作進行量化考核?？己酥笜税ê贤炗喌募皶r性、準確性、合規(guī)性，合同履行的效率和質(zhì)量，合