洪雅國企采購管理辦法一、總則（一）目的為加強洪雅國企采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于洪雅國企及其所屬各部門、各子公司的采購活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保公平競爭，維護供應(yīng)商合法權(quán)益。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。4.廉潔誠信原則：采購人員應(yīng)廉潔自律，誠實守信，杜絕違規(guī)違紀(jì)行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立采購決策委員會，負責(zé)對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購方案。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門的職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算。2.組織采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責(zé)采購物資的驗收、付款等工作。4.建立和維護供應(yīng)商檔案。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購過程中的技術(shù)評審等工作。2.財務(wù)部門：負責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核等工作。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項目、數(shù)量、金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購部門對各部門的采購預(yù)算草案進行匯總和審核，形成年度采購預(yù)算方案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行檢查和分析。2.審計部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，確保預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：達到規(guī)定限額標(biāo)準(zhǔn)以上的采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。2.招標(biāo)程序：包括發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。3.招標(biāo)文件編制：應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。2.邀請對象：應(yīng)從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機邀請三家以上供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。（三）競爭性談判1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。2.談判程序：包括成立談判小組、制定談判文件、確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單、談判、確定成交供應(yīng)商等環(huán)節(jié)。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：包括成立采購小組、與供應(yīng)商進行協(xié)商、簽訂采購合同等環(huán)節(jié)。（五）詢價1.適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。2.詢價程序：包括成立詢價小組、確定被詢價的供應(yīng)商名單、詢價、確定成交供應(yīng)商等環(huán)節(jié)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。2.供應(yīng)商應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)采購部門審核通過后，方可進入供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評價1.定期對供應(yīng)商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。2.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商進行淘汰。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機制，對于長期合作、產(chǎn)品質(zhì)量好、服務(wù)優(yōu)的供應(yīng)商，給予優(yōu)先采購、價格優(yōu)惠等獎勵。2.建立供應(yīng)商約束機制，對于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等措施。六、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，明確采購項目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門對采購申請進行審核，對于金額較大、涉及重大項目的采購申請，提交采購決策委員會審批。2.經(jīng)審批通過的采購申請，進入采購實施階段。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和采購方式，選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購邀請。2.采購部門組織供應(yīng)商進行采購談判，簽訂采購合同。3.采購部門按照采購合同的約定，跟蹤采購進度，確保按時交貨。（四）驗收1.采購物資到貨后，采購部門通知需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收，并填寫驗收報告。3.對于驗收合格的采購物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）付款1.采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫付款申請單，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請單進行審核，審核通過后，按照合同約定支付貨款。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括采購項目、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，應(yīng)進行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（二）合同履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同變更與解除1.如因特殊原因需要變更或解除采購合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除后，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，如調(diào)整采購預(yù)算、結(jié)算貨款等。（四）合同檔案管理1.采購部門應(yīng)建立采購合同檔案，對采購合同進行分類、編號、歸檔。2.采購合同檔案應(yīng)包括采購合同文本、相關(guān)審批文件、驗收報告、付款憑證等資料。3.采購合同檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等。2.分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險評估1.采用科學(xué)的方法對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級。2.根據(jù)風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強市場調(diào)研，及時掌握市場動態(tài)，合理安排采購計劃。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險，應(yīng)加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和淘汰機制，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.對于合同風(fēng)險，應(yīng)加強合同管理，嚴(yán)格合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理，防范合同糾紛。4.對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強質(zhì)量檢驗，嚴(yán)格驗收標(biāo)準(zhǔn)，確保采購物資的質(zhì)量。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金