文件管理規(guī)范管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高文件處理效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、保管、歸檔、銷毀等全過程管理。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司文件管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實行分級管理。各部門負責(zé)本部門文件的日常管理工作，并指定專人負責(zé)文件的收集、整理、保管等工作。2.準(zhǔn)確規(guī)范、安全保密原則文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。同時，要加強文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失或損壞。3.便于查閱、高效利用原則文件的分類、編號、存儲等應(yīng)便于查閱和利用，提高文件處理效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件包括公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報表、分析報告等。3.技術(shù)文件包括公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。4.其他文件包括公司的會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。（二）文件編號1.文件編號規(guī)則文件編號采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號”的格式。具體如下：年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。部門代碼：根據(jù)公司各部門的名稱縮寫確定，如“行政部”為“XZ”，“財務(wù)部”為“CW”等。類別代碼：根據(jù)文件分類確定，如行政文件為“XZ”，業(yè)務(wù)文件為“YW”，技術(shù)文件為“JS”，其他文件為“QT”。順序號：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始依次編號。2.示例如行政部2023年發(fā)布的第5號文件，編號為“2023XZ005”；財務(wù)部2023年簽訂的第10份合同，編號為“2023CWYW010”。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、簡潔。2.起草文件應(yīng)明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。（二）起草流程1.由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要提出文件起草需求，并填寫《文件起草申請表》，注明文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、起草人等信息。2.《文件起草申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室對《文件起草申請表》進行審核，審核通過后，安排起草人進行文件起草工作。4.起草人按照要求起草文件，并將起草好的文件初稿提交至部門負責(zé)人進行審核。四、文件審核（一）審核要求1.文件審核應(yīng)重點審查文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.審核人員應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，對文件中的條款、數(shù)據(jù)、表述等進行仔細核對，提出修改意見和建議。3.文件審核應(yīng)確保文件符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營管理要求，有利于公司各項工作的順利開展。（二）審核流程1.部門負責(zé)人對起草人提交的文件初稿進行審核，審核內(nèi)容包括文件的格式、內(nèi)容、邏輯等方面。審核通過后，在文件上簽字確認，并提交至公司辦公室。2.公司辦公室對部門負責(zé)人審核通過的文件進行再次審核，審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面。審核通過后，在文件上簽字確認，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準(zhǔn)。3.公司領(lǐng)導(dǎo)對公司辦公室審核通過的文件進行最終批準(zhǔn)，批準(zhǔn)通過后，文件方可發(fā)布實施。五、文件批準(zhǔn)（一）批準(zhǔn)權(quán)限1.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、重要通知、通報等文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。2.公司各部門發(fā)布的一般性通知、報告、請示、批復(fù)等文件，需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布。3.公司簽訂的各類合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后簽訂。（二）批準(zhǔn)流程1.文件起草人將審核通過的文件提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準(zhǔn)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)對文件進行認真審查，根據(jù)批準(zhǔn)權(quán)限進行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)通過后，在文件上簽字確認。3.文件批準(zhǔn)后，由公司辦公室負責(zé)按照規(guī)定的程序和方式進行發(fā)布。六、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)文件發(fā)布對于需要紙質(zhì)文件發(fā)布的，由公司辦公室負責(zé)打印、裝訂，并按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。2.電子文件發(fā)布對于需要電子文件發(fā)布的，由公司辦公室負責(zé)將文件上傳至公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的共享文件夾中，并通知相關(guān)人員進行查閱和下載。（二）發(fā)布范圍文件發(fā)布范圍應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)確定，確保文件能夠傳達至相關(guān)部門和人員。一般情況下，文件發(fā)布范圍包括公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)、子公司等。七、文件使用（一）使用要求1.公司員工應(yīng)按照文件的規(guī)定和要求執(zhí)行相關(guān)工作，不得擅自修改、刪除或偽造文件內(nèi)容。2.公司員工在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修改的，應(yīng)及時向文件管理部門反饋。3.公司員工應(yīng)妥善保管文件，不得將文件轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。（二）使用流程1.公司員工根據(jù)工作需要，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的共享文件夾中查閱或下載相關(guān)文件。2.公司員工在使用文件過程中，如需對文件進行復(fù)印、打印等操作，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行申請和審批。3.公司員工使用完文件后，應(yīng)及時將文件歸還至文件管理部門或按照規(guī)定進行保管。八、文件保管（一）保管要求1.文件管理部門應(yīng)建立健全文件保管制度，明確文件保管的責(zé)任人和保管方式。2.文件應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專用的文件柜中，電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進行備份。3.文件保管應(yīng)注意防火、防潮、防蟲、防盜等，確保文件的安全和完整。（二）保管期限文件保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。具體如下：1.短期保管文件：保管期限為13年，主要包括一般性的通知、報告、請示、批復(fù)等。2.中期保管文件：保管期限為310年，主要包括重要的合同、協(xié)議、訂單、報表、分析報告等。3.長期保管文件：保管期限為10年以上，主要包括公司的規(guī)章制度、技術(shù)文件、財務(wù)檔案等。（三）保管流程1.文件管理部門在文件歸檔時，應(yīng)按照文件保管期限的要求，對文件進行分類整理，并填寫《文件歸檔登記表》，注明文件的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.文件管理部門將整理好的文件存放在專用的文件柜或存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的文件目錄和索引，便于查閱和管理。3.文件管理部門定期對文件進行清查和盤點，確保文件的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或過期等情況，應(yīng)及時進行處理。九、文件歸檔（一）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保文件能夠真實反映公司的經(jīng)營管理活動。2.文件歸檔應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理，便于查閱和管理。3.文件歸檔應(yīng)使用統(tǒng)一的文件格式和編號，確保文件的規(guī)范性和一致性。（二）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時將文件整理好，并提交至文件管理部門進行歸檔。2.文件管理部門對承辦部門或人員提交的文件進行審核，審核通過后，按照文件歸檔要求進行分類整理，并填寫《文件歸檔登記表》。3.文件管理部門將整理好的文件存放在專用的文件柜或存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的文件目錄和索引，便于查閱和管理。十、文件銷毀（一）銷毀要求1.文件銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進行，確保文件的安全和保密。2.文件銷毀前，應(yīng)進行認真核對，確保銷毀的文件為已過期或不再需要保存的文件。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件無法恢復(fù)。（二）銷毀流程1.文件管理部門定期對保管期限已滿或不再需要保存的文件進行清理，并填寫《文件銷毀申請表》，注明文件的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至公司辦公室