文書材料歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文書材料的歸檔管理，確保文書材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門形成的各類文書材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書材料歸檔工作由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保歸檔工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則：歸檔的文書材料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，能夠全面反映公司各項工作的歷史面貌。3.便于利用原則：歸檔的文書材料應(yīng)分類科學(xué)、編號有序、排列整齊，便于檢索和查閱。二、歸檔范圍（一）文件類1.上級機(jī)關(guān)文件：包括上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的決定、通知、指示、批復(fù)等。2.公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等。3.平行機(jī)關(guān)文件：與公司有業(yè)務(wù)往來的平行機(jī)關(guān)發(fā)送的函件、通知、協(xié)議等。4.下級機(jī)關(guān)文件：下屬單位上報的請示、報告、工作總結(jié)等。（二）會議類1.公司各類會議記錄：包括董事會、總經(jīng)理辦公會、部門工作會等會議記錄。2.會議形成的文件、決議、紀(jì)要等。（三）業(yè)務(wù)類1.市場調(diào)研材料：包括市場調(diào)研報告、市場分析預(yù)測、客戶信息等。2.銷售合同、協(xié)議：與客戶簽訂的各類銷售合同、合作協(xié)議等。3.采購合同、協(xié)議：與供應(yīng)商簽訂的采購合同、合作協(xié)議等。4.生產(chǎn)計劃、報表：生產(chǎn)部門制定的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表等。5.質(zhì)量檢測報告：產(chǎn)品質(zhì)量檢測部門出具的檢測報告。（四）人事類1.員工檔案：包括員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。2.人事任免文件：公司發(fā)布的人事任免通知、決定等。（五）財務(wù)類1.財務(wù)報表：年度財務(wù)報表、月度財務(wù)報表等。2.會計憑證：各類會計憑證。3.審計報告：內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。（六）其他類1.公司榮譽(yù)證書、獎牌：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌等。2.重要活動照片、影像資料：公司組織的重要活動照片、視頻等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保所形成的文件材料齊全完整，不得遺漏重要文件。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并歸檔。（二）文件材料真實準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯別字、數(shù)據(jù)錯誤等問題。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如A4紙打印、左側(cè)裝訂等。文件標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，正文內(nèi)容應(yīng)排版整齊、字跡清晰。（四）文件材料分類合理各部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的歸檔范圍，對文件材料進(jìn)行合理分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。（五）文件材料編號有序歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一。編號應(yīng)標(biāo)注在文件首頁的右上角，便于識別和檢索。四、歸檔流程（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集人員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行清理，將應(yīng)歸檔的文件材料整理好，移交綜合管理部門。（二）整理1.綜合管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號、裝訂、編目等。2.分類：按照本辦法規(guī)定的歸檔范圍，對文件材料進(jìn)行分類。3.編號：對每一份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一。4.裝訂：將文件材料按照編號順序進(jìn)行裝訂，確保文件材料牢固、整齊。5.編目：編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、保管期限等信息。（三）歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)及時歸檔到公司檔案庫。檔案庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保文件材料的安全。2.歸檔時，應(yīng)按照分類順序?qū)⑽募牧戏湃霗n案盒或檔案架中，并在檔案盒或檔案架上標(biāo)注相應(yīng)的類別和編號。五、保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、合并、分立、終止等重大事項的文件材料。2.公司年度財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等重要財務(wù)文件。3.公司與外部簽訂的重要合同、協(xié)議等法律文件。4.公司獲得的國家級榮譽(yù)證書、獎牌等重要榮譽(yù)文件。（二）定期保管1.保管期限為30年的文件材料：公司一般性的文件材料、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.保管期限為10年的文件材料：公司臨時性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)文件等。（三）保管期限的確定保管期限的確定應(yīng)根據(jù)文件材料的重要程度、歷史價值、利用頻率等因素進(jìn)行綜合考慮。對于保管期限不明確的文件材料，應(yīng)按照最長保管期限進(jìn)行保管。六、查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱登記查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的等。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對、清點，確保檔案完整無損。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由綜合管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。八、保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱范圍等。（二）安全措施1.檔案庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防