日常辦公耗材管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司日常辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門日常辦公耗材的管理，包括但不限于紙張、筆、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本等。（三）管理原則1.按需采購原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理安排辦公耗材的采購數(shù)量，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證辦公需求的前提下，盡量降低采購成本，提高資金使用效益。3.規(guī)范管理原則：建立健全辦公耗材管理制度，規(guī)范采購、使用、庫存等流程，確保管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公耗材年度采購計(jì)劃，并組織實(shí)施采購工作。2.建立辦公耗材庫存管理制度，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。3.負(fù)責(zé)辦公耗材的發(fā)放、回收及報(bào)廢處理工作。4.對(duì)各部門辦公耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出改進(jìn)建議。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公耗材需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作。2.合理使用辦公耗材，避免浪費(fèi)，并配合行政部門做好辦公耗材的回收工作。3.對(duì)本部門辦公耗材的使用情況進(jìn)行自我檢查和分析，提出節(jié)約使用的措施和建議。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公耗材采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。2.對(duì)辦公耗材的成本進(jìn)行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)本部門下一年度的工作任務(wù)和人員變動(dòng)情況，編制本部門辦公耗材需求計(jì)劃，報(bào)行政部門匯總。2.行政部門根據(jù)各部門上報(bào)的需求計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況，編制辦公耗材年度采購計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.辦公耗材采購計(jì)劃應(yīng)明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并根據(jù)實(shí)際工作變化及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（二）采購流程1.采購申請(qǐng)：各部門因工作需要臨時(shí)采購辦公耗材時(shí)，應(yīng)填寫《辦公耗材采購申請(qǐng)表》，注明采購品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門。2.審批：行政部門對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和采購計(jì)劃，確定是否批準(zhǔn)采購。對(duì)于金額較大的采購申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施：行政部門根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)表，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.驗(yàn)收：辦公耗材到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公耗材，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公耗材，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。（三）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。2.與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量提供辦公耗材。3.對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如更換供應(yīng)商、要求供應(yīng)商整改等。四、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.根據(jù)辦公耗材的使用頻率和采購周期，合理設(shè)置庫存數(shù)量和庫存地點(diǎn)，確保辦公耗材的供應(yīng)及時(shí)、充足。2.建立辦公耗材庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公耗材的入庫、出庫、庫存數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、采購日期、保質(zhì)期等信息。（二）入庫管理1.辦公耗材到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫管理人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公耗材進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺(tái)賬上登記。2.入庫的辦公耗材應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)做好防潮、防火、防盜等工作，確保辦公耗材的質(zhì)量安全。（三）出庫管理1.各部門領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，應(yīng)填寫《辦公耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放辦公耗材，并在庫存臺(tái)賬上登記出庫數(shù)量、日期、領(lǐng)用部門等信息。3.對(duì)于限量領(lǐng)用的辦公耗材，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放，不得超量領(lǐng)用。（四）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《辦公耗材庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.對(duì)于盤盈或盤虧的辦公耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的辦公耗材應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；盤虧的辦公耗材應(yīng)查明原因，屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷。五、使用管理（一）節(jié)約使用1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公耗材使用的管理，教育員工樹立節(jié)約意識(shí)，提倡無紙化辦公，盡量減少紙張的浪費(fèi)。2.鼓勵(lì)員工雙面使用紙張，合理調(diào)整打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的設(shè)置，降低油墨、硒鼓等耗材的消耗。3.對(duì)于可重復(fù)使用的辦公耗材，如文件夾、筆記本等，應(yīng)妥善保管，循環(huán)使用。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照規(guī)定的操作流程使用辦公耗材，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，延長辦公耗材的使用壽命。2.嚴(yán)禁將辦公耗材用于私人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。（三）回收管理1.各部門應(yīng)設(shè)置專門的辦公耗材回收箱，對(duì)廢舊紙張、墨盒、硒鼓等辦公耗材進(jìn)行分類回收。2.行政部門定期對(duì)回收的辦公耗材進(jìn)行清理和處理，對(duì)于可回收利用的辦公耗材，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收；對(duì)于不可回收利用的辦公耗材，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.辦公耗材因損壞、過期、無法使用等原因需要報(bào)廢的，應(yīng)按照以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判定：紙張：出現(xiàn)破損、受潮、發(fā)霉等情況，影響正常使用的。筆：書寫不流暢、筆尖損壞等，無法正常書寫的。墨盒、硒鼓：打印質(zhì)量嚴(yán)重下降，無法通過更換芯片等方式解決的。其他辦公耗材：根據(jù)實(shí)際使用情況，經(jīng)行政部門認(rèn)定無法繼續(xù)使用的。2.對(duì)于達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的辦公耗材，各部門應(yīng)及時(shí)填寫《辦公耗材報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢品種、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等，報(bào)行政部門審核。（二）報(bào)廢審批1.行政部門對(duì)各部門上報(bào)的辦公耗材報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)和庫存情況，確定是否批準(zhǔn)報(bào)廢。對(duì)于金額較大的辦公耗材報(bào)廢申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公耗材，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行清理和處理，確保報(bào)廢辦公耗材得到妥善處置。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于可回收利用的報(bào)廢辦公耗材，行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收，回收所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。2.對(duì)于不可回收利用的報(bào)廢辦公耗材，如廢舊紙張、墨盒、硒鼓等，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如送至指定的垃圾處理場(chǎng)進(jìn)行填埋或焚燒等，避免對(duì)環(huán)境造成污染。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門辦公耗材的采購、使用、庫存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保辦公耗材管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、辦公耗材的使用情況、庫存管理情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立辦公耗材管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門辦公耗材管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括辦公耗材采購成本控制、使用節(jié)約情況、庫存管理水平等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果將