海爾內部采購管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范海爾內部采購行為，加強采購管理，降低采購成本，確保采購物資的質量和供應及時性，滿足公司生產經營需求，提高公司經濟效益和市場競爭力。（二）適用范圍本辦法適用于海爾集團內部各部門、各事業(yè)部及下屬子公司的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質量和供應的前提下，通過科學管理和有效運作，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護雙方的合法權益。5.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責和權限，避免多頭采購和管理混亂。二、采購組織與職責（一）采購決策機構海爾設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：1.審議和批準采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審核重大采購項目的采購計劃、預算和采購方式。3.協(xié)調解決采購過程中的重大問題。4.監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部門負責制定和執(zhí)行采購計劃，組織實施采購活動。選擇和管理供應商，建立供應商檔案和評估體系。簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調處理合同糾紛。收集、分析市場信息，掌握物資價格動態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。2.需求部門根據(jù)公司生產經營需求，提出采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等。參與采購過程中的技術談判、質量檢驗等工作，協(xié)助采購部門確保采購物資符合需求。負責采購物資的驗收和使用反饋，對采購物資的質量和適用性負責。（三）其他相關部門1.質量部門制定采購物資的質量標準和檢驗規(guī)范。參與采購物資的檢驗和驗收工作，確保采購物資符合質量要求。對采購物資的質量問題進行調查和處理，提出改進建議。2.財務部門審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用。負責采購資金的支付和結算管理，監(jiān)督采購成本控制情況。對采購活動進行財務審計和監(jiān)督，防范財務風險。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應根據(jù)公司年度生產經營計劃、銷售預測、庫存狀況等因素，提前編制采購申請計劃。采購申請計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息。2.采購部門收到需求部門的采購申請計劃后，進行匯總、分析和審核。結合市場供應情況、采購周期、庫存水平等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應包括采購物資的種類、數(shù)量、預算金額、采購時間安排等內容。3.采購計劃編制完成后，應提交采購決策委員會審議批準。經批準后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要變更采購計劃，應按照規(guī)定的程序進行審批。（二）采購計劃的執(zhí)行與調整1.采購部門應按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購物資按時、按質、按量供應。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)采購計劃與實際需求不符或出現(xiàn)其他問題，應及時與需求部門溝通協(xié)調，進行調整。2.因市場變化、生產計劃調整、供應商原因等導致采購計劃需要調整的，需求部門應及時提出調整申請，說明調整原因和調整內容。采購部門審核后，提交采購決策委員會審批。經批準后，采購部門應及時調整采購計劃，并通知相關部門。四、供應商管理（一）供應商的選擇與評估1.采購部門應建立供應商選擇和評估機制，制定供應商準入標準和評估指標體系。供應商準入標準應包括供應商的資質、信譽、生產能力、質量保證能力、價格水平、售后服務等方面的要求。2.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和篩選，初步確定潛在供應商名單。3.采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察和評估，了解供應商的實際情況。評估內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、技術水平、人員素質等方面。根據(jù)評估結果，確定合格供應商名單。4.采購部門定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對優(yōu)秀供應商給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，對不合格供應商進行淘汰或整改。（二）供應商的日常管理1.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同應包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等內容。2.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、采購合同執(zhí)行情況等內容。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。3.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營狀況和市場動態(tài)。對于供應商提出的問題和建議，應及時給予回應和處理。4.采購部門應定期對供應商進行培訓，傳達公司的采購政策和質量要求，提高供應商的服務水平和質量意識。五、采購方式與程序（一）采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、競爭激烈的物資和服務采購項目。招標采購應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定進行，通過公開招標、邀請招標等方式選擇供應商。2.競爭性談判采購：適用于采購時間緊迫、采購需求規(guī)格復雜、市場競爭不充分的物資和服務采購項目。競爭性談判采購應邀請不少于三家供應商進行談判，通過談判確定供應商。3.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的物資采購項目。詢價采購應向不少于三家供應商發(fā)出詢價單，通過比較供應商的報價確定供應商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的物資和服務采購項目，如專利產品、特定規(guī)格的設備等。單一來源采購應按照規(guī)定的程序進行審批，確保采購行為的合法性和合理性。（二）采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)生產經營需求，填寫采購申請單，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、需求時間等信息，并提交給采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請單后，進行審核。審核內容包括采購申請的合理性、必要性、采購金額是否在預算范圍內等。審核通過后，提交相關領導審批。3.采購實施：采購部門根據(jù)批準的采購申請，選擇合適的采購方式，組織實施采購活動。在采購過程中，如采用招標采購方式，應按照招標程序進行操作；如采用競爭性談判采購方式，應組織供應商進行談判；如采用詢價采購方式，應向供應商發(fā)出詢價單；如采用單一來源采購方式，應按照規(guī)定的程序進行審批。4.合同簽訂：采購部門與確定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同簽訂后，應及時將合同副本提交給相關部門備案。5.物資驗收：采購物資到貨后，需求部門應組織質量部門、采購部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量等方面。驗收合格后，填寫驗收報告，辦理入庫手續(xù)。6.付款結算：財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核無誤后，辦理付款結算手續(xù)。付款方式應按照合同約定執(zhí)行，確保采購資金的安全和合理使用。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應在確定供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定的要求，不得損害公司利益。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給相關部門審核。審核內容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等方面。審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交給需求部門、質量部門、財務部門等相關部門備案。各部門應按照合同約定履行各自的職責。（二）合同的執(zhí)行與變更1.采購部門和供應商應按照采購合同約定履行各自的義務。采購部門應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因市場變化、生產計劃調整、供應商原因等需要變更采購合同的，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原采購合同的補充文件，具有同等法律效力。3.采購合同變更后，采購部門應及時將變更情況通知需求部門、質量部門、財務部門等相關部門，并辦理相關手續(xù)。（三）合同的終止與結算1.采購合同履行完畢后，采購部門應及時與供應商辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)包括物資驗收、貨款結算、發(fā)票開具等方面。2.采購部門應按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理貨款結算手續(xù)。在結算過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與供應商溝通協(xié)調，確保結算工作的順利進行。3.采購合同終止后，采購部門應將合同執(zhí)行情況進行總結分析，評估采購活動的效果和效益。對采購過程中出現(xiàn)的問題和不足之處，應提出改進措施和建議，為今后的采購工作提供參考。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應建立采購風險識別和評估機制，定期對采購活動進行風險識別和評估。風險識別應包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、財務風險等方面。2.采購部門應根據(jù)風險識別結果，對采購風險進行評估。評估內容包括風險發(fā)生的可能性、影響程度等方面。根據(jù)評估結果，確定風險等級，分為高風險、中風險、低風險。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：采購部門應密切關注市場動態(tài)，及時掌握市場價格變化和供應情況。通過與供應商建立長期合作關系、簽訂價格調整協(xié)議等方式，降低市場風險對采購成本的影響。2.供應商風險應對措施：采購部門應加強對供應商的管理和評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商。與供應商簽訂合同，明確雙方的權利和義務，約束供應商的行為。建立供應商備用機制，在供應商出現(xiàn)問題時能夠及時更換供應商，確保采購物資的供應。3.質量風險應對措施：采購部門應加強對采購物資的質量控制，制定嚴格的質量標準和檢驗規(guī)范。在采購過程中，要求供應商提供質量保證文件，對采購物資進行檢驗和驗收。對質量不合格的采購物資，應及時與供應商協(xié)商處理，確保采購物資的質量符合要求。4.合同風險應對措施：采購部門應加強對采購合同的管理，簽訂規(guī)范、嚴謹?shù)牟少徍贤?。在合同簽訂前，對合同條款進行審核，確保合同條款的合法性、合理性、完整性。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定履行各自的義務，及時協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.財務風險應對措施：財務部門應加強對采購資金的管理，審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用。建立采購資金支付審批制度，嚴格控制采購資金的支付環(huán)節(jié)。加強對采購成本的核算和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購成本控制中存在的問題，防范財務風險。八、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定的要求。審計內容包括采購計劃的編制與執(zhí)行、供應商的選擇與管理、采購方式的選擇與程序、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購資金的使用與結算等方面。2.采購部門應建立內部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾。自查內容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的管理情況、采