施工材料購買管理辦法一、總則（一）目的為加強公司施工材料購買管理，規(guī)范購買流程，確保施工材料的質(zhì)量、供應及時性和成本合理性，保障公司施工項目的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有施工項目涉及的材料購買活動，包括但不限于建筑材料、裝飾材料、安裝材料等。（三）基本原則1.合法性原則：材料購買活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保交易行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所購材料符合施工要求和質(zhì)量標準。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，控制采購成本，提高資金使用效益。4.流程規(guī)范原則：建立科學、規(guī)范的采購流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和權限，確保采購活動有序進行。5.信息透明原則：采購過程中的相關信息應及時、準確、完整地記錄和公開，接受內(nèi)部監(jiān)督和審計。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據(jù)施工進度和材料需求，合理安排采購時間和數(shù)量。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應。5.負責采購成本的控制和核算，定期分析采購成本變動情況，提出降低成本的措施和建議。（二）工程部門1.根據(jù)施工圖紙和施工計劃，準確提供材料需求清單，明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應商的評估和選擇，提供技術支持和質(zhì)量意見，協(xié)助采購部門確定采購材料的技術標準和質(zhì)量要求。3.負責對進場材料進行驗收，檢查材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，對不合格材料及時提出處理意見。4.根據(jù)施工實際情況，及時調(diào)整材料需求計劃，避免材料浪費和積壓。（三）質(zhì)量部門1.制定材料質(zhì)量檢驗標準和檢驗流程，對采購材料進行質(zhì)量檢驗和抽檢。2.對不合格材料進行判定和處理，監(jiān)督不合格材料的退場或整改情況，確保進入施工現(xiàn)場的材料質(zhì)量合格。3.定期對材料質(zhì)量情況進行統(tǒng)計分析，提出改進材料質(zhì)量的建議和措施。（四）財務部門1.負責審核采購合同的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務規(guī)定。2.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和監(jiān)督，確保采購資金的安全和合理使用。3.參與采購成本的控制和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持和決策建議。（五）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本的控制情況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改，確保采購活動規(guī)范、透明、合法。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。3.組織相關部門對初步篩選合格的供應商進行實地考察，考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)基地、生產(chǎn)設備、質(zhì)量管理體系、人員配備等。4.根據(jù)實地考察結果，對供應商進行綜合評估，評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優(yōu)秀和良好的供應商，納入公司合格供應商名錄；對于評估結果為合格的供應商，給予一定期限的整改期，整改后仍不符合要求的，予以淘汰；對于評估結果為不合格的供應商，直接淘汰。（二）供應商檔案建立1.采購部門應為每個合格供應商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本、組織機構代碼證副本、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、業(yè)績證明材料、合作記錄等。2.供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。（三）供應商考核與評價1.采購部門應定期對供應商進行考核與評價，考核周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.根據(jù)考核結果，對供應商進行評分，評分結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評分結果為優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于評分結果為良好的供應商，繼續(xù)保持合作關系；對于評分結果為合格的供應商，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，予以淘汰；對于評分結果為不合格的供應商，立即終止合作關系。3.采購部門應將供應商考核與評價結果及時反饋給供應商，并要求供應商針對存在的問題提出整改措施和計劃。四、采購計劃管理（一）采購計劃編制1.工程部門應根據(jù)施工圖紙和施工計劃，在每個月的[具體日期]前編制下個月的材料需求計劃，材料需求計劃應明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計進場時間等。2.采購部門應根據(jù)工程部門提供的材料需求計劃，結合庫存情況，在每個月的[具體日期]前編制下個月的采購計劃，采購計劃應明確采購材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間、預計到貨時間、采購預算等。3.采購計劃編制完成后，應提交給相關部門負責人審核，審核通過后報公司領導審批。（二）采購計劃執(zhí)行與調(diào)整1.采購部門應按照批準的采購計劃組織采購活動，確保采購材料按時、按質(zhì)、按量供應。2.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工程變更、設計調(diào)整、不可抗力等原因?qū)е虏牧闲枨笥媱澃l(fā)生變化，工程部門應及時通知采購部門，采購部門應根據(jù)變化后的材料需求計劃，及時調(diào)整采購計劃，并報相關部門負責人審核和公司領導審批。3.采購部門應定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購計劃的順利執(zhí)行。五、采購流程管理（一）采購申請1.工程部門根據(jù)施工需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預計采購時間等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.《采購申請表》應經(jīng)工程部門負責人審核簽字后，方可提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，應進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購材料的必要性、規(guī)格型號的合理性、數(shù)量的準確性、質(zhì)量要求的明確性等。2.對于金額較小的采購申請（金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），采購部門負責人審核批準后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，采購部門應提交給相關部門負責人進行會審，會審通過后報公司領導審批。3.采購審批應在[具體時間]內(nèi)完成，特殊情況需要延長審批時間的，應經(jīng)公司領導批準。（三）采購詢價與談判1.采購部門根據(jù)批準的采購申請，向多家供應商發(fā)出詢價函，詢價函應明確采購材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、付款方式等內(nèi)容，并要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)報價。2.采購部門對供應商的報價進行整理和分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商進行談判。談判內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務等方面。3.在談判過程中，采購部門應充分了解供應商的成本構成和利潤空間，通過合理的談判策略和技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價格和條件。談判結果應形成談判紀要，經(jīng)雙方簽字確認后作為采購合同的附件。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)談判結果，采購部門起草采購合同，采購合同應明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同起草完成后，應提交給相關部門負責人審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準確性、合理性等。審核通過后報公司領導審批。3.采購合同經(jīng)公司領導審批后，由采購部門與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存，作為采購活動的重要依據(jù)。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應商下達采購訂單，采購訂單應明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點、付款方式等內(nèi)容，并要求供應商簽字確認。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。（六）材料驗收1.材料到貨前，采購部門應通知工程部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.材料到貨后，工程部門和質(zhì)量部門應按照相關標準和要求對材料進行驗收，驗收內(nèi)容包括材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗收合格的材料，工程部門應在《材料驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的材料，質(zhì)量部門應出具《不合格材料通知單》，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理退貨、換貨、補貨等事宜。（七）采購付款1.采購部門應根據(jù)采購合同和《材料驗收單》，填寫《付款申請表》，詳細說明采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并提交給財務部門。2.財務部門收到《付款申請表》后，應進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、材料驗收情況、付款條款的合規(guī)性等。審核通過后報公司領導審批。3.公司領導審批通過后，財務部門應按照采購合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。六、采購成本控制（一）采購預算編制1.采購部門應根據(jù)采購計劃和市場價格行情，在每個月的[具體日期]前編制下個月的采購預算，采購預算應明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購價格、采購預算金額等內(nèi)容。2.采購預算編制完成后，應提交給相關部門負責人審核，審核通過后報公司領導審批。（二）采購成本分析與控制1.采購部門應定期對采購成本進行分析，分析內(nèi)容包括采購價格變動情況、采購數(shù)量變動情況、采購成本構成情況等。2.通過采購成本分析，找出采購成本控制的關鍵點和存在的問題，并采取相應的措施進行改進，如優(yōu)化采購渠道、加強談判技巧、合理控制采購數(shù)量等。3.采購部門應建立采購成本控制臺賬，記錄采購材料的實際采購價格、采購數(shù)量、采購成本等信息，定期與采購預算進行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購成本偏差。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別與評估，識別的風險包括市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。2.對識別出的風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施，如市場風險可通過建立價格預警機制、簽訂價格調(diào)整條款等方式進行應對；質(zhì)量風險可通過加強供應商管理、嚴格質(zhì)量檢驗等方式進行應對；供應商風險可通過建立供應商評價體系、多元化供應商選擇等方式進行應對；合同風險可通過加強合同審核、規(guī)范合同簽訂等方式進行應對；付款風險可通過加強財務審核、合理安排付款時間等方式進行應對。2.采購部門應定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風險應對措施，確保采購活動的順利進行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂