時尚行業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司在時尚行業(yè)采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在時尚行業(yè)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于服裝、鞋履、配飾、時尚家居用品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競爭機制，確保所有潛在供應(yīng)商有平等機會參與。4.誠實守信原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部門職責(zé)負責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。尋找、篩選、評估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理，保障公司權(quán)益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。收集市場信息，分析采購成本變動趨勢，為公司采購決策提供參考依據(jù)。2.采購人員職責(zé)嚴格遵守公司采購制度和流程，按照規(guī)定的程序進行采購操作。積極與供應(yīng)商溝通，了解產(chǎn)品信息和市場動態(tài)，為公司采購提供專業(yè)建議。負責(zé)采購合同的起草、審核和簽訂工作，確保合同內(nèi)容準確、完整、合法。對采購項目進行全程跟蹤，及時反饋采購進度和問題，保證采購任務(wù)順利完成。協(xié)助相關(guān)部門進行采購產(chǎn)品的驗收工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（二）其他相關(guān)部門1.需求部門負責(zé)提出采購需求，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細信息。參與采購供應(yīng)商的評估和選擇，提供專業(yè)意見和建議。協(xié)助采購部門進行采購合同的審核，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求。負責(zé)采購產(chǎn)品的驗收工作，對產(chǎn)品質(zhì)量進行檢驗和評估，及時反饋驗收結(jié)果。2.財務(wù)部門負責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關(guān)，保障公司資金安全。負責(zé)采購款項的支付工作，按照合同約定及時、準確地支付貨款。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，為公司采購決策提供參考。3.質(zhì)量控制部門制定采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程。參與采購供應(yīng)商的評估，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行審核。在采購產(chǎn)品到貨時，按照質(zhì)量標準進行檢驗和驗收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。對采購產(chǎn)品的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，及時反饋質(zhì)量信息，協(xié)助采購部門采取改進措施。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、銷售計劃、庫存情況等，定期或不定期提出采購需求。采購需求應(yīng)詳細填寫《采購申請表》，包括采購產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息。2.《采購申請表》經(jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，對需求進行匯總和分析。結(jié)合市場供應(yīng)情況、庫存水平、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報采購部門負責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、采購平臺等。收集供應(yīng)商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商篩選與評估采購部門根據(jù)采購產(chǎn)品的要求和供應(yīng)商的基本信息，對潛在供應(yīng)商進行篩選。篩選標準可包括供應(yīng)商的信譽度、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、售后服務(wù)等方面。對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察或評估，了解其實際生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等。評估可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場查看、樣品檢測、與供應(yīng)商溝通等方式進行。根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行分類管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評估報告、合作記錄等內(nèi)容。3.供應(yīng)商考核采購部門定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為季度或年度?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。制定供應(yīng)商考核指標和評分標準，對供應(yīng)商進行量化考核?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不合格的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇情況，確定參與談判的供應(yīng)商名單。采購人員與供應(yīng)商進行采購談判，就采購產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。采購談判應(yīng)形成談判記錄，記錄談判過程中的重要事項和達成的共識。談判記錄經(jīng)采購人員和供應(yīng)商代表簽字確認后存檔。2.合同簽訂采購談判達成一致后，采購人員起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門審核付款條款。財務(wù)部門審核通過后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。采購人員將簽訂好的采購合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（五）采購訂單下達與跟蹤1.采購訂單下達采購人員根據(jù)簽訂的采購合同，及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單下達后，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，確認訂單接收情況和預(yù)計交貨時間。2.采購訂單跟蹤采購人員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量控制情況、物流配送情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題、物流配送問題等影響交貨期的情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問題，并及時向采購部門負責(zé)人匯報。采購人員應(yīng)及時將采購訂單的執(zhí)行情況反饋給需求部門，以便需求部門做好接收貨物的準備工作。（六）采購產(chǎn)品驗收1.驗收準備需求部門在采購產(chǎn)品到貨前，應(yīng)做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。質(zhì)量控制部門根據(jù)采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準，制定詳細的驗收細則和檢驗方法。2.驗收實施采購產(chǎn)品到貨后，需求部門按照驗收方案和驗收細則進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標等方面。質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量標準對采購產(chǎn)品進行抽樣檢驗或全檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。驗收過程中如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題，需求部門應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。3.驗收報告驗收完成后，需求部門應(yīng)填寫《采購產(chǎn)品驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、采購產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容?！恫少彯a(chǎn)品驗收報告》經(jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門和質(zhì)量控制部門存檔。（七）采購付款1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請表》，詳細注明采購產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額、付款方式等信息?！恫少徃犊钌暾埍怼方?jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。2.付款審核財務(wù)部門收到《采購付款申請表》后，對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證進行審核。審核內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性、合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合規(guī)性等方面。財務(wù)部門審核通過后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表審批。3.付款執(zhí)行經(jīng)審批同意后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，及時、準確地支付采購款項。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄和賬務(wù)處理工作。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解時尚行業(yè)的市場趨勢、價格波動、供應(yīng)情況等信息。建立市場預(yù)警機制，對市場風(fēng)險進行及時預(yù)警，以便采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，如調(diào)整采購計劃、優(yōu)化采購策略等。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，確保供應(yīng)商的信譽度、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面符合要求。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。建立供應(yīng)商備份機制，選擇多家合格供應(yīng)商，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而影響公司采購業(yè)務(wù)的正常進行。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴格制定采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準和驗收流程，加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗和驗收工作。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證文件和檢測報告，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行審核，確保供應(yīng)商具備有效的質(zhì)量控制能力。對采購產(chǎn)品的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，及時反饋質(zhì)量信息，協(xié)助供應(yīng)商采取改進措施，避免類似問題再次發(fā)生。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內(nèi)容準確、完整、合法，避免合同漏洞和風(fēng)險。在合同簽訂前，組織相關(guān)部門對合同進行會審，充分聽取各部門的意見和建議，確保合同條款符合公司利益和業(yè)務(wù)需求。定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的有效履行。5.付款風(fēng)險應(yīng)對嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，避免逾期付款給公司帶來不必要的風(fēng)險。加強對采購發(fā)票的管理，確保發(fā)票的真實性、合法性和合規(guī)性，避免因發(fā)票問題導(dǎo)致付款風(fēng)險。建立付款審批制度，明確付款審批流程和責(zé)任，確保付款決策的科學(xué)性和合理性。五、采購績效評估（一）評估指標設(shè)定1.采購成本指標：包括采購價格、采購費用率、采購成本降低率等。2.采購質(zhì)量指標：包括采購產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量問題投訴率等。3.采購效率指標：包括采購周期、訂單處理及時率、交貨準時率等。4.供應(yīng)商管理指標：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開發(fā)成功率、供應(yīng)商淘汰率等。（二）評估方法與周期1.采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，對采購績效進行全面、客觀的評價。2.采購績效評估周期為季度或年度，由采購部門負責(zé)組織實施。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對績效優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等；對績效不佳的部門和個