印章實(shí)物歸檔管理辦法一、引言印章作為公司/組織在各類文件、合同等上具有法律效力的重要憑證，其管理與歸檔工作至關(guān)重要。為了確保印章使用的規(guī)范性、安全性以及可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本印章實(shí)物歸檔管理辦法。希望大家認(rèn)真遵守，共同維護(hù)公司/組織印章管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和有效性。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及印章實(shí)物使用、保管及歸檔的部門和人員。三、印章分類及定義1.公章：代表公司/組織對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有最高效力的印章。2.法人章：法定代表人的個(gè)人印章，用于特定文件簽署等。3.財(cái)務(wù)專用章：專門用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.合同專用章：在簽訂各類合同協(xié)議時(shí)使用的印章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的，用于本部門內(nèi)部文件、業(yè)務(wù)往來(lái)等的印章。四、印章實(shí)物歸檔管理職責(zé)1.印章管理部門負(fù)責(zé)制定印章實(shí)物歸檔管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查印章使用情況，確保印章使用符合規(guī)定。負(fù)責(zé)印章實(shí)物的保管和日常維護(hù)，保證印章安全。2.使用部門嚴(yán)格按照規(guī)定申請(qǐng)使用印章，填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、文件名稱等詳細(xì)信息。在印章使用完畢后，及時(shí)將印章歸還印章管理部門，并配合做好相關(guān)登記工作。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收印章管理部門移交的印章實(shí)物歸檔資料，進(jìn)行整理、分類、編號(hào)和存儲(chǔ)。建立印章實(shí)物歸檔檔案目錄，便于查詢和調(diào)閱。按照檔案管理規(guī)定，定期對(duì)印章實(shí)物歸檔檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。五、印章實(shí)物的刻制與啟用1.刻制流程因工作需要刻制印章時(shí)，由相關(guān)部門填寫印章刻制申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由印章管理部門統(tǒng)一聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，印章管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印章的內(nèi)容、規(guī)格、材質(zhì)等是否與申請(qǐng)一致，并留存印章印模。2.啟用程序新印章啟用前，印章管理部門應(yīng)填寫印章啟用申請(qǐng)表，注明啟用日期、使用范圍等信息，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。印章管理部門應(yīng)將印章啟用申請(qǐng)表、印模等相關(guān)資料及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。新印章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止，印章管理部門應(yīng)及時(shí)收回廢止印章，并辦理相關(guān)銷毀手續(xù)。六、印章實(shí)物的保管1.保管原則印章實(shí)物應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，實(shí)行“專人專柜保管”制度。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保印章安全。2.保管環(huán)境印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并定期更換密碼。保管印章的場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止印章受潮、生銹或損壞。3.保管要求保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用或帶出保管場(chǎng)所。印章在未使用期間，應(yīng)始終處于保管人員的視線范圍內(nèi)，不得隨意放置。保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告印章管理部門，并采取相應(yīng)措施。七、印章實(shí)物的使用1.使用申請(qǐng)各部門因工作需要使用印章時(shí)，應(yīng)提前填寫印章使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、文件名稱、使用時(shí)間、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交印章管理部門。印章管理部門應(yīng)對(duì)印章使用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核使用事由是否合理、文件內(nèi)容是否合規(guī)、使用范圍是否準(zhǔn)確等。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批權(quán)限一般事項(xiàng)的印章使用，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項(xiàng)、重大合同協(xié)議等涉及公司/組織重大利益的印章使用，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.使用登記印章使用人員應(yīng)在印章使用登記表上詳細(xì)記錄印章使用情況，包括使用日期、使用事由、文件名稱、使用部門、使用人等信息。印章使用完畢后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)收回印章，并在印章使用登記表上簽字確認(rèn)。4.使用監(jiān)督印章管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印章使用過(guò)程的監(jiān)督，確保印章使用符合規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)印章使用不當(dāng)或違規(guī)行為，印章管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。八、印章實(shí)物的交接1.交接原則印章實(shí)物交接應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保交接過(guò)程清晰、準(zhǔn)確、安全。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，明確交接責(zé)任。2.交接情形保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章實(shí)物時(shí)，應(yīng)提前向印章管理部門提出申請(qǐng)。印章管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交，交接雙方應(yīng)對(duì)印章實(shí)物進(jìn)行逐一核對(duì)，包括印章數(shù)量、規(guī)格、完好情況等，并在交接清單上詳細(xì)記錄。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，印章管理部門留存一份。九、印章實(shí)物的廢止與銷毀1.廢止情形因公司/組織名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)廢止。印章?lián)p壞、遺失等無(wú)法正常使用時(shí)，應(yīng)辦理廢止手續(xù)。2.廢止程序印章管理部門填寫印章廢止申請(qǐng)表，注明廢止原因、廢止日期等信息，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，印章管理部門應(yīng)將廢止印章及時(shí)收回，并進(jìn)行封存。3.銷毀程序?qū)τ趶U止的印章，應(yīng)定期進(jìn)行銷毀。銷毀前，印章管理部門應(yīng)填寫印章銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由印章管理部門會(huì)同檔案管理部門等相關(guān)人員，在指定地點(diǎn)對(duì)廢止印章進(jìn)行銷毀，并在印章銷毀登記表上簽字確認(rèn)。印章銷毀登記表應(yīng)作為檔案資料留存，以備查閱。十、印章實(shí)物歸檔資料管理1.歸檔范圍印章刻制申請(qǐng)表、啟用申請(qǐng)表、廢止申請(qǐng)表等相關(guān)審批文件。印章印模、使用登記表、交接清單、銷毀登記表等記錄資料。與印章管理相關(guān)的其他文件、資料。2.歸檔要求印章實(shí)物歸檔資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序、類別等進(jìn)行整理，編制目錄，便于查詢和管理。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)印章實(shí)物歸檔資料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保資料的完整性和安全性。3.查閱與借閱因工作需要查閱印章實(shí)物歸檔資料時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱事由、查閱范圍等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱場(chǎng)所。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還資料，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。如需借閱印章實(shí)物歸檔資料，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄資料內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還資料，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。十一、監(jiān)督與檢查1.公司/組織定期對(duì)印章實(shí)物歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章管理