海外展會機(jī)構(gòu)管理辦法總則目的與宗旨本管理辦法旨在規(guī)范海外展會機(jī)構(gòu)的運(yùn)作，提高展會質(zhì)量與效益，促進(jìn)國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)交流與合作，保障展會活動的順利開展，維護(hù)參展商、觀眾及相關(guān)各方的合法權(quán)益，推動行業(yè)健康有序發(fā)展。適用范圍本辦法適用于本公司/組織設(shè)立的海外展會機(jī)構(gòu)，以及參與本公司/組織所舉辦海外展會的各類參展商、服務(wù)商、合作伙伴等相關(guān)主體?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保展會活動合法合規(guī)進(jìn)行。2.誠信原則：秉持誠實(shí)守信的態(tài)度，在展會籌備、組織、執(zhí)行過程中，如實(shí)提供信息，履行承諾，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。3.質(zhì)量至上原則：以提升展會品質(zhì)為核心目標(biāo)，精心策劃、組織展會各項(xiàng)活動，為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)與體驗(yàn)。4.安全保障原則：高度重視展會期間的安全工作，包括人員安全、展品安全、信息安全等，制定完善的安全預(yù)案，確保展會活動安全無事故。展會機(jī)構(gòu)設(shè)立與變更設(shè)立條件1.具有明確的展會主題、目標(biāo)市場和定位，符合公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)布局。2.擁有專業(yè)的展會策劃、組織、運(yùn)營團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員具備豐富的展會行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)專業(yè)知識。3.具備充足的資金保障，能夠滿足展會籌備、運(yùn)營及后續(xù)服務(wù)的資金需求。4.擁有穩(wěn)定的展會場地資源或與具備資質(zhì)的場地供應(yīng)商建立了合作關(guān)系。5.符合國內(nèi)外相關(guān)部門規(guī)定的其他設(shè)立條件。設(shè)立程序1.提出申請：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向公司/組織提交海外展會機(jī)構(gòu)設(shè)立申請，詳細(xì)闡述展會的基本情況、設(shè)立目的、運(yùn)營計(jì)劃、預(yù)期效益等內(nèi)容。2.可行性評估：公司/組織組織相關(guān)部門和專家對申請進(jìn)行可行性評估，重點(diǎn)評估展會的市場前景、經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等方面。3.審批決策：根據(jù)可行性評估結(jié)果，提交公司/組織管理層進(jìn)行審批決策。審批通過后，正式下達(dá)設(shè)立通知。4.注冊登記：按照國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)要求，辦理展會機(jī)構(gòu)的注冊登記手續(xù)，領(lǐng)取相關(guān)證照。變更管理1.變更申請：展會機(jī)構(gòu)如需變更展會名稱、主題、時間、地點(diǎn)、規(guī)模等重要事項(xiàng)，應(yīng)提前向公司/組織提交變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容及對展會的影響。2.審批程序：公司/組織對變更申請進(jìn)行審核，涉及重大變更的，需組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行論證，并報(bào)管理層審批。3.變更執(zhí)行：經(jīng)批準(zhǔn)后，展會機(jī)構(gòu)按照變更后的內(nèi)容組織實(shí)施，并及時向參展商、觀眾及相關(guān)合作伙伴通報(bào)變更情況。展會策劃與組織展會策劃1.市場調(diào)研：深入了解目標(biāo)市場的行業(yè)動態(tài)、市場需求、競爭態(tài)勢等信息，為展會策劃提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。2.主題確定：結(jié)合市場調(diào)研結(jié)果和公司/組織的業(yè)務(wù)重點(diǎn)，確定具有吸引力和針對性的展會主題。3.內(nèi)容規(guī)劃：制定展會的展覽展示、會議論壇、商務(wù)活動等內(nèi)容框架，明確各板塊的核心內(nèi)容和亮點(diǎn)。4.時間安排：合理確定展會的舉辦時間，充分考慮目標(biāo)市場的行業(yè)習(xí)慣、節(jié)假日等因素，確保展會效果最大化。5.地點(diǎn)選擇：綜合考慮展會目標(biāo)市場、交通便利性、場地設(shè)施等因素，選擇合適的展會舉辦地點(diǎn)。參展商招募與管理1.招募計(jì)劃：制定詳細(xì)的參展商招募計(jì)劃，明確招募目標(biāo)、渠道、時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。2.招募渠道：通過多種渠道開展參展商招募工作，包括線上推廣、行業(yè)媒體宣傳、電話營銷、郵件邀請、參加行業(yè)展會等。3.參展商篩選：根據(jù)展會定位和要求，對報(bào)名參展的企業(yè)進(jìn)行篩選，確保參展商的質(zhì)量和專業(yè)性。4.參展合同簽訂：與確定參展的企業(yè)簽訂參展合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括展位面積、展位位置、參展費(fèi)用、服務(wù)內(nèi)容等條款。5.參展商服務(wù)：為參展商提供全方位的服務(wù)，包括展位搭建、展品運(yùn)輸、人員接待、宣傳推廣等，確保參展商參展順利。觀眾組織與管理1.觀眾組織計(jì)劃：制定觀眾組織計(jì)劃，明確觀眾目標(biāo)群體、組織渠道、推廣方式等內(nèi)容。2.觀眾推廣：通過多種渠道進(jìn)行觀眾推廣，包括線上宣傳、線下廣告、行業(yè)協(xié)會合作、專業(yè)媒體宣傳等，吸引目標(biāo)觀眾報(bào)名參觀。3.觀眾預(yù)登記：建立觀眾預(yù)登記系統(tǒng)，方便觀眾提前報(bào)名登記，收集觀眾信息，為展會現(xiàn)場服務(wù)提供依據(jù)。4.觀眾現(xiàn)場管理：加強(qiáng)展會現(xiàn)場的觀眾管理，包括入場安檢、引導(dǎo)服務(wù)、信息咨詢等，確保觀眾參觀體驗(yàn)良好?；顒咏M織與安排1.會議論壇策劃：根據(jù)展會主題和行業(yè)熱點(diǎn)，策劃組織各類會議論壇活動，邀請行業(yè)專家、企業(yè)代表等進(jìn)行主題演講、經(jīng)驗(yàn)分享、交流互動等。2.商務(wù)活動安排：結(jié)合展會特點(diǎn)和參展商需求，安排商務(wù)洽談、簽約儀式、新品發(fā)布會等商務(wù)活動，為參展商提供更多的商務(wù)合作機(jī)會。3.活動執(zhí)行：精心組織活動的籌備和執(zhí)行工作，確保活動的順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。展會運(yùn)營與服務(wù)展會現(xiàn)場管理1.場地布置與搭建：按照展會策劃方案，組織專業(yè)的施工團(tuán)隊(duì)進(jìn)行場地布置和展位搭建，確保展會現(xiàn)場美觀、整潔、有序。2.安全保障：加強(qiáng)展會現(xiàn)場的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，配備必要的安全設(shè)施和人員，確保人員和展品的安全。3.秩序維護(hù)：安排專人負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的秩序維護(hù)，引導(dǎo)參展商和觀眾有序參觀、交流，及時處理各類突發(fā)事件。4.環(huán)境衛(wèi)生管理：做好展會現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行清潔消毒，保持展會現(xiàn)場的整潔衛(wèi)生。參展商服務(wù)1.展位搭建服務(wù)：為參展商提供展位搭建方案咨詢、施工監(jiān)督等服務(wù)，確保展位搭建質(zhì)量符合要求。2.展品運(yùn)輸服務(wù)：協(xié)助參展商辦理展品運(yùn)輸手續(xù)，提供展品運(yùn)輸方案和物流服務(wù)，確保展品安全、準(zhǔn)時到達(dá)展會現(xiàn)場。3.人員接待服務(wù)：為參展商提供人員接待服務(wù)，包括住宿安排、交通接送、餐飲服務(wù)等，方便參展商參展。4.宣傳推廣服務(wù)：為參展商提供展會宣傳推廣支持，包括制作參展商名錄、展會宣傳資料、現(xiàn)場廣告投放等，提高參展商的曝光度。觀眾服務(wù)1.信息咨詢服務(wù)：在展會現(xiàn)場設(shè)立咨詢臺，為觀眾提供展會信息咨詢、參觀引導(dǎo)等服務(wù)，解答觀眾疑問。2.餐飲休息服務(wù)：在展會現(xiàn)場合理設(shè)置餐飲休息區(qū)域，提供多樣化的餐飲選擇，為觀眾提供舒適的休息環(huán)境。3.互動體驗(yàn)服務(wù)：設(shè)置互動體驗(yàn)區(qū)域，舉辦各類互動活動，增加觀眾的參與度和體驗(yàn)感。4.反饋收集服務(wù)：通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式，收集觀眾對展會的意見和建議，及時改進(jìn)展會服務(wù)質(zhì)量。展會營銷與推廣營銷目標(biāo)與策略1.營銷目標(biāo)：明確展會的營銷目標(biāo)，如提高展會知名度、增加參展商數(shù)量、提升觀眾質(zhì)量等。2.營銷策略：制定展會的營銷策略，包括品牌建設(shè)、線上線下推廣、社交媒體營銷、合作營銷等，提高展會的市場影響力。宣傳推廣渠道1.線上渠道：利用公司/組織官方網(wǎng)站、社交媒體平臺、行業(yè)網(wǎng)站、搜索引擎優(yōu)化等線上渠道進(jìn)行展會宣傳推廣，發(fā)布展會信息、新聞稿、圖片視頻等內(nèi)容，吸引潛在客戶關(guān)注。2.線下渠道：通過參加行業(yè)展會、舉辦新聞發(fā)布會、投放戶外廣告、郵寄宣傳資料等線下渠道進(jìn)行展會宣傳推廣，擴(kuò)大展會的知名度和影響力。3.合作推廣：與行業(yè)協(xié)會、商會、媒體、合作伙伴等建立合作關(guān)系，共同開展展會宣傳推廣活動，實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)。營銷效果評估1.評估指標(biāo)：建立展會營銷效果評估指標(biāo)體系，包括網(wǎng)站流量、社交媒體關(guān)注度、參展商報(bào)名數(shù)量、觀眾預(yù)登記數(shù)量、媒體報(bào)道數(shù)量等指標(biāo)。2.評估方法：定期對展會營銷效果進(jìn)行評估，采用數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、市場調(diào)研等方法，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，分析評估營銷活動的效果。3.改進(jìn)措施：根據(jù)營銷效果評估結(jié)果，及時調(diào)整營銷策略和宣傳推廣方式，優(yōu)化營銷活動，提高營銷效果。展會財(cái)務(wù)管理預(yù)算編制1.預(yù)算原則：遵循“量入為出、收支平衡”的原則，合理編制展會預(yù)算，確保展會活動的資金需求得到滿足。2.預(yù)算內(nèi)容：展會預(yù)算包括收入預(yù)算和支出預(yù)算兩部分。收入預(yù)算主要包括參展商費(fèi)用、贊助商費(fèi)用、門票收入等；支出預(yù)算主要包括場地租賃費(fèi)用、展位搭建費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、人員費(fèi)用、活動費(fèi)用等。3.預(yù)算編制流程：由展會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定預(yù)算草案，經(jīng)公司/組織財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)管理層審批。費(fèi)用管理1.費(fèi)用控制：嚴(yán)格按照預(yù)算控制展會各項(xiàng)費(fèi)用支出，加強(qiáng)費(fèi)用審批管理，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.費(fèi)用報(bào)銷：規(guī)范展會費(fèi)用報(bào)銷流程，明確報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和審批程序，確保費(fèi)用報(bào)銷真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.財(cái)務(wù)審計(jì)：定期對展會財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。收入管理1.收入核算：及時、準(zhǔn)確地核算展會各項(xiàng)收入，確保收入數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.收入催收：加強(qiáng)對參展商費(fèi)用、贊助商費(fèi)用等收入的催收工作，確保款項(xiàng)及時足額到賬。3.收入分配：按照公司/組織的規(guī)定，合理分配展會收入，確保各方利益得到保障。展會風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：對展會活動可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行全面識別，包括市場風(fēng)險、政策風(fēng)險、法律風(fēng)險、安全風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：采用科學(xué)的風(fēng)險評估方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險程度較高、無法有效控制的風(fēng)險，采取風(fēng)險規(guī)避措施，如取消或調(diào)整展會活動。2.風(fēng)險降低：對于可以通過采取措施降低風(fēng)險可能性或影響程度的風(fēng)險，采取風(fēng)險降低措施，如購買保險、加強(qiáng)安全管理、優(yōu)化展會策劃等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險，可以通過購買保險、簽訂免責(zé)協(xié)議等方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險程度較低、對展會活動影響較小的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險接受措施，同時密切關(guān)注風(fēng)險變化情況，及時調(diào)整應(yīng)對策略。應(yīng)急預(yù)案制定1.應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容：制定完善的展會應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、恐怖襲擊、突發(fā)疾病等各類突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。2.應(yīng)急演練：定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高應(yīng)急處置能力。3.應(yīng)急響應(yīng)：在突發(fā)事件發(fā)生時，能夠迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，最大限度地減少損失和影響。展會知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)管理1.知識產(chǎn)權(quán)意識培訓(xùn)：加強(qiáng)對展會機(jī)構(gòu)工作人員、參展商、服務(wù)商等相關(guān)主體的知識產(chǎn)權(quán)意識培訓(xùn)，提高知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識。2.知識產(chǎn)權(quán)審查：在展會籌備過程中，對參展商的展品、宣傳資料等進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)審查，避免侵權(quán)行為的發(fā)生。3.知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施：在展會現(xiàn)場設(shè)置知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)標(biāo)識，加強(qiáng)對展會現(xiàn)場的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為。侵權(quán)處理1.侵權(quán)投訴處理：建立侵權(quán)投訴處理機(jī)制，及時受理參展商、觀眾等相關(guān)主體的侵權(quán)投訴，對投訴內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.侵權(quán)行為制止：對于確認(rèn)的侵權(quán)行為，及時采取制止措施，要求侵權(quán)方停止侵權(quán)行為，消除侵權(quán)影響。3.法律責(zé)任追究：對于情節(jié)嚴(yán)重的侵權(quán)行為，依法追究侵權(quán)方的法律責(zé)任，維護(hù)展會機(jī)構(gòu)和參展商的合法權(quán)益。展會后續(xù)工作展會總結(jié)1.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)：展會結(jié)束后，及時組織相關(guān)人員對展會活動進(jìn)行總結(jié)，分析展會策劃、組織、運(yùn)營等方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的展會活動提供參考。2.效果評估：對展會的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、品牌影響力等方面進(jìn)行全面評估，評估結(jié)果作為今后展會活動改進(jìn)和決策的依據(jù)?？蛻絷P(guān)系維護(hù)1.參展商關(guān)系維護(hù)：展會結(jié)束后，及時與參展商溝通交流，了解參展商對展會的滿意度和意見建議，為參展商提供后續(xù)服務(wù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。2.觀眾關(guān)系維護(hù)：對參觀展會的觀眾進(jìn)行回訪，收集觀眾的反饋意見，為觀眾提供相關(guān)行業(yè)信息和服務(wù)，保持與觀眾的聯(lián)系，提高觀眾