日常填寫記錄管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織日常填寫記錄的管理，確保記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司/組織的運(yùn)營管理、決策支持、質(zhì)量控制、合規(guī)遵循等提供有力依據(jù)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在日常工作中涉及的各類填寫記錄，包括但不限于工作報(bào)表、業(yè)務(wù)單據(jù)、會議紀(jì)要、合同文件、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。（三）基本原則1.合法性原則：日常填寫記錄應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度要求。2.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工作實(shí)際情況，不得虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或遺漏重要信息。3.完整性原則：涵蓋工作全過程的關(guān)鍵信息，確保記錄無缺失，能夠全面呈現(xiàn)工作軌跡和結(jié)果。4.及時(shí)性原則：在工作完成或事件發(fā)生后及時(shí)進(jìn)行填寫記錄，避免拖延導(dǎo)致信息遺忘或失真。5.規(guī)范性原則：采用統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范用語進(jìn)行記錄填寫，保證記錄的一致性和可讀性。6.可追溯性原則：記錄應(yīng)具備清晰的標(biāo)識和索引，以便在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地查找和追溯相關(guān)信息。二、記錄的分類與編號（一）記錄分類根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和管理需求，日常填寫記錄可分為以下幾類：1.行政辦公類：如文件收發(fā)記錄、辦公用品領(lǐng)用記錄、考勤記錄等。2.業(yè)務(wù)運(yùn)營類：包括銷售記錄、采購訂單、生產(chǎn)工單、物流運(yùn)輸記錄等。3.質(zhì)量控制類：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品測試記錄、不合格品處理記錄等。4.財(cái)務(wù)會計(jì)類：費(fèi)用報(bào)銷單、發(fā)票記錄、賬目明細(xì)等。5.人力資源類：員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。6.其他類：如會議記錄、項(xiàng)目文檔、設(shè)備維護(hù)記錄等，涵蓋不屬于上述明確分類的其他各類記錄。（二）記錄編號為便于記錄的識別、查詢和管理，對每類記錄賦予唯一的編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用[類別代碼（2位）+年份（4位）+順序號（4位）]的格式。2.類別代碼：根據(jù)上述記錄分類，分別設(shè)定對應(yīng)的兩位代碼，如行政辦公類為“XG”，業(yè)務(wù)運(yùn)營類為“YW”等。3.年份：記錄生成年份，采用公元紀(jì)年，如2023年表示為“2023”。4.順序號：按照記錄生成的先后順序依次編排，從0001開始遞增。例如，一份2023年5月生成的業(yè)務(wù)運(yùn)營類銷售記錄，其編號為“YW20230123”。三、記錄的填寫要求（一）填寫人員職責(zé)1.直接責(zé)任人：負(fù)責(zé)按照規(guī)定準(zhǔn)確、完整、及時(shí)地填寫與其工作相關(guān)的記錄。填寫人員應(yīng)對記錄內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.審核人：對填寫的記錄進(jìn)行審核，確保記錄符合要求。審核人應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。審核人可根據(jù)實(shí)際情況由上級主管、質(zhì)量管理人員或其他指定人員擔(dān)任。（二）填寫規(guī)范1.字跡清晰：使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水或符合檔案管理要求的中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水，確保字跡清晰、易于辨認(rèn)。2.內(nèi)容完整：按照記錄格式要求，逐項(xiàng)填寫相關(guān)信息，不得遺漏重要內(nèi)容。對于必填項(xiàng)，必須填寫完整；對于非必填項(xiàng)，但與工作相關(guān)且有必要記錄的信息，也應(yīng)予以填寫。3.表述準(zhǔn)確：使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起誤解的表述。對于專業(yè)術(shù)語和縮寫，應(yīng)在首次出現(xiàn)時(shí)進(jìn)行解釋說明。4.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及數(shù)據(jù)填寫的，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。數(shù)據(jù)的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和邏輯關(guān)系。5.簽字確認(rèn)：填寫完成后，填寫人應(yīng)在記錄上簽字，并注明填寫日期。審核人審核通過后，也應(yīng)簽字確認(rèn)，并注明審核日期。（三）修改要求1.修改原則：如發(fā)現(xiàn)記錄填寫有誤，應(yīng)在原記錄上進(jìn)行修改，確保修改痕跡可追溯。嚴(yán)禁刮擦、涂抹、挖補(bǔ)或使用修正液等掩蓋原記錄內(nèi)容。2.修改方法：在錯(cuò)誤的文字或數(shù)據(jù)上劃一條橫線，然后在其上方或附近填寫正確的內(nèi)容，并由修改人簽字確認(rèn)修改日期。修改處較多或影響記錄清晰度時(shí)，應(yīng)重新填寫記錄，并在新記錄上注明“此記錄為[原記錄編號]記錄的更正，原記錄作廢”字樣。四、記錄的收集與整理（一）收集要求1.定期收集：各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，制定記錄收集計(jì)劃，明確記錄收集的周期和責(zé)任人。一般情況下，應(yīng)每周或每月定期收集本部門產(chǎn)生的記錄，并移交至指定的記錄管理部門或人員。2.及時(shí)收集：對于臨時(shí)性或緊急工作產(chǎn)生的記錄，應(yīng)在工作完成后立即收集，確保記錄不丟失、不延誤。3.全面收集：涵蓋本部門所有涉及日常填寫記錄的工作環(huán)節(jié)，不得遺漏重要記錄。收集過程中，應(yīng)檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的記錄及時(shí)返回填寫人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）整理方法1.分類整理：記錄管理部門或人員收到各部門移交的記錄后，按照記錄分類進(jìn)行整理。將同一類別的記錄集中存放，并按照編號順序排列，便于查找和管理。2.裝訂成冊：對于數(shù)量較多、需要長期保存的記錄，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂成冊。裝訂時(shí)應(yīng)確保記錄的順序正確、牢固整齊，并在封面注明記錄類別、年度、起止編號等信息。3.建立索引：為方便快速查詢記錄，應(yīng)建立記錄索引。索引內(nèi)容包括記錄類別、編號、名稱、生成日期、填寫人、審核人等關(guān)鍵信息，并按照一定的格式進(jìn)行編排，如采用電子表格形式存儲在計(jì)算機(jī)中，或制作成紙質(zhì)索引卡片放置在索引文件夾內(nèi)。五、記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要且需要長期保存的記錄，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子存儲：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，部分記錄可采用電子文檔的形式進(jìn)行存儲。電子記錄應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子記錄的訪問權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改電子記錄。（二）保管期限1.法律法規(guī)規(guī)定：對于涉及法律法規(guī)要求保存一定期限的記錄，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。例如，財(cái)務(wù)會計(jì)類記錄一般應(yīng)保存10年以上，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門檢查。2.公司/組織內(nèi)部規(guī)定：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，制定各類記錄的保管期限。一般情況下，行政辦公類記錄保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)運(yùn)營類記錄保管期限為[X]年，質(zhì)量控制類記錄保管期限為[X]年等。保管期限應(yīng)在記錄索引中明確標(biāo)注。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)記錄保管環(huán)境：檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。避免記錄受到陽光直射、潮濕、灰塵等因素的影響，防止記錄褪色、霉變或損壞。2.電子記錄保管環(huán)境：服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)放置在專門的機(jī)房內(nèi)，配備完善的空調(diào)、消防、防雷等設(shè)施。機(jī)房應(yīng)定期進(jìn)行巡檢和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全可靠。同時(shí)，應(yīng)采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止電子記錄被非法入侵、篡改或泄露。六、記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的類別、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批同意后，方可到記錄管理部門或人員處查閱記錄。查閱過程中，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將記錄帶出查閱場所。2.外部查閱：如因法律法規(guī)要求、合作項(xiàng)目需要或其他特殊原因，外部單位或個(gè)人需要查閱公司/組織記錄的，應(yīng)按照公司/組織的對外信息披露管理規(guī)定，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。審批通過后，由記錄管理部門或人員安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督和記錄。（二）使用限制1.僅供查閱：查閱記錄時(shí)，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播記錄內(nèi)容。如需復(fù)制記錄，應(yīng)按照規(guī)定另行辦理復(fù)制申請手續(xù)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制后的記錄應(yīng)按照原記錄的保管要求進(jìn)行保管。2.保密要求：涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的記錄，查閱和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，不得泄露記錄內(nèi)容。對于違反保密規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）查閱記錄的登記1.內(nèi)部查閱登記：記錄管理部門或人員應(yīng)對內(nèi)部員工查閱記錄的情況進(jìn)行登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱記錄類別及編號、查閱目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。2.外部查閱登記：對于外部單位或個(gè)人查閱記錄的情況，除上述內(nèi)部查閱登記內(nèi)容外，還應(yīng)記錄查閱單位或個(gè)人名稱、聯(lián)系方式、審批文號等信息。外部查閱登記記錄應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保存期限不得少于與該記錄保管期限相同的時(shí)間。七、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：記錄達(dá)到規(guī)定的保管期限后，經(jīng)記錄管理部門或人員核實(shí)確認(rèn)，可按照本辦法規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.無保存價(jià)值：對于因業(yè)務(wù)調(diào)整、流程優(yōu)化等原因，已不再具有任何參考價(jià)值或使用價(jià)值的記錄，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，也可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請：由記錄管理部門或人員填寫《記錄銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀記錄的類別、編號、名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并提交至公司/組織的檔案管理負(fù)責(zé)人審批。2.審批：檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)部門對銷毀申請進(jìn)行審核，評估記錄的銷毀必要性和安全性。審核通過后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由記錄管理部門或人員指定專人負(fù)責(zé)記錄的銷毀工作。銷毀方式可根據(jù)記錄的存儲形式選擇合適的方法，如紙質(zhì)記錄可采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子記錄可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并由監(jiān)督人員在《記錄銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。4.記錄備案：記錄銷毀完成后，應(yīng)將《記錄銷毀申請表》、《記錄銷毀登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，作為記錄管理工作的重要檔案保存，以備日后查詢和審計(jì)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司/組織應(yīng)定期對各部門日常填寫記錄的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫質(zhì)量、收集整理情況、存儲保管環(huán)境、查閱使用登記等方面。定期檢查可每季度或每半年進(jìn)行一次，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：除定期檢查外，記錄管理部門或人員還應(yīng)不定期對各部門的記錄管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)：建立記錄管理工作考核指標(biāo)體系，將記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、規(guī)范性等納入考核范圍。同時(shí)，對記錄管理部門或人員的工作績效進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括記錄管理工作的組織協(xié)調(diào)、制度執(zhí)行、檔案安全等