濟(jì)寧物業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范濟(jì)寧地區(qū)物業(yè)服務(wù)采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，維護(hù)公司和業(yè)主的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于濟(jì)寧地區(qū)公司及下屬各物業(yè)項(xiàng)目涉及的各類物業(yè)服務(wù)采購活動，包括但不限于保潔服務(wù)、安保服務(wù)、綠化養(yǎng)護(hù)服務(wù)、設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會公眾監(jiān)督。4.效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立物業(yè)采購管理委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)主代表組成。采購管理委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購政策和戰(zhàn)略，監(jiān)督采購過程，協(xié)調(diào)解決采購中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，負(fù)責(zé)采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物業(yè)服務(wù)需求，提供技術(shù)規(guī)格和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律咨詢和支持。4.質(zhì)量監(jiān)督部門：負(fù)責(zé)對采購的物業(yè)服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢查，參與驗(yàn)收工作。三、采購計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購計(jì)劃制定1.各物業(yè)項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，于每年年底前制定下一年度的物業(yè)服務(wù)采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)采購部門匯總。采購部門根據(jù)匯總的采購計(jì)劃，結(jié)合公司資金狀況和市場情況，編制年度采購總計(jì)劃，報(bào)采購管理委員會審批。（二）采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃編制，明確各項(xiàng)采購項(xiàng)目的預(yù)算金額。采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.采購過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定，履行相應(yīng)的審批程序。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，包括企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等方面。2.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.每年定期對供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫進(jìn)行評估和更新，淘汰不符合要求的供應(yīng)商，補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選擇合適的供應(yīng)商參與投標(biāo)或談判。2.采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式進(jìn)行采購時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.在選擇供應(yīng)商過程中，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)、技術(shù)實(shí)力等因素，進(jìn)行綜合評審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核制度，定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、合同履行情況、價(jià)格水平等進(jìn)行考核。2.考核方式可采用定期檢查、業(yè)主滿意度調(diào)查、投訴處理情況統(tǒng)計(jì)等多種方式。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予獎勵，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購項(xiàng)目進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和合規(guī)性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。采購金額較小的項(xiàng)目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的項(xiàng)目，需報(bào)采購管理委員會審批。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，制定采購方案，明確采購方式、采購文件編制要求、采購時(shí)間安排等內(nèi)容。2.采用公開招標(biāo)方式采購的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序發(fā)布招標(biāo)公告，編制招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.采用邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式采購的，應(yīng)按照相應(yīng)的程序進(jìn)行操作，確保采購過程的公平、公正、公開。4.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解答供應(yīng)商的疑問，處理采購過程中出現(xiàn)的問題。（四）合同簽訂1.確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、合同期限、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審查合同的合法性和合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量監(jiān)督部門等相關(guān)部門，以便各部門履行相應(yīng)的職責(zé)。（五）合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)提供物業(yè)服務(wù)。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.物業(yè)服務(wù)完成后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)識別與評估機(jī)制，對采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)掌握市場價(jià)格變化和供應(yīng)商信息，合理安排采購時(shí)間和采購數(shù)量，降低市場風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定簽訂采購合同，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)處理合同糾紛，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對采購的物業(yè)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和檢查，建立質(zhì)量驗(yàn)收制度，確保服務(wù)質(zhì)量符合合同要求，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購管理委員會定期對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購過程的公平、公正、公開。（二）外部監(jiān)督1.接