昆山存儲(chǔ)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)昆山地區(qū)存儲(chǔ)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于昆山地區(qū)各類企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織在存儲(chǔ)檔案管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映組織或個(gè)人的實(shí)際活動(dòng)和情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等操作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。5.便利性原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：包括各類紅頭文件、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、薪資待遇等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同行業(yè)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為合同檔案、項(xiàng)目檔案、銷售檔案、采購檔案等。5.科技檔案：涉及科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、設(shè)備圖紙等相關(guān)資料。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，以不同的數(shù)字或字母組合表示檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.例如，文書檔案編號(hào)為WS[年份][保管期限代碼][順序號(hào)]，其中年份為公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，保管期限代碼按照長期（C）、中期（Z）、短期（D）設(shè)定，順序號(hào)為該類別檔案在當(dāng)年的流水號(hào)。3.人事檔案編號(hào)為RS[員工編號(hào)]，員工編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)為CW[年份][類別代碼][順序號(hào)]，類別代碼可根據(jù)會(huì)計(jì)科目等進(jìn)行設(shè)定。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為YW[業(yè)務(wù)類型代碼][年份][項(xiàng)目編號(hào)或合同編號(hào)]，業(yè)務(wù)類型代碼根據(jù)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)分。6.科技檔案編號(hào)為KJ[項(xiàng)目編號(hào)][年份][資料類別代碼]，資料類別代碼如圖紙（TZ）、技術(shù)文件（JS）等。7.聲像檔案編號(hào)為SX[年份][主題代碼][順序號(hào)]，主題代碼可根據(jù)聲像內(nèi)容的主題進(jìn)行設(shè)定。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集和整理。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案產(chǎn)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如每月末或每季度末）將檔案移交至檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，同時(shí)附帶必要的說明和注釋。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)?，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)，避免陽光直射和有害氣體侵蝕。3.配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門窗、防蟲藥品、除濕機(jī)、空調(diào)等。（二）存儲(chǔ)方式1.采用密集架存儲(chǔ)檔案，密集架應(yīng)排列整齊，便于操作和管理。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次存放，不同類別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)可選用磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新。4.建立檔案存儲(chǔ)位置索引，標(biāo)明每一份檔案的具體存放位置，方便快速查找。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)提前向本單位提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱申請(qǐng)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)與檔案管理部門簽訂《檔案借閱協(xié)議書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及財(cái)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查和評(píng)估。3.對(duì)于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，銷毀后應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上記錄銷毀情況，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長期保存，作為檔案銷毀工作的憑證。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合長期保存的要求，如PDF/A等。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的元數(shù)據(jù)信息錄入數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、鑒定銷毀等功能。2.提供權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.支持多方式檢索，如按關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速獲取所需檔案信息。4.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)。5.定期向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.參與檔案的鑒定和銷毀工作，協(xié)助編制檔案銷毀清冊(cè)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容和相關(guān)信息。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、存儲(chǔ)環(huán)境安全、查閱借閱登記等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查