加強印章外借管理辦法一、使用背景在公司的日常運營中，印章作為重要的文件簽署和證明工具，具有極高的權(quán)威性和法律效力。然而，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，印章外借的情況時有發(fā)生。印章外借雖然在一定程度上滿足了業(yè)務(wù)開展的需求，但也帶來了諸多風(fēng)險，如印章失控、被冒用導(dǎo)致公司面臨法律糾紛和經(jīng)濟損失等。為了確保公司印章的安全使用，維護公司的合法權(quán)益，特制定本加強印章外借管理辦法。本辦法嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行的印章管理標(biāo)準(zhǔn)，旨在規(guī)范公司印章外借行為，保障公司運營的安全與穩(wěn)定。二、管理原則1.謹(jǐn)慎外借原則：我們鼓勵各部門在提出印章外借申請時，務(wù)必謹(jǐn)慎評估必要性，只有在確實無法通過其他方式替代的情況下，才考慮印章外借。2.嚴(yán)格審批原則：印章外借需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保外借行為符合公司利益和相關(guān)規(guī)定，希望大家認真對待審批環(huán)節(jié)，如實提供相關(guān)信息。3.安全可控原則：在印章外借期間，要確保印章處于可控狀態(tài)，避免出現(xiàn)印章遺失、被盜用等風(fēng)險，保障公司印章的安全。三、印章分類及管理責(zé)任1.公司公章：代表公司的最高權(quán)力象征，由公司辦公室指定專人負責(zé)保管。2.合同專用章：用于簽訂各類合同文件，由合同管理部門指定專人保管。3.財務(wù)專用章：涉及公司財務(wù)收支等重要財務(wù)事務(wù)，由財務(wù)部門指定專人保管。各保管部門需明確印章保管責(zé)任人，建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章的使用時間、用途、借用人等信息。四、外借申請流程1.提出申請：如需外借印章，借用人需填寫《印章外借申請表》，詳細說明外借印章的用途、使用期限、歸還時間等信息。申請表需經(jīng)借用人所在部門負責(zé)人簽字確認，表明對申請事項的知曉和同意。2.部門審批：借用人所在部門負責(zé)人將申請表提交至印章保管部門進行審核。印章保管部門需對申請事項的合理性、必要性進行評估，如認為申請理由不充分，有權(quán)要求借用人進一步說明情況或補充相關(guān)材料。經(jīng)審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至印章保管部門負責(zé)人簽字審批。3.高層審批：對于涉及金額較大、重要合同簽訂等重大事項的印章外借申請，需提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)進行審批。高層領(lǐng)導(dǎo)將綜合考慮公司利益、風(fēng)險因素等，做出最終審批決定。4.印章外借：經(jīng)各級審批通過后，印章保管人員按照審批意見，將印章外借給借用人，并要求借用人在《印章外借登記表》上簽字確認接收。五、外借期間管理要求1.專人攜帶原則：印章外借期間，必須由借用人本人或借用人指定的專人負責(zé)攜帶印章，不得委托他人代拿，確保印章始終處于可控狀態(tài)。2.現(xiàn)場使用原則：印章外借后，原則上應(yīng)在借用人所在部門或指定的辦公場所使用，不得將印章攜帶至與申請用途無關(guān)的場所使用。如需在其他場所使用，需提前向印章保管部門報備，并經(jīng)同意后方可進行。3.使用監(jiān)督原則：借用人在使用印章時，印章保管人員或公司指定的監(jiān)督人員應(yīng)在場進行監(jiān)督，確保印章使用符合申請用途，避免出現(xiàn)違規(guī)使用情況。4.歸還登記原則：印章使用完畢后，借用人應(yīng)及時將印章歸還至印章保管部門。印章保管人員需對歸還的印章進行仔細檢查，確認印章完好無損、使用記錄與申請表一致后，在《印章外借登記表》上登記印章歸還情況。六、風(fēng)險防范措施1.背景調(diào)查：在印章外借前，應(yīng)對借用人的身份、信用狀況等進行必要的背景調(diào)查，確保借用人具備良好的信譽和資質(zhì)，降低潛在風(fēng)險。2.簽訂協(xié)議：對于重要的印章外借事項，可與借用人簽訂《印章外借使用協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容，以法律手段保障公司權(quán)益。3.定期檢查：印章保管部門應(yīng)定期對印章外借情況進行檢查，核對使用記錄、歸還情況等，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的問題。4.風(fēng)險預(yù)警：建立印章外借風(fēng)險預(yù)警機制，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險情況進行實時監(jiān)測和預(yù)警。一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即采取措施，如暫停印章外借、追回印章等，避免公司遭受損失。七、違規(guī)處理1.對于未經(jīng)審批擅自外借印章的行為：一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對相關(guān)責(zé)任人進行嚴(yán)肅批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。如因擅自外借印章給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。2.對于在印章外借過程中存在違規(guī)使用行為的：如印章使用超出申請用途、未按規(guī)定進行現(xiàn)場使用監(jiān)督等，將責(zé)令立即改正，并對相關(guān)責(zé)任人進行警告。如造成嚴(yán)重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。3.對于印章外借后未按時歸還或造成印章遺失、損壞的：借用人應(yīng)及時向公司報告，并采取有效措施挽回損失。同時，公司將對借用人進行嚴(yán)肅處理，要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)