文件收發(fā)傳閱管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司文件的收發(fā)、傳閱流程，確保文件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間文件的收發(fā)、傳閱及相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.及時高效原則確保文件在規(guī)定時間內(nèi)準(zhǔn)確傳遞到相關(guān)人員手中，避免延誤。2.安全保密原則嚴(yán)格保護(hù)文件的安全，防止文件丟失、泄露等情況發(fā)生。3.責(zé)任明確原則明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保文件流轉(zhuǎn)過程中的各項(xiàng)工作有人負(fù)責(zé)。二、文件收發(fā)管理（一）收文管理1.公司設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)接收外部來文。2.外部來文包括上級機(jī)關(guān)文件、平行單位文件、下級單位文件、各類函件等。3.收文人員收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等。4.對收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件是否完整、清晰，有無破損等情況。5.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定文件的傳閱范圍和緊急程度。6.將登記后的文件及時送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人閱批。（二）發(fā)文管理1.公司內(nèi)部各部門需要發(fā)文時，應(yīng)填寫《發(fā)文審批表》，注明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、主送單位、抄送單位等信息。2.《發(fā)文審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由發(fā)文部門負(fù)責(zé)文件的起草、校對、排版等工作。4.文件排版完成后，交由文印室進(jìn)行打印、裝訂。5.文印室打印裝訂好文件后，將文件交回發(fā)文部門。6.發(fā)文部門負(fù)責(zé)將文件發(fā)放給主送單位和抄送單位，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、文號、發(fā)放日期、發(fā)放對象等信息。三、文件傳閱管理（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由文件閱批人確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體的部門和人員。2.對于涉及多個部門的文件，應(yīng)確保相關(guān)部門的人員都能及時傳閱。（二）傳閱流程1.文件收發(fā)人員將文件按照傳閱范圍依次傳遞給相關(guān)人員。2.傳閱人員收到文件后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱讀完畢，并在文件傳閱單上簽字確認(rèn)。傳閱單應(yīng)隨文件一同流轉(zhuǎn)，記錄文件的傳閱情況。3.傳閱人員閱讀文件后，如有批示或意見，應(yīng)在文件上注明，并及時將文件傳遞給下一位傳閱人員。4.文件傳閱完畢后，由文件收發(fā)人員負(fù)責(zé)將文件收回，并進(jìn)行整理歸檔。（三）傳閱時間控制1.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)傳閱完畢。緊急文件的傳閱時間一般不超過[X]小時。2.對于一般文件，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)傳閱完畢。（四）傳閱過程中的注意事項(xiàng)1.傳閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自將文件轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.如文件在傳閱過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況，傳閱人員應(yīng)及時向文件收發(fā)人員報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.傳閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件的保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。四、文件歸檔管理（一）歸檔范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件。3.平行單位和下級單位來文涉及公司重要事項(xiàng)的文件。（二）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于緊急文件或有特殊要求的文件，應(yīng)及時歸檔。（三）歸檔要求1.文件應(yīng)分類整理，按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行編號。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲位置進(jìn)行保存。（四）檔案保管1.公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的保管工作。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.外部單位人員查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并按照公司規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。五、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文件保密制度，明確文件保密工作的責(zé)任和要求。2.所有涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.對文件的起草、打印、復(fù)印、傳遞、保管等環(huán)節(jié)采取保密措施，防止文件泄露。2.涉密文件應(yīng)在專門的場所進(jìn)行處理，無關(guān)人員不得進(jìn)入。3.對涉密文件的存儲介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行加密處理，并妥善保管。4.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識。（三）保密責(zé)任1.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對文件的安全保密負(fù)責(zé)。2.傳閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得泄露文件內(nèi)容。如因工作失誤導(dǎo)致文件泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對文件收發(fā)傳閱管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件登記、傳閱、歸檔、保密等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核機(jī)制1.建立文件收發(fā)傳閱管理工作考核機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括文件處理的及時性、準(zhǔn)確性