部門erp使用管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司部門ERP系統(tǒng)的使用，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息共享與協(xié)同辦公，促進(jìn)公司管理水平的提升，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門使用ERP系統(tǒng)的相關(guān)人員，包括系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)操作人員、數(shù)據(jù)維護(hù)人員等。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。2.安全性原則：高度重視系統(tǒng)安全，采取有效措施保護(hù)公司ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.規(guī)范性原則：明確各部門和人員在ERP系統(tǒng)使用中的職責(zé)、權(quán)限和操作流程，確保系統(tǒng)使用的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.高效性原則：通過ERP系統(tǒng)的合理應(yīng)用，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，提升公司整體競(jìng)爭(zhēng)力。5.持續(xù)改進(jìn)原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求的變化，不斷完善ERP系統(tǒng)的功能和使用管理制度，持續(xù)提升系統(tǒng)應(yīng)用水平。二、職責(zé)分工（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批ERP系統(tǒng)建設(shè)、升級(jí)改造等重大事項(xiàng)，確保系統(tǒng)建設(shè)與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。2.監(jiān)督ERP系統(tǒng)使用管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）信息部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持和安全管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化和升級(jí)改造，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問題。3.組織開展ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提高員工的系統(tǒng)操作技能和應(yīng)用水平。4.制定系統(tǒng)備份與恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（三）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化，確保業(yè)務(wù)操作符合系統(tǒng)要求和公司管理規(guī)定。2.組織本部門員工參加ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保員工熟悉系統(tǒng)操作流程和業(yè)務(wù)規(guī)則。3.負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。4.配合信息部門做好系統(tǒng)測(cè)試、驗(yàn)收等工作，及時(shí)反饋系統(tǒng)使用過程中存在的問題和改進(jìn)建議。（四）系統(tǒng)管理員1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)用戶賬號(hào)的創(chuàng)建、修改和刪除，分配用戶權(quán)限，確保用戶權(quán)限與工作職責(zé)相匹配。2.監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)異常情況，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期對(duì)系統(tǒng)日志進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.協(xié)助信息部門進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)工作，配合完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)操作。（五）業(yè)務(wù)操作人員1.嚴(yán)格按照ERP系統(tǒng)操作流程進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，確保操作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.及時(shí)錄入、更新和維護(hù)本崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。3.妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人，如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常及時(shí)報(bào)告系統(tǒng)管理員。4.積極參加ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和系統(tǒng)應(yīng)用能力。三、系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.員工入職時(shí)，系統(tǒng)管理員根據(jù)其工作職責(zé)為其創(chuàng)建ERP系統(tǒng)賬號(hào)，并分配相應(yīng)的初始密碼。員工應(yīng)在首次登錄系統(tǒng)后及時(shí)修改密碼，設(shè)置強(qiáng)度符合公司要求的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長(zhǎng)度不少于規(guī)定位數(shù)。2.員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員在確認(rèn)相關(guān)工作交接完成后，及時(shí)刪除或調(diào)整其ERP系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限。3.嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)行操作，因工作需要臨時(shí)使用他人賬號(hào)的，必須經(jīng)過賬號(hào)所有者同意，并在使用完畢后及時(shí)退出系統(tǒng)。（二）操作流程1.業(yè)務(wù)操作人員在進(jìn)行ERP系統(tǒng)操作前，應(yīng)熟悉本崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)操作手冊(cè)，明確操作步驟和注意事項(xiàng)。2.按照系統(tǒng)提示進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改、刪除等操作，確保操作的準(zhǔn)確性和完整性。操作過程中如遇系統(tǒng)故障或異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)報(bào)告系統(tǒng)管理員。3.對(duì)于重要業(yè)務(wù)操作，如涉及資金收付、合同簽訂等，操作人員應(yīng)在操作完成后進(jìn)行二次確認(rèn)，確保操作無誤。4.在ERP系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵循“誰操作、誰負(fù)責(zé)”的原則，操作人員應(yīng)對(duì)所錄入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)維護(hù)規(guī)范進(jìn)行操作，不得擅自修改系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如需修改基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)填寫數(shù)據(jù)修改申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、信息部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。3.在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)，應(yīng)按照信息部門制定的備份策略執(zhí)行，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，保存期限符合公司規(guī)定。（四）系統(tǒng)安全1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得在公共場(chǎng)所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄ERP系統(tǒng)。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理員，并及時(shí)修改密碼。2.嚴(yán)禁在ERP系統(tǒng)中安裝未經(jīng)公司批準(zhǔn)的軟件或插件，不得隨意更改系統(tǒng)配置和參數(shù)，以免影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全漏洞或受到攻擊，應(yīng)及時(shí)報(bào)告信息部門，信息部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)癱瘓。四、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工實(shí)際需求，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)對(duì)象等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)安全等方面，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法和技巧。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)演示、實(shí)際操作等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.信息部門負(fù)責(zé)組織ERP系統(tǒng)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)講師應(yīng)具備豐富的系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠熟練講解培訓(xùn)內(nèi)容。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合信息部門開展培訓(xùn)工作，組織本部門員工按時(shí)參加培訓(xùn)。員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容，積極參與培訓(xùn)互動(dòng)，確保培訓(xùn)效果。3.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)及時(shí)收集員工的反饋意見和建議，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和方式進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，提高培訓(xùn)質(zhì)量。（三）考核評(píng)估1.信息部門應(yīng)建立ERP系統(tǒng)培訓(xùn)考核機(jī)制，對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核評(píng)估?？己朔绞娇刹捎美碚摽荚?、實(shí)際操作、項(xiàng)目作業(yè)等多種形式。2.員工參加ERP系統(tǒng)培訓(xùn)后，應(yīng)通過考核方可獨(dú)立進(jìn)行系統(tǒng)操作。對(duì)于考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至考核合格為止。3.將員工ERP系統(tǒng)培訓(xùn)考核結(jié)果納入個(gè)人績(jī)效考核體系，與員工的薪酬、晉升等掛鉤，激勵(lì)員工積極參加培訓(xùn)，提高系統(tǒng)應(yīng)用水平。五、系統(tǒng)監(jiān)控與審計(jì)（一）系統(tǒng)監(jiān)控1.信息部門應(yīng)建立ERP系統(tǒng)監(jiān)控機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)、性能指標(biāo)、用戶操作等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)異常情況。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期查看系統(tǒng)日志，分析用戶操作行為，發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作或異常情況及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于系統(tǒng)性能指標(biāo)，如響應(yīng)時(shí)間、吞吐量等，應(yīng)設(shè)定合理的閾值，當(dāng)指標(biāo)超出閾值時(shí)，及時(shí)進(jìn)行性能優(yōu)化和調(diào)整，確保系統(tǒng)的高效運(yùn)行。（二）審計(jì)管理1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查系統(tǒng)操作是否符合規(guī)定、數(shù)據(jù)是否真實(shí)準(zhǔn)確、安全措施是否有效等。2.審計(jì)人員應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、審計(jì)方法和審計(jì)重點(diǎn)，確保審計(jì)工作的全面性和準(zhǔn)確性。3.在審計(jì)過程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，形成審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時(shí)解決。六、故障處理與應(yīng)急響應(yīng)（一）故障報(bào)告1.業(yè)務(wù)操作人員在使用ERP系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常情況時(shí)，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)報(bào)告系統(tǒng)管理員。2.系統(tǒng)管理員接到故障報(bào)告后，應(yīng)詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響范圍等信息，并迅速判斷故障類型和嚴(yán)重程度。（二）故障處理1.對(duì)于一般性故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行排查和修復(fù)，盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。如遇復(fù)雜故障，應(yīng)及時(shí)通知信息部門技術(shù)人員進(jìn)行協(xié)助處理。2.在故障處理過程中，應(yīng)采取必要的應(yīng)急措施，如切換備用系統(tǒng)、手工處理業(yè)務(wù)等，確保公司業(yè)務(wù)不受重大影響。3.故障處理完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)故障原因進(jìn)行分析總結(jié)，制定相應(yīng)的防范措施，避免類似故障再次發(fā)生。（三）應(yīng)急響應(yīng)1.公司應(yīng)制定ERP系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程、各部門職責(zé)和應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.在發(fā)生重大系統(tǒng)故障或突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，各部門