運(yùn)輸公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)運(yùn)輸公司檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運(yùn)輸公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，并做好相關(guān)記錄。6.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷工作，并定期向檔案室移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的真實(shí)、完整和安全。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案機(jī)密信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件材料，包括運(yùn)輸業(yè)務(wù)合同、運(yùn)輸計(jì)劃、調(diào)度指令、車輛運(yùn)行記錄、安全檢查記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、培訓(xùn)記錄等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織文件、黨員名冊(cè)、工會(huì)活動(dòng)記錄等。5.公司基本建設(shè)、技術(shù)改造等項(xiàng)目中形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.公司對(duì)外交往中形成的文件材料，如合作協(xié)議、往來(lái)信函、接待記錄等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實(shí)的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等，將檔案分為行政管理類、運(yùn)輸業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類、黨群工作類、基本建設(shè)類等類別。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并向檔案室移交。2.對(duì)于一些重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行整理、編目，填寫(xiě)《檔案移交清單》。2.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并提交給檔案室。3.檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門溝通解決。4.審核無(wú)誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交工作。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)等方面的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的重要文件，如運(yùn)輸業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性文件材料，如行政公文、會(huì)議紀(jì)要等。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行保管，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與保管臺(tái)賬一致。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交給所在部門負(fù)責(zé)人簽字。3.根據(jù)查閱權(quán)限，將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱人員持批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案室查閱檔案，檔案室檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。5.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室檔案管理人員同意。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性。（三）利用管理1.鼓勵(lì)公司員工充分利用檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。2.對(duì)檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容等信息。3.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用的規(guī)律和特點(diǎn)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，初步確定需要鑒定的檔案范圍。2.對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案鑒定小組召開(kāi)會(huì)議，對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行討論，形成最終的鑒定結(jié)論。4.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過(guò)程的安全、保密。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.對(duì)銷毀的檔案，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀工作完成后，應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》及相關(guān)記錄歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)等操作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管