工程公司供應商管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范工程公司（以下簡稱“公司”）供應商管理工作，確保所采購的物資、設備及服務符合工程要求，保障工程質量，降低采購成本，提高公司整體運營效率，實現(xiàn)與供應商的互利共贏。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目涉及的物資、設備采購及服務外包業(yè)務的供應商管理。包括但不限于原材料、構配件、機械設備、儀器儀表、運輸服務、安裝調(diào)試服務、技術支持服務等供應商的選擇、評估、采購、合作及監(jiān)督等環(huán)節(jié)。3.基本原則公平公正原則：在供應商選擇、評估和合作過程中，遵循公平、公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會，不受任何歧視。質量優(yōu)先原則：將供應商提供產(chǎn)品和服務的質量作為首要考慮因素，確保所采購的物資和服務能夠滿足工程質量要求。成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保供應商管理工作合法合規(guī)。二、供應商選擇1.供應商信息收集市場調(diào)研：采購部門定期開展市場調(diào)研，收集潛在供應商的信息，包括供應商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等。行業(yè)推薦：關注行業(yè)動態(tài)，向同行業(yè)企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、專業(yè)媒體等咨詢推薦優(yōu)質供應商。網(wǎng)絡搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、專業(yè)采購平臺等渠道，查找符合公司需求的供應商。供應商自薦：接受供應商主動提交的合作意向書及相關資料。2.供應商篩選資質審核：對收集到的供應商信息進行初步審核，核實供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質量認證、稅務登記證等相關資質文件的真實性和有效性。實地考察：對于重要物資、設備及服務的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、生產(chǎn)設備、技術水平、人員配備等情況。實地考察應形成考察報告，作為供應商選擇的重要依據(jù)。樣品測試：要求供應商提供樣品進行測試，檢驗樣品的質量、性能等是否符合公司要求。樣品測試合格后方可進入供應商候選名單。3.供應商評估評估指標設定：建立供應商評估指標體系，包括但不限于質量、價格、交貨期、售后服務、技術能力、財務狀況、信譽等方面的指標。各項指標應根據(jù)公司實際需求和重要性設定相應的權重。評估方法選擇：采用定性與定量相結合的評估方法，對供應商進行綜合評估。定性評估可通過問卷調(diào)查、面談、實地考察等方式進行；定量評估可運用數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計方法等對供應商的各項指標進行量化評分。定期評估與動態(tài)管理：采購部門定期（每年至少一次）對供應商進行全面評估，并根據(jù)評估結果對供應商進行動態(tài)管理。對于評估結果優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會；對于評估結果較差的供應商，及時采取改進措施或終止合作。4.供應商選擇決策組建評估小組：由采購部門牽頭，會同工程技術部門、質量部門、財務部門等相關人員組成供應商評估小組，負責對供應商的評估和選擇決策。綜合評審：評估小組根據(jù)供應商的評估結果，對候選供應商進行綜合評審，權衡各方面因素，選擇最適合公司需求的供應商。審批確定：供應商選擇結果經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司主管領導審批確定。審批通過后的供應商納入公司合格供應商名錄。三、采購合同管理1.合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)采購需求和選定的供應商，起草采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。合同審核：采購合同起草完成后，應提交公司法律部門或法律顧問進行審核。法律部門應對合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進行審查，提出修改意見，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的合同應加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管合同副本。2.合同執(zhí)行供應商通知：采購部門應及時將簽訂的采購合同副本發(fā)送給供應商，并通知供應商按照合同約定履行義務。進度跟蹤：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行進度，定期與供應商溝通，了解物資生產(chǎn)、運輸、交付等情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。如發(fā)現(xiàn)供應商有違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，督促供應商整改，并向公司相關領導匯報。變更管理：如因工程變更、市場變化等原因需要對采購合同進行變更，采購部門應及時與供應商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。合同變更協(xié)議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。3.合同驗收驗收準備：在物資或服務交付前，采購部門應通知工程技術部門、質量部門等相關人員做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉采購合同要求和驗收標準，制定驗收計劃。初步驗收：物資或服務交付后，采購部門組織相關人員進行初步驗收。初步驗收主要檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等是否符合合同要求，服務是否按照合同約定提供。初步驗收合格后，驗收人員應填寫初步驗收報告。最終驗收：對于重要物資、設備及服務，在初步驗收合格后，還應進行最終驗收。最終驗收由公司組織相關部門和人員，按照合同約定的質量標準和驗收規(guī)范進行全面驗收。最終驗收合格后，驗收人員應填寫最終驗收報告。驗收合格的物資或服務方可辦理入庫手續(xù)或支付款項。驗收問題處理：如在驗收過程中發(fā)現(xiàn)物資或服務存在質量問題、數(shù)量短缺等不符合合同要求的情況，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商限期整改或退換貨。供應商應承擔因整改或退換貨產(chǎn)生的費用和損失。如供應商拒絕承擔責任，公司可按照合同約定追究供應商的違約責任。四、供應商日常管理1.溝通協(xié)調(diào)定期溝通會議：采購部門定期組織與供應商的溝通會議，一般每月至少一次。會議主要內(nèi)容包括總結上一階段的合作情況，討論解決合作過程中存在的問題，協(xié)調(diào)下一階段的工作安排等。通過溝通會議，加強雙方的信息交流，增進彼此的了解和信任。日常聯(lián)絡：采購人員與供應商保持日常聯(lián)絡，及時處理采購過程中的各種問題。對于緊急事項，應通過電話、郵件等方式及時溝通協(xié)調(diào)，確保問題得到快速解決。2.績效評價評價指標設定：建立供應商績效評價指標體系，包括質量、交貨期、價格、服務等方面的指標。具體指標應根據(jù)公司對供應商的要求和合作實際情況設定。評價周期與方法：采購部門每月對供應商的績效進行評價，每季度進行一次綜合評價。評價方法采用定量與定性相結合的方式，通過對供應商的各項指標完成情況進行統(tǒng)計分析，并結合日常合作中的表現(xiàn)進行綜合評價。評價結果應用：根據(jù)供應商績效評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)較差的供應商進行警告、限期整改，如整改后仍不符合要求，可終止合作。3.培訓與輔導供應商培訓：根據(jù)公司需求和供應商實際情況，采購部門定期組織對供應商的培訓。培訓內(nèi)容包括公司的質量要求、技術標準、管理規(guī)范等方面的知識，幫助供應商提高產(chǎn)品質量和服務水平，更好地滿足公司需求。供應商輔導：對于在合作過程中出現(xiàn)問題較多的供應商，采購部門應安排專人進行輔導。輔導人員深入供應商現(xiàn)場，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況，幫助供應商分析問題原因，提出改進建議，并協(xié)助供應商制定整改措施，確保供應商能夠持續(xù)改進，提高合作質量。五、供應商風險管理1.風險識別市場風險：關注市場供求關系、價格波動、原材料供應等因素變化對供應商的影響，評估可能導致供應商無法按時、按質、按量提供物資或服務的風險。質量風險：對供應商的質量管理體系進行評估，識別可能因供應商質量控制不力導致產(chǎn)品質量不合格的風險，如原材料質量問題、生產(chǎn)工藝缺陷、檢驗檢測不嚴格等。交貨期風險：分析供應商的生產(chǎn)能力、物流運輸?shù)纫蛩?，評估可能出現(xiàn)交貨延遲的風險，如生產(chǎn)計劃安排不當、運輸途中出現(xiàn)意外等。法律風險：審查供應商的經(jīng)營合法性、合同履行能力等情況，識別可能因供應商違法違規(guī)行為或合同糾紛給公司帶來的法律風險。2.風險評估可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)經(jīng)驗、供應商現(xiàn)狀等因素，對識別出的風險發(fā)生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。影響程度評估：評估風險發(fā)生后對公司工程進度、質量、成本等方面的影響程度，分為嚴重、較大、一般三個等級。風險矩陣繪制：將風險發(fā)生的可能性和影響程度進行組合，繪制風險矩陣圖，直觀展示各類風險的等級，為風險應對提供依據(jù)。3.風險應對風險規(guī)避：對于風險等級較高且無法有效控制的風險，如供應商存在嚴重違法違規(guī)行為或經(jīng)營狀況惡化可能導致無法履行合同的情況，應及時終止合作，規(guī)避風險。風險降低：針對風險發(fā)生可能性較高或影響程度較大的風險，采取相應的措施降低風險。如對于質量風險，加強對供應商的質量監(jiān)督和檢驗檢測；對于交貨期風險，與供應商協(xié)商增加備用供應商或簽訂備用合同等。風險轉移：通過購買保險、要求供應商提供擔保等方式，將部分風險轉移給第三方。如對于因自然災害、意外事故等不可抗力因素導致的交貨延遲風險，可要求供應商購買相應的保險。風險接受：對于風險發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風險，在公司能夠承受的范圍內(nèi)，可選擇接受風險，并密切關注風險變化情況，適時采取應對措施。六、信息管理1.供應商信息檔案建立檔案內(nèi)容：采購部門負責建立供應商信息檔案，檔案內(nèi)容應包括供應商的基本信息、資質文件、評估報告、采購合同、合作記錄、績效評價結果等。檔案更新：定期對供應商信息檔案進行更新，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。如供應商的基本信息發(fā)生變更、合作情況有新的進展等，應及時在檔案中記錄。2.信息共享與保密信息共享：在確保供應商信息安全的前提下，采購部門應與公司內(nèi)部相關部門共享供應商信息，以便各部門在工作中能夠及時了解供應商情況，協(xié)同開展工作。信息保密：嚴格遵守公司信息保密制度，對供應商信息進行