集團(tuán)公司介紹信管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司介紹信的管理，規(guī)范介紹信的開(kāi)具、使用和保管流程，確保介紹信的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)集團(tuán)公司的正常工作秩序和合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）。（三）基本原則1.嚴(yán)格規(guī)范原則：介紹信的開(kāi)具、使用和保管必須嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和要求進(jìn)行，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.權(quán)責(zé)明確原則：明確各單位、各部門及相關(guān)人員在介紹信管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人。3.安全保密原則：加強(qiáng)介紹信的安全保密工作，防止介紹信被盜用、冒用或遺失，保護(hù)集團(tuán)公司的商業(yè)秘密和利益。二、介紹信的定義與分類（一）定義介紹信是集團(tuán)公司出具的，用以證明持信人身份、介紹其前往相關(guān)單位辦理業(yè)務(wù)或聯(lián)系工作的書(shū)面憑證。（二）分類1.正式介紹信：用于集團(tuán)公司員工因公務(wù)需要前往外部單位辦理重要業(yè)務(wù)、簽訂合同、參加會(huì)議等正式場(chǎng)合。2.臨時(shí)介紹信：用于員工因臨時(shí)性工作需要，如短期出差、調(diào)研、培訓(xùn)等，在較短時(shí)間內(nèi)前往相關(guān)單位辦理事務(wù)。三、介紹信的開(kāi)具（一）開(kāi)具流程1.申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表：需要開(kāi)具介紹信的員工（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)人”）應(yīng)如實(shí)填寫《集團(tuán)公司介紹信申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)說(shuō)明介紹信的用途、前往單位、有效期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)事項(xiàng)屬實(shí)、合理，符合本部門工作需要，并簽字審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定和工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，簽署審批意見(jiàn)。4.介紹信開(kāi)具：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)介紹信的開(kāi)具。辦公室應(yīng)按照申請(qǐng)表填寫的內(nèi)容，準(zhǔn)確、規(guī)范地開(kāi)具介紹信，并加蓋集團(tuán)公司公章。5.介紹信發(fā)放：介紹信開(kāi)具完成后，辦公室應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人領(lǐng)取。申請(qǐng)人領(lǐng)取介紹信時(shí)，需在《集團(tuán)公司介紹信領(lǐng)取登記表》（以下簡(jiǎn)稱“登記表”）上簽字確認(rèn)。（二）開(kāi)具要求1.介紹信應(yīng)使用集團(tuán)公司統(tǒng)一印制的信箋，并按照規(guī)定格式填寫，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.介紹信上的信息應(yīng)與申請(qǐng)表一致，包括申請(qǐng)人姓名、所在部門、職務(wù)、前往單位、事由、有效期限等。3.介紹信的有效期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要合理確定，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)有效期的，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.介紹信應(yīng)加蓋集團(tuán)公司公章，公章應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在介紹信的空白處。四、介紹信的使用（一）使用范圍持信人應(yīng)按照介紹信注明的用途，在有效期內(nèi)前往指定單位辦理相關(guān)業(yè)務(wù)或聯(lián)系工作，不得擅自更改介紹信的內(nèi)容和用途。（二）使用要求1.持信人在使用介紹信時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ匠鍪?，并接受?duì)方的核實(shí)和查驗(yàn)。如對(duì)方對(duì)介紹信有疑問(wèn)或要求提供其他證明材料的，持信人應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)信息。2.持信人應(yīng)妥善保管介紹信，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人使用。如因特殊情況需要委托他人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可將介紹信交予受托人。受托人在使用介紹信時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.持信人在使用介紹信辦理完業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將介紹信交回集團(tuán)公司辦公室。辦公室應(yīng)對(duì)交回的介紹信進(jìn)行審核，確認(rèn)介紹信已按規(guī)定用途使用，并在登記表上注明使用情況。五、介紹信的保管（一）保管責(zé)任集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)介紹信的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)介紹信的收發(fā)、登記、歸檔等工作，確保介紹信的安全和完整。（二）保管要求1.介紹信應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，確保介紹信的安全保管。2.辦公室應(yīng)建立介紹信保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄介紹信的領(lǐng)取、使用、交回等情況，做到賬實(shí)相符。3.定期對(duì)介紹信的保管情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。如發(fā)現(xiàn)介紹信被盜用、冒用或遺失的，應(yīng)立即采取措施，向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)通知相關(guān)單位，采取必要的防范措施，防止造成損失。六、介紹信的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失處理1.如持信人發(fā)現(xiàn)介紹信遺失，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并在第一時(shí)間通知集團(tuán)公司辦公室。2.辦公室接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施，通過(guò)適當(dāng)方式向可能涉及的單位發(fā)出遺失聲明，告知介紹信已遺失，防止他人冒用。3.同時(shí)，辦公室應(yīng)協(xié)助持信人辦理補(bǔ)辦手續(xù)。持信人需填寫《集團(tuán)公司介紹信補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明介紹信遺失的原因、經(jīng)過(guò)等情況，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦公室重新開(kāi)具介紹信。（二）補(bǔ)辦要求1.補(bǔ)辦的介紹信應(yīng)在備注欄中注明“遺失補(bǔ)辦”字樣，并注明原介紹信的編號(hào)、開(kāi)具日期等信息。2.補(bǔ)辦介紹信的流程和要求與開(kāi)具介紹信的流程相同，但應(yīng)在申請(qǐng)表中注明“遺失補(bǔ)辦”相關(guān)情況。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門集團(tuán)公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)各單位介紹信的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保介紹信管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.介紹信的開(kāi)具、使用和保管是否符合本制度規(guī)定的流程和要求。2.申請(qǐng)表、登記表等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。3.介紹信的使用是否符合規(guī)定用途，有無(wú)擅自更改、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓等違規(guī)行為。4.介紹信的保管是否安全，有無(wú)被盜用、冒用或遺失等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門定期對(duì)各單位介紹信的管理情況進(jìn)行全面檢查，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.不定期抽查：審計(jì)部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各單位介紹信的管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查介紹信的使用頻率較高或存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的單位。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)單位限期整改。2.各單位應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，認(rèn)真分析原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并將整改情況及時(shí)報(bào)告審計(jì)部門。3.對(duì)于違反本制度規(guī)定的單位和個(gè)人，集團(tuán)公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。