檔案館實物庫房管理制度一、總則（一）目的為加強檔案館實物庫房的管理，確保實物的安全與完整，充分發(fā)揮實物檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館實物庫房內(nèi)各類實物檔案的管理，包括但不限于歷史文物、榮譽證書、印章、獎牌、獎杯等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保實物檔案在存儲過程中的安全，防止損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。2.分類管理原則：按照實物的類別、來源、時間等因素進行科學分類，便于管理和查找。3.規(guī)范操作原則：嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范實物檔案的收集、整理、存儲、保管、利用等操作流程。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.本單位在各項工作中形成的具有保存價值的實物，如反映本單位歷史沿革、重大事件、重要活動的實物。2.上級機關(guān)、其他單位頒發(fā)給本單位的榮譽證書、獎牌、獎杯等。3.本單位使用過的具有代表性的印章、標識等。4.其他具有保存價值的實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責實物檔案的收集工作，及時將本部門形成的實物檔案移交至檔案館實物庫房。2.收集的實物應(yīng)保持完整、清潔，如有損壞或缺失，應(yīng)及時修復(fù)或補充。3.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密等特殊實物，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）收集流程1.實物形成部門填寫《實物檔案移交清單》，詳細記錄實物的名稱、數(shù)量、來源、形成時間、保管期限等信息。2.將填寫好的《實物檔案移交清單》與實物一并移交至檔案館實物庫房。3.檔案館實物庫房管理人員對移交的實物和清單進行核對，核對無誤后簽字確認，并將實物妥善存放。三、實物檔案的整理（一）分類標準1.按實物類別分類：如文物、榮譽證書、印章、獎牌、獎杯等。2.按來源分類：分為本單位形成的實物、上級機關(guān)頒發(fā)的實物、其他單位贈送的實物等。3.按時間順序分類：對于同一類實物，按照形成時間的先后順序進行排列。（二）編號規(guī)則1.為每一件實物檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號可采用“年份+類別代碼+順序號”的方式，如“2023W001”，其中“2023”表示年份，“W”表示文物類別代碼，“001”表示該類別下的順序號。（三）編目要求1.為每一件實物檔案建立詳細的目錄，目錄應(yīng)包括編號、名稱、類別、來源、形成時間、保管期限、存放位置等信息。2.編目應(yīng)準確、清晰，便于查詢和利用。（四）整理流程1.實物庫房管理人員按照分類標準對收集到的實物檔案進行分類。2.為每一件實物檔案編制編號，并填寫編目信息。3.將整理好的實物檔案按照編號順序存放，并建立實物檔案目錄索引。四、實物檔案的存儲（一）庫房環(huán)境要求1.實物庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保實物檔案的安全。3.庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品。（二）存儲方式1.實物檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點選擇合適的存儲方式，如文物應(yīng)存放在專用的文物柜中，榮譽證書、獎牌、獎杯等應(yīng)存放在展示柜或檔案盒中。2.對于體積較大、重量較重的實物，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的固定措施，防止其移動或損壞。3.存儲實物檔案的容器應(yīng)標明編號、名稱、類別等信息，便于查找和管理。（三）存儲期限1.實物檔案的存儲期限應(yīng)根據(jù)其重要性和保存價值確定，一般分為永久保存、長期保存和短期保存。2.對于具有重要歷史價值、文化價值或法律意義的實物檔案，應(yīng)永久保存；對于一般性的實物檔案，可根據(jù)實際情況確定保存期限。（四）存儲流程1.實物庫房管理人員將整理好的實物檔案按照存儲方式和存放位置進行存放。2.定期對實物檔案的存儲情況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)實物檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。五、實物檔案的保管（一）日常保管1.實物庫房管理人員應(yīng)定期對實物檔案進行清潔、檢查，確保其表面無灰塵、無污漬。2.對于易受潮、易氧化的實物，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、抗氧化措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.定期對庫房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）安全管理1.嚴格遵守庫房安全管理制度，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.加強庫房的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保實物檔案的安全。（三）盤點清查1.定期對實物檔案進行盤點清查，每年至少進行一次全面盤點。2.盤點清查應(yīng)包括實物檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存儲情況等，確保賬實相符。3.對于盤點清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。（四）保管流程1.實物庫房管理人員按照日常保管要求對實物檔案進行保管。2.加強庫房的安全管理，落實各項安全防范措施。3.定期對實物檔案進行盤點清查，做好盤點記錄。六、實物檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部因工作需要查閱實物檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱實物檔案的，應(yīng)經(jīng)本單位相關(guān)部門批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊實物檔案的利用，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行審批。（二）利用要求1.查閱實物檔案應(yīng)在庫房內(nèi)進行，不得將實物檔案帶出庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護實物檔案，不得在實物檔案上涂改、標記、損壞等。3.如需復(fù)制實物檔案，應(yīng)經(jīng)庫房管理人員同意，并按照規(guī)定進行復(fù)制。（三）利用流程1.查閱人員填寫《實物檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將《實物檔案查閱申請表》提交至本單位相關(guān)部門審批。3.審批通過后，查閱人員持有效證件到檔案館實物庫房辦理查閱手續(xù)。4.庫房管理人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的實物檔案，并在現(xiàn)場進行監(jiān)督。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將實物檔案歸還庫房管理人員，并在《實物檔案查閱登記表》上簽字確認。七、實物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.根據(jù)實物檔案的保管期限、重要性、保存價值等因素，定期對實物檔案進行鑒定。2.對于已超過保管期限、失去保存價值或重復(fù)的實物檔案，可考慮進行銷毀。（二）鑒定流程1.成立實物檔案鑒定小組，由檔案館負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組對實物檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見。3.對于擬銷毀的實物檔案，應(yīng)填寫《實物檔案銷毀申請表》，注明銷毀原因、銷毀清單等信息。4.將《實物檔案銷毀申請表》提交至本單位相關(guān)部門審批。（三）銷毀要求1.經(jīng)批準銷毀的實物檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀，確保銷毀過程的安全、保密。2.銷毀實物檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保實物檔案無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。（四）銷毀流程1.實物庫房管理人員根據(jù)審批通過的《實物檔案銷毀申請表》，準備好擬銷毀的實物檔案。2.在指定的地點，采用規(guī)定的方式對實物檔案進行銷毀。3.