零星材料供應(yīng)商管理制度一、總則（一）目的為加強公司零星材料供應(yīng)商的管理，規(guī)范采購行為，確保所采購零星材料的質(zhì)量、價格合理，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有零星材料供應(yīng)商的選擇、評估、采購、付款等相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.公平、公正、公開原則選擇供應(yīng)商過程中，遵循公平競爭機制，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等機會參與，評估過程公正透明，采購信息公開。2.質(zhì)量優(yōu)先原則優(yōu)先選擇能提供高質(zhì)量零星材料的供應(yīng)商，以保障公司生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量，減少因材料質(zhì)量問題導(dǎo)致的生產(chǎn)延誤、成本增加等風(fēng)險。3.成本效益原則在保證材料質(zhì)量前提下，綜合考慮采購成本、運輸成本、售后服務(wù)成本等，追求整體成本效益最優(yōu)，降低公司運營成本。4.合作共贏原則與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定合作關(guān)系，共同發(fā)展，實現(xiàn)互利共贏，促進供應(yīng)鏈的健康穩(wěn)定運行。二、供應(yīng)商選擇（一）供應(yīng)商資質(zhì)要求1.具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照），經(jīng)營范圍涵蓋本公司所需零星材料。2.具備相應(yīng)的生產(chǎn)、加工或銷售能力，生產(chǎn)設(shè)備、工藝應(yīng)符合行業(yè)標準及公司質(zhì)量要求。3.具有良好的商業(yè)信譽，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)行為，在經(jīng)營活動中無不良記錄。4.能提供符合國家相關(guān)標準及公司要求的質(zhì)量合格證明文件、檢驗報告等資料。（二）供應(yīng)商信息收集1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、同行交流等。2.建立供應(yīng)商信息庫，對收集到的供應(yīng)商信息進行詳細記錄，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。（三）供應(yīng)商篩選與初步評估1.根據(jù)公司零星材料采購需求及供應(yīng)商資質(zhì)要求，對信息庫中的供應(yīng)商進行篩選。2.采購部門組織相關(guān)人員（如技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等）對篩選后的供應(yīng)商進行初步評估，評估內(nèi)容包括：生產(chǎn)能力：考察供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備狀況、人員配備等，判斷其是否能滿足公司訂單需求。產(chǎn)品質(zhì)量：查看供應(yīng)商提供的樣品質(zhì)量，了解其質(zhì)量管理體系運行情況，是否具備有效的質(zhì)量控制措施。價格水平：對比不同供應(yīng)商的報價，評估其價格合理性，在保證質(zhì)量前提下選擇價格有競爭力的供應(yīng)商。售后服務(wù)：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾，如響應(yīng)時間、退換貨政策、維修保養(yǎng)服務(wù)等。（四）實地考察1.對于初步評估合格的供應(yīng)商，采購部門安排實地考察?？疾烊藛T應(yīng)包括采購人員、技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等。2.實地考察內(nèi)容包括：生產(chǎn)現(xiàn)場：查看生產(chǎn)車間的布局、設(shè)備運行狀況、生產(chǎn)工藝執(zhí)行情況等，了解其實際生產(chǎn)能力和質(zhì)量控制水平。質(zhì)量管理體系：檢查供應(yīng)商的質(zhì)量管理文件、質(zhì)量檢驗記錄、人員培訓(xùn)情況等，評估其質(zhì)量管理體系的有效性。倉儲物流：考察供應(yīng)商的倉庫管理情況，包括庫存管理、貨物存儲條件、物流配送能力等。企業(yè)管理：了解供應(yīng)商的組織架構(gòu)、人員管理、財務(wù)管理等情況，評估其企業(yè)管理水平和穩(wěn)定性。3.實地考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實地考察報告》，詳細記錄考察情況，并給出考察結(jié)論。（五）供應(yīng)商選定1.采購部門根據(jù)初步評估和實地考察結(jié)果，綜合考慮各方面因素，提出供應(yīng)商選定建議。2.供應(yīng)商選定建議提交公司采購管理委員會審議，采購管理委員會由采購部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。3.采購管理委員會根據(jù)審議結(jié)果確定最終供應(yīng)商名單，并由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。三、供應(yīng)商評估（一）評估周期1.對供應(yīng)商進行定期評估，原則上每年進行一次全面評估。2.在合作期間，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價格異常等情況，應(yīng)及時進行專項評估。（二）評估內(nèi)容1.質(zhì)量評估采購部門定期收集供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告，統(tǒng)計產(chǎn)品批次合格率、退貨率等質(zhì)量指標。質(zhì)量部門對采購的零星材料進行抽檢，檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求和相關(guān)標準。根據(jù)質(zhì)量指標完成情況及抽檢結(jié)果，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進行評分。2.交貨期評估采購部門統(tǒng)計供應(yīng)商實際交貨時間與合同約定交貨期的差異情況，計算交貨準時率。分析交貨延遲的原因，評估供應(yīng)商的生產(chǎn)計劃安排、物流配送等環(huán)節(jié)的管理水平。根據(jù)交貨準時率及交貨延遲原因分析結(jié)果，對供應(yīng)商的交貨期進行評分。3.價格評估采購部門定期收集市場同類產(chǎn)品價格信息，對比供應(yīng)商報價與市場價格水平。分析供應(yīng)商價格波動情況，評估其價格調(diào)整的合理性和及時性。根據(jù)價格對比及價格波動分析結(jié)果，對供應(yīng)商的價格進行評分。4.售后服務(wù)評估收集公司內(nèi)部使用部門對供應(yīng)商售后服務(wù)的反饋意見，包括響應(yīng)速度、解決問題的能力、服務(wù)態(tài)度等。統(tǒng)計供應(yīng)商處理客戶投訴的次數(shù)及處理結(jié)果，評估其售后服務(wù)質(zhì)量。根據(jù)售后服務(wù)反饋意見及投訴處理情況，對供應(yīng)商的售后服務(wù)進行評分。5.合作態(tài)度評估采購部門與供應(yīng)商溝通合作過程中的配合情況，評估其對公司需求的響應(yīng)程度、合作積極性等。了解供應(yīng)商在合同執(zhí)行過程中是否遵守約定，有無擅自變更條款、違約等行為。根據(jù)溝通及合作情況，對供應(yīng)商的合作態(tài)度進行評分。（三）評估方法1.建立供應(yīng)商評估指標體系，各項評估內(nèi)容設(shè)定相應(yīng)權(quán)重，綜合計算供應(yīng)商評估得分。評估指標體系及權(quán)重可根據(jù)公司實際情況和采購需求進行調(diào)整。2.評估得分計算公式為：評估得分=質(zhì)量評估得分×質(zhì)量權(quán)重+交貨期評估得分×交貨期權(quán)重+價格評估得分×價格權(quán)重+售后服務(wù)評估得分×售后服務(wù)權(quán)重+合作態(tài)度評估得分×合作態(tài)度權(quán)重。3.根據(jù)評估得分對供應(yīng)商進行分類，評估得分85分及以上為優(yōu)秀供應(yīng)商，7084分為良好供應(yīng)商，6069分為合格供應(yīng)商，60分以下為不合格供應(yīng)商。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，在同等條件下給予更多的采購份額，優(yōu)先參與公司新項目的合作，并在付款方式、價格調(diào)整等方面給予一定優(yōu)惠政策。2.對于良好供應(yīng)商，加強溝通與合作，督促其持續(xù)改進，逐步提升供應(yīng)質(zhì)量和服務(wù)水平。3.對于合格供應(yīng)商，要求其限期整改存在的問題，如整改后仍不符合要求，考慮淘汰更換。4.對于不合格供應(yīng)商，立即停止合作，取消其供應(yīng)商資格，并在公司供應(yīng)商信息庫中予以標注。四、采購管理（一）采購計劃1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，提前向采購部門提交零星材料采購申請，采購申請應(yīng)明確材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購部門匯總各部門采購申請，結(jié)合庫存情況，制定零星材料采購計劃。采購計劃應(yīng)合理安排采購數(shù)量和采購時間，避免積壓或缺貨。3.采購計劃經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（二）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購材料的詳細規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等條款，確保與供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議一致。2.采購訂單下達后，采購人員應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行訂單義務(wù)。（三）采購合同管理1.采購部門與供應(yīng)商簽訂的采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同合法有效。2.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同副本交至相關(guān)部門存檔，包括財務(wù)部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門等，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。3.采購合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更、解除等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議或變更協(xié)議，確保合同變更符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。同時，將合同變更情況及時通知相關(guān)部門。（四）采購驗收1.倉庫管理部門負責(zé)對采購的零星材料進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同、質(zhì)量標準等要求，對材料的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量等進行仔細核對。2.質(zhì)量部門對采購材料進行抽檢，檢驗材料質(zhì)量是否符合相關(guān)標準和公司要求。抽檢合格的材料方可辦理入庫手續(xù)，抽檢不合格的材料應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗收過程中如發(fā)現(xiàn)材料存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并及時反饋給采購部門。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。五、付款管理（一）付款申請1.采購部門根據(jù)采購合同約定及驗收情況，在規(guī)定付款期限前向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、采購合同編號、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購發(fā)票、驗收報告等相關(guān)證明文件。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同條款、驗收情況、發(fā)票真實性及合規(guī)性等。審核無誤后，報公司財務(wù)負責(zé)人審批。（二）付款審批1.公司財務(wù)負責(zé)人根據(jù)公司資金狀況、付款政策等對付款申請進行審批。審批通過的付款申請，財務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和時間安排付款。2.對于金額較大的付款申請，可能需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過后再行付款。（三）付款方式1.根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購合同約定，選擇合適的付款方式，常見付款方式包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.如采用賒購方式付款，應(yīng)嚴格控制付款期限和信用額度，避免逾期付款給公司帶來財務(wù)風(fēng)險。同時，加強對供應(yīng)商信用狀況的跟蹤評估，及時調(diào)整信用額度。六、供應(yīng)商關(guān)系維護（一）溝通協(xié)調(diào)1.采購部門定期與供應(yīng)商進行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、價格變動趨勢等信息，及時協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.建立供應(yīng)商溝通會議制度，每季度至少召開一次供應(yīng)商溝通會議，會議由采購部門主持，各相關(guān)部門參加。會議內(nèi)容包括總結(jié)上季度合作情況、分析存在問題、討論解決方案、溝通下季度采購計劃等。3.對于供應(yīng)商提出的合理訴求和建議，采購部門應(yīng)及時反饋給公司相關(guān)部門，并積極協(xié)調(diào)解決，以維護良好的合作關(guān)系。（二）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.根據(jù)公司質(zhì)量要求和技術(shù)標準，采購部門組織對供應(yīng)商進行培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容可包括質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品標準等方面。2.技術(shù)部門和質(zhì)量部門人員可為供應(yīng)商提供技術(shù)指導(dǎo)和質(zhì)量改進建議，協(xié)助供應(yīng)商解決生產(chǎn)過程中的技術(shù)難題和質(zhì)量問題，共同提升產(chǎn)品質(zhì)量。（三）激勵措施1.設(shè)立供應(yīng)商獎勵制度，對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵。獎勵方式可包括現(xiàn)金獎勵、榮譽證書、增加采購份額、優(yōu)先合作機會等。2.通過激勵措施，鼓勵供應(yīng)商不斷提高自身競爭力，積極配合公司做好供應(yīng)保障工作，實現(xiàn)雙方互利共贏。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對零星材料采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、供應(yīng)商選擇及評估是否公正、采購合同執(zhí)行情況、付款管理是否規(guī)范等。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及