第一家公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供便利。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報公司領導批準后實施。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.組織開展檔案的編研工作，為公司提供檔案信息服務。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交綜合管理部門。4.配合綜合管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等文件材料。3.公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等文件材料。6.公司的生產經(jīng)營計劃、統(tǒng)計報表、分析報告等文件材料。7.公司的技術研發(fā)資料、產品圖紙、工藝文件等文件材料。8.公司的市場營銷資料、客戶檔案、市場調研報告等文件材料。9.公司的人力資源管理資料、員工檔案、培訓記錄等文件材料。10.公司的行政辦公文件、會議通知、工作報告等文件材料。11.公司的其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集人員應按照檔案管理的要求，對收集的檔案進行初步整理，剔除重復、無用的文件材料。3.對于重要文件材料，應及時進行備份，確保檔案的安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查找。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管條件1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.對電子檔案應定期進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案的丟失和損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領導批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：借閱檔案須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散原卷（件）。2.查閱、借閱檔案后，查閱、借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。3.如需復印檔案，須經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、內容價值等因素，對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行登記造冊，列出檔案清單，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司領導批準。3.經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應長期保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案定義本制度所稱電子檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括但不限于電子文檔、電子表格、電子圖紙、電子照片、電子音像資料等。（二）電子檔案管理原則1.真實性原則：確保電子檔案的內容真實、準確，與紙質檔案一致。2.完整性原則：保證電子檔案的內容完整，不缺頁、不遺漏。3.可讀性原則：電子檔案應具有良好的可讀性，能夠在規(guī)定的環(huán)境下正常打開和使用。4.安全性原則：采取有效措施確保電子檔案的安全，防止電子檔案的泄露、損毀和丟失。（三）電子檔案的收集與整理1.各部門應指定專人負責電子檔案的收集工作，確保電子檔案的及時、完整收集。2.電子檔案收集人員應按照檔案管理的要求，對收集的電子檔案進行初步整理，剔除重復、無用的文件材料。3.電子檔案應按照分類、編號、編目等要求進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（四）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并定期進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存放。2.電子檔案應分類存放，建立電子檔案存儲目錄，便于查找。3.電子檔案存儲設備應定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。（五）電子檔案的利用1.公司內部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司電子檔案。查閱、借閱電子檔案須填寫申請表，經(jīng)部門