文物法規(guī)定檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文物檔案管理，確保文物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于文物的保護(hù)、研究、利用及相關(guān)工作的開展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及文物管理的各個(gè)部門及相關(guān)工作人員，包括文物的征集、收藏、保管、展示、研究等環(huán)節(jié)所形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家文物保護(hù)相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對(duì)文物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的一致性和系統(tǒng)性。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映文物的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.安全保密原則：采取有效措施確保文物檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文物檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司/組織的文物檔案，建立健全檔案管理體系。3.對(duì)文物檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管，維護(hù)檔案的安全和完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和利用水平。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。（二）文物管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文物檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的文物檔案移交歸檔。3.在文物管理過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常維護(hù)和保密工作。4.配合檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）其他部門職責(zé)1.在各自工作范圍內(nèi)，形成與文物相關(guān)的檔案資料，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借文物檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文物征集過程中的相關(guān)文件，包括征集計(jì)劃、征集協(xié)議、征集報(bào)告等。2.文物鑒定記錄，如鑒定意見書、鑒定專家名單等。3.文物入庫記錄，包括入庫清單、入庫時(shí)間、存放位置等。4.文物保管記錄，如日常檢查記錄、保養(yǎng)記錄、修復(fù)記錄等。5.文物展示相關(guān)資料，如展覽策劃方案、展品清單、展示照片等。6.文物研究成果，包括研究報(bào)告、論文、學(xué)術(shù)交流記錄等。7.與文物相關(guān)的行政文件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文物檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。3.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類和整理，確保資料的有序性。（三）整理方法1.分類：按照文物類別、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類。文物類別可分為青銅器、陶瓷器、書畫、古籍善本等；形成時(shí)間可分為年度、季度、月度等；保管期限可分為永久、長(zhǎng)期、短期等。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的文物檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保功能分區(qū)明確。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對(duì)珍貴文物檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如使用專門的保護(hù)盒、封裝材料等。（三）保管期限1.永久保管的檔案：涉及文物的重要?dú)v史資料、珍貴文物的相關(guān)檔案、具有重要研究?jī)r(jià)值的檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：一般文物的相關(guān)檔案、文物管理過程中的一般性文件等，保管期限為10年以上。3.短期保管的檔案：臨時(shí)性的文物管理文件、一般性的工作記錄等，保管期限為110年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文物檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、更新存儲(chǔ)介質(zhì)等。3.檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.內(nèi)部人員查閱文物檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得涂改、損壞檔案。（二）借閱程序1.因工作需要借閱文物檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損，確保檔案的安全和完整。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及文物重要信息、機(jī)密內(nèi)容的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。2.外單位因工作需要查閱或借閱公司/組織文物檔案的，需提前提交正式申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱過程中，應(yīng)有公司/組織專人陪同，并對(duì)查閱或借閱情況進(jìn)行全程記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文物檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、文物管理部門及相關(guān)專家組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義等因素，確定檔案的保管期限和鑒定結(jié)論。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，可鑒定為銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或重新鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一同保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立文物檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便文物管理部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)文物檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新形成的檔案資料，刪除已銷毀或不再保存的檔案信息。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)文物檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)系統(tǒng)的訪問。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)安全