誰制定公司合同管理制度總則制定目的本合同管理制度旨在規(guī)范公司合同管理流程，加強(qiáng)合同風(fēng)險防控，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。通過明確合同管理的職責(zé)、流程和規(guī)范，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)依法依規(guī)進(jìn)行，提高公司合同管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，確保合同合法有效。2.風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險識別、評估和防控，從合同條款擬定、簽訂審批到履行監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)，采取有效措施防范合同風(fēng)險，保障公司利益。3.職責(zé)明確原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工，確保各部門和人員各司其職、各負(fù)其責(zé)，協(xié)同做好合同管理工作。4.全程管理原則：對合同的全過程進(jìn)行管理，包括合同的前期調(diào)研、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止以及檔案管理等，實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化。合同管理職責(zé)分工合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋，為公司合同管理提供法律支持和指導(dǎo)。參與重大合同的前期談判、起草、審核等工作，從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，提出法律意見和風(fēng)險防范建議。負(fù)責(zé)對合同糾紛進(jìn)行法律分析，制定糾紛解決方案，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。定期組織合同管理培訓(xùn)，提高公司員工的合同法律意識和風(fēng)險防范能力。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的前期調(diào)研、意向洽談、起草等工作，并對合同的真實(shí)性、可行性、合法性負(fù)責(zé)。按照公司合同審批流程，及時將合同提交相關(guān)部門審核，并根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險或異常情況，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報告，并采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對。負(fù)責(zé)本部門合同檔案的整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。3.財務(wù)部門參與合同的審核工作，重點(diǎn)對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審查，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同財務(wù)條款符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況進(jìn)行財務(wù)核算和賬務(wù)處理，監(jiān)督合同款項的收付，確保資金安全。協(xié)助業(yè)務(wù)部門對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，為公司決策提供參考依據(jù)。4.審計部門負(fù)責(zé)對合同管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。參與重大合同的審查，對合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司利益。合同承辦人職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、意向洽談、文本起草等具體工作，并對合同內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。2.按照公司合同審批流程，及時將合同提交相關(guān)部門審核，并根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。3.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、終止等具體事宜的辦理，確保合同的順利執(zhí)行。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取有效措施進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的各類文件資料，包括合同文本、往來信函、會議紀(jì)要、驗收報告等，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。5.配合公司其他部門對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、審計和監(jiān)督，提供相關(guān)資料和信息。合同審批人職責(zé)1.按照公司合同審批流程，對合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、合理性、可行性以及風(fēng)險防范措施等內(nèi)容。2.根據(jù)審查情況，對合同提出明確的審批意見，如同意簽訂、修改后簽訂、不同意簽訂等，并說明理由。3.對合同的簽訂和履行負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保合同按照審批意見執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，并采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。合同簽訂管理合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當(dāng)事人情況、合同主要條款等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.合同起草合同承辦人根據(jù)合同立項申請，負(fù)責(zé)合同文本的起草工作。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和公司合同管理制度的要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。3.合同審核合同起草完成后，合同承辦人應(yīng)將合同文本提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審重點(diǎn)關(guān)注合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求、條款是否完整準(zhǔn)確、風(fēng)險防范措施是否得當(dāng)?shù)?。初審?fù)ㄟ^后，合同承辦人將合同文本連同《合同審批表》一并提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、有效性以及風(fēng)險防范措施等內(nèi)容，并出具法律審核意見。財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容，確保合同財務(wù)條款符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，并出具財務(wù)審核意見。根據(jù)法務(wù)部門和財務(wù)部門的審核意見，合同承辦人對合同文本進(jìn)行修改完善。如涉及重大修改或爭議事項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與法務(wù)部門、財務(wù)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后再進(jìn)行修改。4.合同審批經(jīng)修改完善后的合同文本連同《合同審批表》、法律審核意見、財務(wù)審核意見等一并提交合同審批人進(jìn)行審批。合同審批人應(yīng)按照公司合同審批流程，對合同進(jìn)行全面審查，并根據(jù)審查情況出具審批意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議進(jìn)行審議決策。公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議應(yīng)充分討論合同的各項條款，權(quán)衡利弊得失，做出科學(xué)合理的決策。5.合同簽訂合同經(jīng)審批同意簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保合同文本與審批通過的合同文本一致，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（或蓋章）確認(rèn)。合同簽字（或蓋章）后，合同承辦人應(yīng)留存一份原件，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。合同簽訂注意事項1.合同簽訂前，應(yīng)充分了解對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況、履約能力等情況，確保對方當(dāng)事人具有簽訂和履行合同的合法資格和能力。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字表述，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊不清、歧義性的語言。對于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰明確。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同審批流程進(jìn)行操作，確保合同經(jīng)過各相關(guān)部門的審核和審批。未經(jīng)審批同意，不得擅自簽訂合同。4.合同簽字（或蓋章）應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。簽字人應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)，蓋章應(yīng)清晰、完整，不得使用偽造、變造的印章。5.合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，確保各部門和人員了解合同內(nèi)容，做好合同履行的準(zhǔn)備工作。合同履行管理合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤工作，及時掌握合同履行情況，確保合同按照約定的時間、地點(diǎn)、方式等要求履行。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人出現(xiàn)違約行為或可能影響合同履行的情況，合同履行跟蹤人員應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取有效措施進(jìn)行處理。如要求對方當(dāng)事人限期整改、追究違約責(zé)任、解除合同等，同時應(yīng)將相關(guān)情況及時通知法務(wù)部門和財務(wù)部門。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)分析，形成合同履行情況報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報。報告內(nèi)容應(yīng)包括合同履行的基本情況、存在的問題及解決措施、下一步工作計劃等。合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和審批，確保變更后的合同內(nèi)容合法合規(guī)、風(fēng)險可控。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更情況通知相關(guān)部門和人員，并對合同履行情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。同時，應(yīng)將合同變更協(xié)議副本按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)包括但不限于結(jié)算款項、清理物資、返還財產(chǎn)、銷毀合同文件等。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評價，形成合同終止報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報。報告內(nèi)容應(yīng)包括合同履行的總體情況、取得的成效、存在的問題及改進(jìn)建議等。3.合同終止后，相關(guān)部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。合同風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.法務(wù)部門應(yīng)定期組織對公司合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、有效性、風(fēng)險防范措施等方面。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合本部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和合同履行情況，對合同風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，并及時向法務(wù)部門反饋相關(guān)信息。3.財務(wù)部門應(yīng)從財務(wù)角度對合同風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，重點(diǎn)關(guān)注合同的財務(wù)條款、資金收付、稅務(wù)處理等方面。4.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行分類分級管理，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于重大風(fēng)險，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取有效措施進(jìn)行防控。風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于存在重大風(fēng)險且無法通過其他措施有效防控的合同，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同、終止正在履行的合同等。2.風(fēng)險減輕：對于可以通過采取一定措施降低風(fēng)險發(fā)生可能性或減少風(fēng)險損失程度的合同，應(yīng)采取風(fēng)險減輕措施，如要求對方當(dāng)事人提供擔(dān)保、增加違約責(zé)任條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)督等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于可以通過購買保險、簽訂免責(zé)條款等方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方的合同，應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較小且風(fēng)險損失程度可控的合同，可以采取風(fēng)險接受措施，但應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，以便在風(fēng)險發(fā)生時能夠及時應(yīng)對。合同檔案管理檔案收集與整理1.合同承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)收集與合同相關(guān)的各類文件資料，包括合同文本、往來信函、會議紀(jì)要、驗收報告、付款憑證等，并按照時間順序和類別進(jìn)行整理。2.整理后的合同檔案應(yīng)確保資料齊全、完整，字跡清晰、工整，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。對于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行備份，并確保電子文檔的真實(shí)性、完整性和可讀性。檔案歸檔與保管1.合同檔案整理完成后，合同承辦人應(yīng)及時將檔案移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保管。檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求執(zhí)行。對于重要合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，以備查閱和審計。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批同意后，方可到檔案管理部門查閱合同檔案。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公司外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)應(yīng)包括查閱單位或個人的介紹信、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意。檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批同意后，方可到檔案管理部門借閱合同檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱合同檔案時，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損