局域網(wǎng)電子文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司局域網(wǎng)電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，提高工作效率，促進(jìn)公司信息化建設(shè)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)所有電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用和銷毀等管理活動(dòng)。（三）定義1.電子文件：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.局域網(wǎng)：指公司內(nèi)部構(gòu)建的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，用于實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（四）管理原則1.真實(shí)性原則：確保電子文件內(nèi)容與原始紙質(zhì)文件一致，不得篡改、偽造電子文件。2.完整性原則：保證電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等完整無(wú)缺，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的電子文件，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。4.可用性原則：確保電子文件在需要時(shí)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地被檢索、調(diào)用和利用。5.規(guī)范性原則：電子文件的管理應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、電子文件的生成與收集（一）職責(zé)分工1.各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)電子文件的生成、收集和整理，并確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.信息管理部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)電子文件的生成和收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提供技術(shù)支持。（二）生成要求1.電子文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的軟件和格式進(jìn)行生成，確保文件的兼容性和可讀性。2.文件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、亂碼等問(wèn)題。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識(shí)別和管理。命名規(guī)則應(yīng)包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息。（三）收集流程1.各部門(mén)在完成電子文件的生成后，應(yīng)及時(shí)將文件收集整理，并按照規(guī)定的分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)。2.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。3.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的電子文件清單報(bào)送信息管理部門(mén)，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)。三、電子文件的分類與編號(hào)（一）分類原則1.根據(jù)公司的業(yè)務(wù)范圍和管理需求，對(duì)電子文件進(jìn)行分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和使用。2.電子文件的分類應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁調(diào)整。（二）分類方法1.按部門(mén)分類：根據(jù)公司的組織架構(gòu)，將電子文件分為各部門(mén)文件。2.按文件類型分類：將電子文件分為公文、合同、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料等不同類型。3.按時(shí)間分類：根據(jù)文件的形成時(shí)間，將電子文件分為年度、季度、月度文件等。（三）編號(hào)規(guī)則1.電子文件的編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)應(yīng)包含分類代碼、年份、順序號(hào)等信息。例如：部門(mén)代碼年份順序號(hào)。3.具體編號(hào)規(guī)則由信息管理部門(mén)制定并公布。四、電子文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.公司應(yīng)配備專用的電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，用于存儲(chǔ)電子文件。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份、數(shù)據(jù)加密等安全功能。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.電子文件應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的文件索引，便于查找和檢索。2.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定電子文件的保管期限。保管期限分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限一般為15年，中期保管期限一般為510年，長(zhǎng)期保管期限一般為10年以上。（四）保管要求1.建立電子文件保管制度，明確保管責(zé)任人和保管流程。2.定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)已超過(guò)保管期限的文件，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)環(huán)境的管理，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全，防止數(shù)據(jù)損壞和丟失。五、電子文件的利用與共享（一）利用權(quán)限1.根據(jù)電子文件的密級(jí)和重要性，設(shè)定不同的利用權(quán)限。利用權(quán)限分為查閱、借閱、修改、刪除等。2.只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和利用相應(yīng)級(jí)別的電子文件。（二）利用流程1.用戶需要利用電子文件時(shí)，應(yīng)向所在部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《電子文件利用申請(qǐng)表》。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)信息管理部門(mén)審批。3.信息管理部門(mén)根據(jù)文件的利用權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，為用戶提供相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。4.用戶應(yīng)按照規(guī)定的利用權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（三）共享機(jī)制1.建立電子文件共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的電子文件共享。2.在共享平臺(tái)上，應(yīng)設(shè)置不同的共享區(qū)域和權(quán)限，確保文件共享的安全和規(guī)范。3.鼓勵(lì)各部門(mén)之間積極共享電子文件，提高工作效率和協(xié)同能力。六、電子文件的安全管理（一）安全策略1.制定電子文件安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等安全技術(shù)，保障局域網(wǎng)的安全。3.對(duì)電子文件進(jìn)行加密處理，防止文件在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。（二）用戶認(rèn)證與授權(quán)1.建立用戶認(rèn)證機(jī)制，對(duì)訪問(wèn)局域網(wǎng)和電子文件的用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限需求，為用戶授予相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。3.定期對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行清理和審核，確保賬號(hào)的安全性。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.按照規(guī)定的備份策略，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（四）安全審計(jì)1.建立電子文件安全審計(jì)系統(tǒng)，對(duì)電子文件的訪問(wèn)、操作等行為進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)結(jié)果應(yīng)定期進(jìn)行分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。七、電子文件的銷毀（一）銷毀條件1.電子文件已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.電子文件涉及的事項(xiàng)已完成，且無(wú)其他用途的。3.電子文件因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等原因無(wú)法正常使用，且無(wú)法修復(fù)的。（二）銷毀流程1.由文件保管部門(mén)提出電子文件銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《電子文件銷毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)信息管理部門(mén)審批。4.信息管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的電子文件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合銷毀條件后，進(jìn)行審批。5.審批通過(guò)后，由信息管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。6.銷毀完成后，應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司局域網(wǎng)電子文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門(mén)應(yīng)配合信息管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.電子文件的生成、收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、利用、共享、安全管理等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.電子文件的保管期限是否正確，是否及時(shí)進(jìn)行清理和鑒定。3.電子文件的利用權(quán)限是否得到嚴(yán)格控制，是否存在違規(guī)操作行為。4.電子文件的安全措施是否有效，是否存在安全隱患。（三）檢查方式1.定期檢查：信息管理部門(mén)定期對(duì)公司局域網(wǎng)電子文件管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：信息管理部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)電子文件管理情況進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)電子文件管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，信息管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)