行政檔案及合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案及合同管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政檔案及合同管理方面的活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案及合同資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司行政事務(wù)及合同相關(guān)的各類資料，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：檔案及合同管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證管理工作的一致性和有效性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及公司機(jī)密的檔案及合同資料予以保密。二、行政檔案管理（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、管理制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事管理類：員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關(guān)資料，勞動合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)運(yùn)營類：市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔等。5.其他類：不屬于上述分類的其他行政檔案資料。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保資料及時、準(zhǔn)確、完整。2.對于公司內(nèi)部形成的文件，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)將原件及相關(guān)附件整理齊全，移交至公司檔案室。3.對于外部接收的文件，如上級部門文件、合作單位往來文件等，辦公室應(yīng)及時登記、簽收，并按照檔案分類進(jìn)行整理，移交檔案室。（三）檔案整理1.檔案室工作人員應(yīng)對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案資料的系統(tǒng)性和便于查找。2.檔案編號應(yīng)遵循唯一性原則，一個檔案編號對應(yīng)一份檔案資料。編號格式為：[公司簡稱][檔案類別代碼][年份][流水號]。例如：[公司簡稱]XZ[2023]001，表示公司行政管理類檔案，2023年第1份檔案。3.編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并編制檔案目錄。（四）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。3.檔案室應(yīng)建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向上級報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)按照檔案借閱登記制度辦理借閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明用途。涉及公司機(jī)密的檔案資料，不得擅自復(fù)印。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案時，應(yīng)有公司檔案管理人員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（六）檔案鑒定與銷毀1.公司應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專家組成鑒定小組進(jìn)行。2.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。三、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對方當(dāng)事人等基本情況，并提交相關(guān)背景資料。2.合同審核：合同立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對合同條款進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。對于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。3.合同審批：合同經(jīng)法律審核通過后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，對合同進(jìn)行審批。對于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，應(yīng)提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議。4.合同簽訂：合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同文本符合公司審批意見，雙方當(dāng)事人的簽字蓋章齊全。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件及時移交至檔案室進(jìn)行歸檔。（二）合同履行管理1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行工作，應(yīng)按照合同約定的條款和時間要求，全面履行合同義務(wù)。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同條款的，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，并按照公司合同變更流程辦理相關(guān)手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請，及時辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同履行情況和付款申請的真實(shí)性、合法性，確?？铐?xiàng)支付安全。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的法律問題。如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人存在違約行為或可能導(dǎo)致合同糾紛的情況，法務(wù)部門應(yīng)及時介入，采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方當(dāng)事人協(xié)商一致需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響，并提交相關(guān)證明材料。合同變更申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并按照公司合同解除流程辦理相關(guān)手續(xù)。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同款項(xiàng)和相關(guān)資料，并將合同解除情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（四）合同糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并向法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況，制定相應(yīng)的處理方案，組織相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解或訴訟。2.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。如需要聘請律師代理訴訟的，法務(wù)部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理委托手續(xù)。3.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，避免類似糾紛的再次發(fā)生。同時，法務(wù)部門應(yīng)將合同糾紛處理情況形成報(bào)告，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對行政檔案及合同管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用情況，合同簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報(bào)告公司辦公室。（二）考核評價1.公司將行政檔案及合同管理工作納入部門和員工績效考核體系，對工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵