資料物資室管理管理制度總則目的為加強(qiáng)公司資料物資室的管理，規(guī)范資料物資的收集、整理、存儲(chǔ)、保管和使用，確保資料物資的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有資料物資室的管理，包括但不限于文件資料、檔案、辦公用品、設(shè)備物資等的管理。管理原則1.集中管理原則：資料物資實(shí)行集中管理，由專(zhuān)門(mén)的資料物資室統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、存儲(chǔ)和保管。2.分類(lèi)管理原則：按照資料物資的性質(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保資料物資的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止資料物資的泄露。4.規(guī)范操作原則：制定詳細(xì)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范資料物資的管理行為，確保管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。資料物資室的設(shè)置與人員配備資料物資室的設(shè)置1.選址要求：資料物資室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防潮、防火、防盜的場(chǎng)所，遠(yuǎn)離水源、火源和污染源。2.面積要求：根據(jù)公司的規(guī)模和資料物資的數(shù)量，合理確定資料物資室的面積，確保資料物資有足夠的存儲(chǔ)空間。3.設(shè)施要求：資料物資室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備，如辦公桌、文件柜、書(shū)架、檔案盒、防潮箱等，以滿(mǎn)足資料物資的管理需要。人員配備1.管理人員：資料物資室應(yīng)配備專(zhuān)職或兼職的管理人員，負(fù)責(zé)資料物資的日常管理工作。管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉資料物資管理的相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.職責(zé)分工：明確管理人員的職責(zé)分工，確保資料物資管理工作的順利開(kāi)展。管理人員應(yīng)定期對(duì)資料物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。資料物資的收集與整理資料物資的收集1.收集范圍：包括公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各種文件資料、檔案、辦公用品、設(shè)備物資等。2.收集渠道：通過(guò)各部門(mén)報(bào)送、外部獲取、自行收集等方式收集資料物資。各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)產(chǎn)生的資料物資及時(shí)報(bào)送至資料物資室。3.收集要求：收集的資料物資應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，具有保存價(jià)值。對(duì)不符合要求的資料物資，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。資料物資的整理1.分類(lèi)整理：按照資料物資的性質(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，如文件資料可分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等；檔案可分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案等。2.編號(hào)裝訂：對(duì)整理好的資料物資進(jìn)行編號(hào)裝訂，便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，裝訂應(yīng)牢固、整齊。3.建立臺(tái)賬：建立資料物資臺(tái)賬，記錄資料物資的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、日期、保管期限等信息，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。資料物資的存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)要求1.分類(lèi)存儲(chǔ)：按照資料物資的分類(lèi)，分別存放在不同的文件柜、書(shū)架或檔案盒中，確保資料物資的存放有序。2.標(biāo)識(shí)清晰：在文件柜、書(shū)架、檔案盒等存儲(chǔ)設(shè)備上設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明資料物資的類(lèi)別、名稱(chēng)、編號(hào)等信息，便于查找和使用。3.環(huán)境控制：保持資料物資室的溫度、濕度適宜，定期對(duì)資料物資進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止資料物資受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等損壞。保管期限1.永久保管：對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期保存意義的資料物資，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有重要參考價(jià)值的資料物資，應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管：對(duì)在較短時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值的資料物資，應(yīng)短期保管，保管期限一般為1年至15年。安全保密1.安全措施：資料物資室應(yīng)安裝必要的安全設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保資料物資的安全。2.保密制度：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料物資，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止資料物資的泄露。資料物資的借閱與使用借閱制度1.借閱申請(qǐng)：借閱資料物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《資料物資借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的資料物資名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱審批：資料物資室管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，對(duì)借閱人的身份和借閱用途進(jìn)行審核，符合要求的，予以辦理借閱手續(xù)；不符合要求的，應(yīng)及時(shí)告知借閱人。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過(guò)15天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還資料物資，歸還時(shí)應(yīng)確保資料物資的完好無(wú)損。如有損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。使用規(guī)定1.使用范圍：資料物資僅供公司內(nèi)部使用，不得擅自對(duì)外提供或泄露。2.使用方式：使用資料物資時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得隨意涂改、損壞資料物資。如需復(fù)制、摘錄資料物資，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。資料物資的銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀范圍1.保管期限已滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值的資料物資。2.因損壞、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)使用的資料物資。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的資料物資。銷(xiāo)毀程序1.銷(xiāo)毀申請(qǐng)：由資料物資室管理人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《資料物資銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀的資料物資名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷(xiāo)毀審批：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合要求的，予以批準(zhǔn)；不符合要求的，應(yīng)及時(shí)告知資料物資室管理人員。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：資料物資室管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，組織對(duì)資料物資進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)采取必要的安全措施，確保銷(xiāo)毀工作的安全進(jìn)行。4.銷(xiāo)毀記錄：銷(xiāo)毀完成后，資料物資室管理人員應(yīng)填寫(xiě)《資料物資銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)資料物資室的管理工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查資料物資的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、借閱、使用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合相關(guān)規(guī)定。2.外部監(jiān)督：接受上級(jí)主管部門(mén)和相關(guān)監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合做好各項(xiàng)工作。檢查內(nèi)容1.資料物資的完整性：檢查資料物資是否齊全、完整，有無(wú)缺失、損壞等情況。2.資料物資的安全性：檢查資料物資室的安全設(shè)施是否齊全、有效，有無(wú)安全隱患。3.資料物資的管理規(guī)范性：檢查資料物資的管理流程是否規(guī)范，操作是否符合相關(guān)規(guī)定。問(wèn)題處理1.整改要求：對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)和人員限期整改。2.責(zé)任追究：對(duì)違反資料物資管理制度的行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)