小微企業(yè)供應(yīng)商管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范小微企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，確保所采購的物資和服務(wù)符合企業(yè)需求，保障產(chǎn)品質(zhì)量，提高采購效率，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)互利共贏，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本小微企業(yè)所有與供應(yīng)商相關(guān)的采購活動，包括原材料采購、零部件采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，不偏袒任何一方。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：將供應(yīng)商提供產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量作為首要考量因素，優(yōu)先選擇能夠穩(wěn)定提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商。3.成本效益原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，合理控制采購成本，追求采購活動的成本效益最大化。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過共同努力，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同應(yīng)對市場挑戰(zhàn)。二、供應(yīng)商選擇與評估（一）供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)與信譽(yù)：供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良經(jīng)營記錄和違法行為。2.產(chǎn)品質(zhì)量：能夠提供符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)要求的高質(zhì)量產(chǎn)品，具備完善的質(zhì)量控制體系。3.生產(chǎn)能力：擁有足夠的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)人員和生產(chǎn)場地，具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力，能夠按時、按量交付產(chǎn)品。4.價格水平：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，提供具有競爭力的價格，成本結(jié)構(gòu)合理。5.服務(wù)水平：具備良好的售后服務(wù)意識和能力，能夠及時響應(yīng)企業(yè)的需求，解決產(chǎn)品質(zhì)量和交付等問題。6.環(huán)保要求：符合國家環(huán)保政策和法規(guī)要求，在生產(chǎn)過程中注重環(huán)境保護(hù)。（二）供應(yīng)商信息收集1.多種渠道收集：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、采購人員實(shí)地考察等多種渠道，廣泛收集潛在供應(yīng)商的信息。2.建立信息庫：對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理、分類和存儲，建立供應(yīng)商信息庫，以便于查詢和管理。（三）供應(yīng)商初步篩選1.基本信息審核：根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商進(jìn)行初步審核，篩選出符合基本條件的供應(yīng)商。2.實(shí)地考察：對于重要的潛在供應(yīng)商，安排采購人員或相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力等實(shí)際情況。（四）供應(yīng)商評估1.定期評估：建立供應(yīng)商定期評估機(jī)制，每年至少對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面。2.不定期評估：根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求和采購情況，不定期對供應(yīng)商進(jìn)行專項(xiàng)評估，如在產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題或交貨延遲等情況下，及時對相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行評估。3.評估指標(biāo)設(shè)定：設(shè)定具體的評估指標(biāo)，如產(chǎn)品合格率、按時交貨率、價格變動率、客戶投訴率等，并為每個指標(biāo)賦予相應(yīng)的權(quán)重。4.評估方法：采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，通過數(shù)據(jù)分析、實(shí)地考察、問卷調(diào)查、與供應(yīng)商溝通等方式獲取評估信息，進(jìn)行綜合評估。（五）供應(yīng)商分級管理1.分級標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三級。A級供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，各項(xiàng)評估指標(biāo)表現(xiàn)優(yōu)異；B級供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，能夠滿足企業(yè)基本需求；C級供應(yīng)商為待改進(jìn)供應(yīng)商，存在一定問題需要改進(jìn)。2.分級管理措施：A級供應(yīng)商：給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先簽訂大額訂單、適當(dāng)延長付款期限等，同時加強(qiáng)與他們的合作與溝通，共同探討進(jìn)一步優(yōu)化合作的方式。B級供應(yīng)商：保持正常的合作關(guān)系，定期進(jìn)行溝通和監(jiān)督，督促其不斷改進(jìn)和提高。C級供應(yīng)商：減少采購份額，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，考慮終止合作。三、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購需求和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交法務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及是否符合企業(yè)利益等。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同應(yīng)加蓋雙方公章或合同專用章，并妥善保管。（二）合同執(zhí)行1.供應(yīng)商通知：采購部門應(yīng)及時將采購合同的相關(guān)信息通知供應(yīng)商，確保供應(yīng)商明確合同要求和交貨時間等。2.交貨跟蹤：建立交貨跟蹤機(jī)制，采購人員定期與供應(yīng)商溝通，了解產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，及時協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)商按時、按量交貨。3.驗(yàn)收管理：采購的物資和服務(wù)到貨后，由企業(yè)相關(guān)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，按照合同約定處理，如要求供應(yīng)商換貨、補(bǔ)貨或退貨等，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）合同變更與解除1.變更情形：在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、產(chǎn)品規(guī)格調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.解除情形：如出現(xiàn)供應(yīng)商嚴(yán)重違約、產(chǎn)品質(zhì)量長期不合格、企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略調(diào)整等情形，經(jīng)雙方協(xié)商一致或根據(jù)合同約定，可以解除采購合同。解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按照合同約定處理相關(guān)事宜。（四）合同檔案管理1.檔案建立：采購部門負(fù)責(zé)建立采購合同檔案，對合同簽訂、執(zhí)行、變更、解除等全過程的相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理、歸檔。2.檔案保管：合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和企業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案查閱：因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理制度的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。四、采購過程管理（一）采購計劃制定1.需求分析：采購部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單、庫存情況等，分析物資和服務(wù)的需求，制定采購計劃。2.計劃審核：采購計劃提交企業(yè)管理層進(jìn)行審核，確保采購計劃符合企業(yè)整體戰(zhàn)略和實(shí)際需求。3.計劃執(zhí)行：采購部門按照審核通過的采購計劃組織實(shí)施采購活動，嚴(yán)格控制采購進(jìn)度和質(zhì)量。（二）采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。通過發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)、評標(biāo)等程序，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.詢價采購：對于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，采用詢價采購方式。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較報價后選擇合適的供應(yīng)商。3.單一來源采購：符合法律法規(guī)規(guī)定的特定情形，如只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等，采用單一來源采購方式。（三）采購談判1.談判準(zhǔn)備：采購人員在采購談判前，應(yīng)充分了解采購項(xiàng)目的需求、市場行情、供應(yīng)商情況等，制定談判策略和方案。2.談判過程：采購談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就產(chǎn)品價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，爭取最有利的談判結(jié)果。3.談判記錄：采購人員應(yīng)做好談判記錄，記錄談判過程中的重要事項(xiàng)和雙方達(dá)成的共識，作為簽訂采購合同的依據(jù)。（四）采購審批1.審批流程：采購項(xiàng)目按照企業(yè)規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，一般包括采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、企業(yè)管理層審批等環(huán)節(jié)。2.審批標(biāo)準(zhǔn)：審批部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的金額大小、重要程度、風(fēng)險程度等因素，按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保采購活動符合企業(yè)利益和相關(guān)規(guī)定。五、供應(yīng)商關(guān)系管理（一）溝通與協(xié)作1.定期溝通機(jī)制：建立與供應(yīng)商定期溝通機(jī)制，如每月或每季度召開供應(yīng)商會議，共同探討合作中存在的問題和解決方案，交流市場信息和行業(yè)動態(tài)。2.日常溝通渠道：采購人員與供應(yīng)商保持日常溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)雙方工作進(jìn)度。3.協(xié)作項(xiàng)目開展：鼓勵與供應(yīng)商開展協(xié)作項(xiàng)目，如共同研發(fā)新產(chǎn)品、優(yōu)化生產(chǎn)工藝等，提高雙方的合作水平和競爭力。（二）供應(yīng)商培訓(xùn)與輔導(dǎo)1.培訓(xùn)需求分析：根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況和企業(yè)需求，分析供應(yīng)商培訓(xùn)需求，制定培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括質(zhì)量管理知識、生產(chǎn)工藝改進(jìn)、成本控制、環(huán)保要求等方面，幫助供應(yīng)商提高管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量。3.輔導(dǎo)措施：對于存在問題的供應(yīng)商，安排專人進(jìn)行輔導(dǎo)，協(xié)助其查找原因，制定改進(jìn)措施，提升其績效水平。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施：物質(zhì)激勵：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的物質(zhì)獎勵，如獎金、禮品、優(yōu)先采購等。精神激勵：通過頒發(fā)榮譽(yù)證書、公開表彰等方式，對優(yōu)秀供應(yīng)商進(jìn)行精神激勵，增強(qiáng)其榮譽(yù)感和責(zé)任感。2.約束措施：合同約束：在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。淘汰機(jī)制：對于長期表現(xiàn)不佳、不符合企業(yè)要求的供應(yīng)商，按照規(guī)定的程序進(jìn)行淘汰，終止合作關(guān)系。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：對與供應(yīng)商相關(guān)的采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，包括供應(yīng)商違約風(fēng)險、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險、交貨延遲風(fēng)險、市場價格波動風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于高風(fēng)險的采購項(xiàng)目或供應(yīng)商，如無法有效控制風(fēng)險，考慮采取風(fēng)險規(guī)避措施，如放棄采購或更換供應(yīng)商。2.風(fēng)險降低：通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、增加備用供應(yīng)商等方式，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險，如通過購買保險等方式，將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給保險公司。4.風(fēng)險接受：對于一些發(fā)生可能性較小、影響程度較低的風(fēng)險，企業(yè)可以選擇接受風(fēng)險，但應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險變化情況，及時采取應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.監(jiān)控指標(biāo)設(shè)定：設(shè)定風(fēng)險監(jiān)控指標(biāo)，