預(yù)研檔案管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范預(yù)研檔案的管理，確保預(yù)研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，為公司的預(yù)研工作提供有力支持，促進(jìn)公司技術(shù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與預(yù)研項(xiàng)目相關(guān)的檔案管理，包括但不限于預(yù)研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、會(huì)議紀(jì)要、往來文件等各類載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則預(yù)研檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則預(yù)研檔案應(yīng)如實(shí)反映預(yù)研項(xiàng)目的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則涵蓋預(yù)研項(xiàng)目從策劃到結(jié)束的各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的預(yù)研檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善預(yù)研檔案管理辦法及相關(guān)制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)預(yù)研檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門預(yù)研檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案質(zhì)量。4.定期對預(yù)研檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。2.對項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)向檔案管理部門移交檔案。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的查閱、利用等工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門預(yù)研項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目組成員收集項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，載體符合要求。3.對于外來文件，如合作協(xié)議、技術(shù)資料等，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行登記。（二）整理要求1.預(yù)研檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)項(xiàng)目的檔案作為一個(gè)獨(dú)立的保管單元。2.每個(gè)項(xiàng)目檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間的文件按照重要程度或類別進(jìn)行排列。3.對每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄，文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、來源等信息。4.對于圖紙、圖表等特殊載體的文件，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理，并在文件目錄中注明其載體形式和數(shù)量。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通解決。五、檔案的保管（一）保管期限預(yù)研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及公司核心技術(shù)、重大決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要文件材料。2.長期保管的檔案：一般為[X]年，主要包括預(yù)研項(xiàng)目的重要研究報(bào)告、技術(shù)文檔等。3.短期保管的檔案：一般為[X]年，主要包括一般性的項(xiàng)目文件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，同時(shí)建立電子檔案的存儲(chǔ)和管理制度，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展和檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。調(diào)整檔案保管期限時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱預(yù)研檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱預(yù)研檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽字同意后報(bào)檔案管理部門。3.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，不得損壞檔案。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，提供檔案原件、復(fù)印件或電子文檔等。2.對于重要的預(yù)研檔案，檔案管理部門可根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案專題研究和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和公司保密部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對到期檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，填寫檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案管理部門將檔案銷毀清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單存檔。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)定期對預(yù)研檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和時(shí)間要求，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（三）上報(bào)要求檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，上報(bào)及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門預(yù)研檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案管理情況進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案安全保管情況，包括檔案庫房的設(shè)施設(shè)備、防火防潮防蟲防盜措施等。（三）檢查結(jié)