食堂發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司食堂發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用及報銷流程，確保發(fā)票真實、合法、有效，保障公司財務核算的準確性和合規(guī)性，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司財務管理制度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部食堂在采購食材、用品及接受餐飲服務等活動中涉及的發(fā)票管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：發(fā)票內容必須真實反映經(jīng)濟業(yè)務實際發(fā)生情況，不得虛開發(fā)票。3.完整性原則：發(fā)票的各項要素填寫齊全，字跡清晰，印章完整。4.及時性原則：應及時取得發(fā)票，并在規(guī)定時間內進行報銷處理，避免逾期影響財務核算。二、發(fā)票的開具（一）供應商開票要求1.食堂采購食材、用品等物資時，應要求供應商如實開具發(fā)票。發(fā)票應包含供應商名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，確保發(fā)票內容完整準確。2.發(fā)票上的貨物或應稅勞務、服務名稱應詳細注明所購物品的具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息，不得籠統(tǒng)開具“食品”“辦公用品”等模糊名稱。如采購多種物品，應分別列示或匯總開具明細清單，并加蓋供應商發(fā)票專用章。（二）開票流程1.食堂采購人員在采購物資時，應與供應商明確開票事宜，要求供應商在規(guī)定時間內開具發(fā)票。2.采購人員收到發(fā)票后，應仔細核對發(fā)票信息與采購合同、送貨清單等是否一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應及時與供應商聯(lián)系，要求其重新開具正確的發(fā)票。3.采購人員將核對無誤的發(fā)票交至食堂管理人員進行審核，審核內容包括發(fā)票的真實性、完整性、合規(guī)性等。審核通過后，由食堂管理人員在發(fā)票上簽字確認，并按照公司財務報銷流程傳遞至財務部門。（三）特殊情況開票處理1.如因供應商原因無法及時開具發(fā)票，采購人員應與供應商協(xié)商確定開票時間，并取得供應商出具的書面承諾。在承諾的開票時間內，采購人員應及時跟進發(fā)票開具情況，并確保按時取得發(fā)票。2.對于零星采購或小額支出，如確實無法取得發(fā)票的，應取得供應商出具的收款收據(jù)，并注明采購物品名稱、數(shù)量、單價、金額等信息，由食堂管理人員簽字確認后，按照公司相關規(guī)定進行報銷。但收款收據(jù)應作為特殊情況處理，不得作為常規(guī)報銷憑證，且在一個會計年度內，此類情況的報銷金額應控制在一定比例范圍內（具體比例由公司財務部門根據(jù)實際情況確定）。三、發(fā)票的取得（一）取得要求1.食堂在接受餐飲服務、采購食材及用品等業(yè)務活動中，必須依法取得合規(guī)發(fā)票。取得的發(fā)票應是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。2.對于增值稅專用發(fā)票，食堂應確保自身具備一般納稅人資格或符合相關規(guī)定可以抵扣進項稅額的條件，否則不得要求供應商開具增值稅專用發(fā)票。如因特殊情況取得了增值稅專用發(fā)票，應按照規(guī)定進行認證和抵扣處理，并確保相關稅務處理符合法律法規(guī)要求。（二）取得流程1.食堂采購人員在采購物資或接受服務時，應主動向供應商索取發(fā)票。對于上門送貨的供應商，應在驗收貨物或服務的同時，要求供應商當場開具發(fā)票；對于通過郵寄方式采購的物資，應在收到貨物后及時向供應商催要發(fā)票。2.采購人員取得發(fā)票后，應按照發(fā)票開具要求進行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息是否齊全、正確，發(fā)票內容是否與實際業(yè)務相符等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與供應商溝通解決，確保取得合法有效的發(fā)票。3.采購人員將審核后的發(fā)票交至食堂管理人員進行再次審核，審核通過后，按照公司財務報銷流程將發(fā)票傳遞至財務部門。（三）發(fā)票丟失處理1.如果發(fā)票不慎丟失，采購人員應立即向供應商取得發(fā)票存根聯(lián)復印件，并加蓋供應商發(fā)票專用章。同時，采購人員應填寫《發(fā)票丟失情況說明》，詳細說明發(fā)票丟失的原因、發(fā)票號碼、開具日期、金額等信息，并由食堂管理人員簽字確認。2.將發(fā)票存根聯(lián)復印件及《發(fā)票丟失情況說明》一并作為報銷憑證提交給財務部門。財務部門在審核時，應嚴格按照相關規(guī)定進行核實，如確認發(fā)票真實有效且符合報銷要求，可予以報銷，但應在報銷憑證上注明“發(fā)票原件丟失，以復印件代替”字樣。四、發(fā)票的使用與保管（一）發(fā)票使用1.食堂財務人員應按照國家稅收法律法規(guī)及公司財務管理制度的規(guī)定，正確使用發(fā)票。發(fā)票僅限于在公司食堂相關業(yè)務活動中使用，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票。2.在開具發(fā)票時，應按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。對于作廢的發(fā)票，應在發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并完整保存，不得擅自銷毀。（二）發(fā)票保管1.食堂應設立專門的發(fā)票保管崗位或指定專人負責發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保發(fā)票的安全與完整。2.發(fā)票應存放在安全、干燥、防火、防盜的場所，按照發(fā)票種類、號碼順序進行分類存放，便于查找和核對。同時，應建立發(fā)票保管臺賬，詳細記錄發(fā)票的購入、開具、使用、作廢、結存等情況。3.對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應按照稅務機關規(guī)定的保管期限進行妥善保管，不得擅自銷毀。保管期滿后，如需銷毀，應按照規(guī)定的程序報經(jīng)稅務機關批準，并在稅務機關的監(jiān)督下進行銷毀。五、發(fā)票的審核與報銷（一）審核要點1.財務部門在審核發(fā)票時，應重點關注發(fā)票的真實性、合法性、完整性和合規(guī)性。審核內容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、發(fā)票專用章、貨物或應稅勞務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息是否清晰、準確，是否與實際業(yè)務相符。2.對于增值稅專用發(fā)票，還應審核發(fā)票的認證情況、抵扣期限等是否符合規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與采購人員或供應商聯(lián)系核實，要求其提供相關證明材料或重新開具發(fā)票。（二）報銷流程1.食堂采購人員或相關業(yè)務人員將取得的發(fā)票及其他報銷憑證按照公司財務報銷流程進行整理、粘貼，并填寫報銷單。報銷單上應注明報銷事項、金額、發(fā)票號碼等信息，并由相關人員簽字確認。2.將填寫完整的報銷單及發(fā)票等報銷憑證提交至食堂管理人員進行初審。食堂管理人員應審核報銷事項是否真實、合理，發(fā)票等報銷憑證是否齊全、合規(guī)，簽字手續(xù)是否完備等。初審通過后，在報銷單上簽字批準。3.報銷單及發(fā)票等報銷憑證經(jīng)食堂管理人員初審通過后，傳遞至財務部門進行復審。財務部門應按照審核要點對報銷憑證進行詳細審核，如審核無誤，在報銷單上簽字并加蓋財務專用章，按照公司資金支付流程進行付款。（三）報銷期限1.食堂相關業(yè)務人員應在取得發(fā)票后及時進行報銷，原則上應在發(fā)票開具之日起[X]個工作日內辦理報銷手續(xù)。如因特殊原因未能及時報銷的，應向財務部門說明情況，并經(jīng)財務部門同意后方可報銷。2.對于逾期未報銷的發(fā)票，財務部門有權拒絕受理，但因特殊情況經(jīng)公司領導批準的除外。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司財務部門應定期對食堂發(fā)票管理情況進行檢查，檢查內容包括發(fā)票的開具、取得、使用、保管、審核與報銷等環(huán)節(jié)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.食堂管理人員應加強對食堂采購人員及相關業(yè)務人員的日常管理，督促其嚴格按照發(fā)票管理辦法的規(guī)定取得和使用發(fā)票。同時，應定期對食堂發(fā)票管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合稅務機關等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供發(fā)票管理資料，接受稅務機關等