辦公室日常管理辦法總則目的為了加強公司辦公室的日常管理，提高辦公效率，營造良好的辦公環(huán)境，確保公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有辦公室區(qū)域及在辦公室工作的全體員工。管理原則以科學(xué)、規(guī)范、高效、安全為管理原則，遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況進行辦公室日常管理。辦公環(huán)境管理衛(wèi)生管理1.公共區(qū)域衛(wèi)生公司安排專人負(fù)責(zé)公共區(qū)域（包括走廊、樓梯、衛(wèi)生間、茶水間等）的日常清潔工作，每天至少進行一次全面清掃，保持地面干凈、無雜物，墻面無污漬，門窗玻璃明亮。衛(wèi)生間要定期消毒，確保無異味。2.個人辦公區(qū)域衛(wèi)生員工應(yīng)保持個人辦公區(qū)域的整潔，每天上班前清理桌面，將文件、辦公用品擺放整齊，下班前將垃圾清理干凈。辦公設(shè)備如電腦、打印機等要定期擦拭，保持外觀清潔。辦公秩序管理1.著裝規(guī)范員工在辦公時間應(yīng)穿著得體、整潔，符合公司的著裝要求。一般情況下，應(yīng)穿著職業(yè)裝，避免穿著過于隨意或暴露的服裝。2.行為規(guī)范員工在辦公室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不大聲喧嘩、嬉笑打鬧，以免影響他人工作。禁止在辦公室內(nèi)吸煙、吃零食、進行娛樂活動等與工作無關(guān)的行為。3.安全管理員工應(yīng)遵守公司的安全規(guī)定，注意用電安全，不私拉亂接電線，不使用大功率電器。下班前要關(guān)閉電器設(shè)備、門窗，鎖好抽屜和文件柜，確保辦公室的安全。辦公用品管理采購管理1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，定期（每月底）填寫辦公用品需求申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報辦公室。申請表應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購審批辦公室對各部門的需求申請進行匯總和審核，根據(jù)公司的預(yù)算和實際情況進行采購審批。對于金額較大或特殊的辦公用品采購，需報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.采購執(zhí)行辦公室根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購過程中要嚴(yán)格控制質(zhì)量和價格，確保所采購的辦公用品符合公司的要求。發(fā)放管理1.發(fā)放時間辦公用品原則上每月發(fā)放一次，具體時間由辦公室統(tǒng)一安排。特殊情況下，如緊急需求，可隨時申請發(fā)放。2.發(fā)放流程員工憑部門負(fù)責(zé)人簽字的辦公用品領(lǐng)用單到辦公室領(lǐng)取辦公用品。領(lǐng)用單應(yīng)注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。辦公室工作人員按照領(lǐng)用單的內(nèi)容進行發(fā)放，并做好登記工作。使用管理1.節(jié)約使用員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，愛護辦公設(shè)備，避免浪費。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、文件盒等，應(yīng)盡量回收利用。2.損壞賠償因員工個人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應(yīng)照價賠償。賠償費用從員工的工資中扣除。文件資料管理文件資料的分類1.行政文件包括公司的規(guī)章制度、通知、公告、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件包括公司的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等。3.財務(wù)文件包括公司的財務(wù)報表、會計憑證、發(fā)票等。文件資料的歸檔1.歸檔時間各部門應(yīng)在文件資料形成后的一個月內(nèi)將其整理歸檔，并移交辦公室。2.歸檔要求文件資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，裝訂成冊，注明文件名稱、日期、編號等信息。歸檔的文件資料應(yīng)保證完整、準(zhǔn)確、清晰。文件資料的保管1.保管方式辦公室應(yīng)設(shè)置專門的文件資料檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、書架等。文件資料應(yīng)按照類別和年份進行存放，便于查找和管理。2.保管期限根據(jù)文件資料的重要性和使用價值，確定不同的保管期限。一般情況下，行政文件保管期限為5年，業(yè)務(wù)文件保管期限為10年，財務(wù)文件保管期限為15年。對于重要的文件資料，應(yīng)永久保存。文件資料的借閱1.借閱申請員工因工作需要借閱文件資料時，應(yīng)填寫文件資料借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報辦公室批準(zhǔn)。申請表應(yīng)注明借閱日期、借閱部門、借用人、文件資料名稱、借閱期限等信息。2.借閱期限文件資料的借閱期限一般不超過7天。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還員工應(yīng)按時歸還借閱的文件資料，歸還時應(yīng)保證文件資料的完整、無損。如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司的規(guī)定進行賠償。會議管理會議分類1.公司例會包括周會、月會、季度會等，主要用于總結(jié)工作進展、安排工作任務(wù)、溝通協(xié)調(diào)問題等。2.專題會議針對特定的問題或項目召開的會議，如項目研討會、技術(shù)交流會等。3.臨時會議因突發(fā)情況或緊急事項召開的會議。會議組織1.會議申請召開會議的部門或個人應(yīng)提前填寫會議申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報辦公室。申請表應(yīng)注明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議內(nèi)容等信息。2.會議通知辦公室根據(jù)會議申請表的內(nèi)容，及時發(fā)布會議通知。會議通知應(yīng)包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程等信息。通知方式可采用郵件、短信、公告等形式。3.會議準(zhǔn)備召開會議的部門或個人應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備會議資料、調(diào)試會議設(shè)備等。辦公室應(yīng)協(xié)助做好會議場地的安排和布置工作。會議記錄1.記錄人員每次會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄。記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等信息。2.記錄整理會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，并經(jīng)會議主持人審核后印發(fā)給參會人員。會議記錄應(yīng)作為公司的重要文件資料進行歸檔保存。會議決議執(zhí)行1.任務(wù)分配會議結(jié)束后，辦公室應(yīng)根據(jù)會議決議事項，將任務(wù)分配到相關(guān)部門或個人，并明確任務(wù)完成的時間節(jié)點和質(zhì)量要求。2.跟蹤檢查各部門或個人應(yīng)按照任務(wù)分配的要求，認(rèn)真執(zhí)行會議決議。辦公室應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時反饋執(zhí)行情況。3.考核獎懲對于認(rèn)真執(zhí)行會議決議、按時完