展廳樣品庫管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司展廳樣品庫的管理，確保樣品的安全、完整，提高樣品的使用效率，規(guī)范樣品的出入庫流程，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司展廳樣品庫的管理，包括樣品的采購、驗(yàn)收、存儲、保管、領(lǐng)用、歸還、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：確保樣品的安全存儲，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.規(guī)范管理原則：建立健全樣品庫管理制度，規(guī)范樣品的出入庫流程，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.高效利用原則：提高樣品的使用效率，充分發(fā)揮樣品在展示、銷售、研發(fā)等方面的作用。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在樣品庫管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）展廳管理部門1.負(fù)責(zé)展廳樣品庫的日常管理工作，包括樣品的出入庫登記、存儲保管、盤點(diǎn)清查等。2.制定展廳樣品庫的管理制度和操作流程，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解樣品的使用需求，確保樣品的合理調(diào)配。4.定期對展廳樣品庫進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）采購部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)樣品的采購工作，確保采購的樣品符合質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)樣品采購過程中的質(zhì)量控制，對采購的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，確保樣品質(zhì)量合格后辦理入庫手續(xù)。（三）研發(fā)部門1.根據(jù)研發(fā)項(xiàng)目需要，負(fù)責(zé)向展廳管理部門申請領(lǐng)用樣品，并說明領(lǐng)用樣品的用途、數(shù)量、使用期限等。2.在使用樣品過程中，應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞樣品，使用完畢后及時(shí)歸還展廳樣品庫。3.協(xié)助展廳管理部門做好樣品的盤點(diǎn)清查工作，提供相關(guān)樣品使用情況的信息。（四）銷售部門1.根據(jù)銷售業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)向展廳管理部門申請領(lǐng)用樣品，并說明領(lǐng)用樣品的用途、數(shù)量、使用期限等。2.在銷售活動中，應(yīng)合理使用樣品，不得擅自改變樣品的用途或損壞樣品，銷售結(jié)束后及時(shí)歸還展廳樣品庫。3.收集客戶對樣品的反饋意見，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以便對樣品進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對樣品采購、領(lǐng)用等相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算和管理，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.定期與展廳管理部門核對樣品庫存賬目，確保賬實(shí)相符。3.參與樣品庫的盤點(diǎn)清查工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核和監(jiān)督。三、樣品采購與驗(yàn)收（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫樣品采購申請表，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門對各部門提交的采購申請進(jìn)行匯總審核，根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際情況，制定樣品采購計(jì)劃，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)樣品采購計(jì)劃，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇合格的供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商進(jìn)行評估和審核，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等方面，建立供應(yīng)商檔案。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購合同的合法性和有效性。（三）樣品驗(yàn)收1.樣品到貨后，采購部門通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收合格的樣品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具驗(yàn)收報(bào)告，并在樣品上加蓋驗(yàn)收合格章。采購部門憑驗(yàn)收報(bào)告辦理入庫手續(xù)。3.驗(yàn)收不合格的樣品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。四、樣品存儲與保管（一）倉庫規(guī)劃1.展廳管理部門根據(jù)樣品的種類、規(guī)格、型號、數(shù)量等情況，合理規(guī)劃樣品庫的存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如貨架區(qū)、貨柜區(qū)、特殊樣品存儲區(qū)等。2.在倉庫內(nèi)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明樣品的類別、存放位置、規(guī)格型號等信息，便于查找和管理。（二）存儲條件1.根據(jù)樣品的特性和要求，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.對有特殊存儲要求的樣品，如易燃易爆品、易腐品、貴重物品等，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（三）樣品保管1.展廳管理部門安排專人負(fù)責(zé)樣品的保管工作，定期對樣品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保樣品的安全、完整。2.對庫存樣品進(jìn)行分類存放，按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行擺放，避免樣品積壓和過期。3.建立樣品保管臺賬，詳細(xì)記錄樣品的入庫時(shí)間、規(guī)格型號、數(shù)量、存放位置、領(lǐng)用情況等信息，做到賬實(shí)相符。4.對損壞、變質(zhì)、過期等不合格樣品，應(yīng)及時(shí)清理，并做好記錄，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、樣品領(lǐng)用與歸還（一）領(lǐng)用申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用樣品時(shí)，應(yīng)填寫樣品領(lǐng)用申請表，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用期限等信息，并提交給展廳管理部門。2.展廳管理部門對各部門提交的領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，根據(jù)樣品庫存情況和業(yè)務(wù)需求，決定是否批準(zhǔn)領(lǐng)用申請。（二）領(lǐng)用手續(xù)1.經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請，領(lǐng)用部門憑樣品領(lǐng)用申請表到展廳樣品庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放樣品，并在申請表上簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)用部門領(lǐng)取樣品時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保與申請表一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與倉庫管理人員溝通解決。3.倉庫管理人員發(fā)放樣品后，應(yīng)及時(shí)更新樣品保管臺賬，記錄樣品的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息。（三）歸還手續(xù)1.領(lǐng)用部門使用完畢樣品后，應(yīng)及時(shí)歸還展廳樣品庫。歸還時(shí)，應(yīng)確保樣品的完好無損，并清理干凈。2.倉庫管理人員對歸還的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，核對樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在樣品領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。3.倉庫管理人員驗(yàn)收歸還樣品時(shí)，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)通知領(lǐng)用部門，查明原因，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、樣品盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.展廳管理部門定期制定樣品盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方法、人員等。盤點(diǎn)時(shí)間一般為每月末或每季度末，特殊情況可根據(jù)需要臨時(shí)安排盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)方法1.采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對展廳樣品庫內(nèi)的樣品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息與樣品保管臺賬是否一致。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并查明原因。（三）盤點(diǎn)報(bào)告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果填寫樣品盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符情況、盤盈盤虧情況及原因分析等。2.展廳管理部門對盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審核，對盤盈盤虧情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并提出處理意見。3.盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)審核批準(zhǔn)后，作為調(diào)整樣品保管臺賬的依據(jù)。對盤盈盤虧的樣品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬實(shí)相符。七、樣品報(bào)廢與處理（一）報(bào)廢申請1.對于損壞、變質(zhì)、過期等無法繼續(xù)使用的樣品，使用部門應(yīng)填寫樣品報(bào)廢申請表，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交給展廳管理部門。2.展廳管理部門對報(bào)廢申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對報(bào)廢樣品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。（二）報(bào)廢審批1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的報(bào)廢申請，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，決定是否批準(zhǔn)報(bào)廢申請。2.批準(zhǔn)后的報(bào)廢申請，展廳管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。（三）報(bào)廢處理1.對于批準(zhǔn)報(bào)廢的樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如銷毀、變賣等。處理過程中應(yīng)做好記錄，確保處理過程的合規(guī)性和可追溯性。2.對有回收價(jià)值的報(bào)廢樣品，如金屬、塑料等，可進(jìn)行回收利用，減少資源浪費(fèi)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對展廳樣品庫的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查樣品庫管理制度的執(zhí)行情況、樣品的出入庫流程、庫存賬目等是否規(guī)范、準(zhǔn)確。2.展廳管理部門應(yīng)定期對樣品庫的管理