采購油漆管理辦法一、總則（一）目的為加強公司油漆采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購油漆的質(zhì)量符合相關(guān)標準和公司生產(chǎn)需求，保障生產(chǎn)安全與產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及油漆采購的部門和項目，包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、維修部門等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，保證所采購油漆的質(zhì)量符合或優(yōu)于行業(yè)標準和公司要求。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.透明公正原則：采購過程應公開、透明、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，防止不正當交易。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定油漆采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)、研發(fā)等需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估和確定油漆供應商，建立供應商檔案，并定期進行考核和更新。3.組織與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.負責采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調(diào)，及時處理采購過程中的問題和異常情況。5.負責收集、整理和分析采購數(shù)據(jù)，定期向公司管理層匯報采購情況。（二）質(zhì)量部門1.制定油漆質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，對采購的油漆進行嚴格的質(zhì)量檢驗。2.參與供應商的評估和選擇，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。3.對采購過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，確保不合格油漆不進入公司。4.定期對公司庫存油漆進行質(zhì)量抽檢，防止因儲存等原因?qū)е沦|(zhì)量問題。（三）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)、研發(fā)等實際需求，準確提供油漆的規(guī)格、型號、用量等詳細信息，協(xié)助采購部門制定采購計劃。2.參與對供應商的評估和選擇，反饋使用過程中對油漆質(zhì)量、性能等方面的意見和建議。3.負責對采購回來的油漆進行驗收和試用，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知采購部門和質(zhì)量部門。（四）財務部門1.審核采購合同中的價格條款、付款方式等財務相關(guān)內(nèi)容，確保符合公司財務規(guī)定。2.負責采購資金的預算安排和支付管理，按照合同約定及時支付貨款。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持和成本控制建議。三、采購流程（一）需求申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、研發(fā)項目進度、設備維修等實際需求，填寫《油漆采購申請表》，詳細注明油漆的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等信息。2.《油漆采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《油漆采購申請表》后，結(jié)合庫存情況進行綜合分析。2.如庫存能夠滿足需求，則在申請表上注明庫存可滿足情況，并反饋給使用部門；如庫存不足，則根據(jù)需求和市場供應情況，制定詳細的采購計劃，明確采購數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等。（三）供應商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道尋找潛在的油漆供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)資質(zhì)文件，以及產(chǎn)品樣本、業(yè)績案例等資料。3.組織質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務水平、價格競爭力等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理，并定期對供應商進行考核和更新。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行商務談判，明確采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。2.談判過程中，采購部門應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件，同時要確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.談判達成一致后，起草采購合同，經(jīng)公司法律顧問審核后，提交至公司管理層審批。4.公司管理層審批通過后，由采購部門與供應商簽訂正式采購合同，并將合同副本分發(fā)給質(zhì)量部門、使用部門、財務部門等相關(guān)部門。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，及時下達采購訂單給供應商，明確訂單編號、采購產(chǎn)品明細、交貨時間、交貨地點等信息。2.在采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。（六）到貨驗收1.油漆到貨前，采購部門應通知質(zhì)量部門和使用部門做好驗收準備。2.貨物到達后，由質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程進行檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、色澤、粘度、干燥時間、附著力等指標。3.使用部門對油漆的型號、規(guī)格、數(shù)量等進行核對，并進行試用，檢查其是否符合生產(chǎn)、研發(fā)等實際需求。4.如驗收合格，質(zhì)量部門和使用部門在《油漆驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，質(zhì)量部門應出具不合格報告，采購部門負責與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款結(jié)算1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收合格的《油漆驗收單》，審核采購發(fā)票的真實性、合法性和準確性。2.審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間，及時安排貨款支付，并做好付款記錄。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準制定1.質(zhì)量部門根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司生產(chǎn)需求，制定詳細的油漆質(zhì)量標準，明確各項質(zhì)量指標的具體要求。2.質(zhì)量標準應包括但不限于外觀、色澤、粘度、干燥時間、附著力、耐水性、耐化學品性等方面的內(nèi)容。（二）檢驗流程1.采購的油漆到貨后，質(zhì)量部門首先對其外包裝進行檢查，查看是否有破損、變形、滲漏等情況。2.按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣，將樣品送至實驗室進行各項質(zhì)量指標的檢測。3.檢測過程應嚴格按照質(zhì)量標準和檢驗操作規(guī)程進行，確保檢測結(jié)果的準確性和可靠性。4.對于首次采購的油漆品種或供應商，應增加檢驗頻次和項目，進行全面的質(zhì)量評估。（三）不合格處理1.如檢驗發(fā)現(xiàn)油漆質(zhì)量不合格，質(zhì)量部門應立即出具不合格報告，并通知采購部門。2.采購部門負責與供應商溝通，要求其采取退貨、換貨、補貨等措施，確保不合格油漆不進入公司。3.對不合格油漆的處理情況進行跟蹤記錄，分析不合格原因，采取相應的糾正措施，防止類似問題再次發(fā)生。五、供應商管理（一）供應商檔案建立1.采購部門對每一家合格供應商建立詳細的檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、資質(zhì)文件、產(chǎn)品目錄、業(yè)績情況、合作記錄、考核評價等。2.供應商檔案應實行動態(tài)管理，及時更新供應商的相關(guān)信息。（二）供應商考核1.采購部門定期組織質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員對供應商進行考核，考核周期一般為每季度一次。2.考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面，采用定量與定性相結(jié)合的方式進行評價。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分類評級，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。（三）供應商激勵與淘汰1.對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟?，如增加采購份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽證書等，以激勵其繼續(xù)保持良好的合作表現(xiàn)。2.對于考核結(jié)果為不合格的供應商，采購部門應與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應及時淘汰該供應商，并在公司內(nèi)部發(fā)布通知，警示其他部門不得再與該供應商合作。3.對供應商的激勵和淘汰情況應進行記錄和公示，確保供應商管理的透明度和公正性。六、庫存管理（一）庫存盤點1.定期對公司油漆庫存進行盤點，盤點周期一般為每月一次。2.盤點工作由采購部門牽頭，組織質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員共同參與，確保盤點結(jié)果的準確性。3.盤點結(jié)束后，編制《油漆庫存盤點表》，詳細記錄庫存油漆的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放位置等信息，并與庫存臺賬進行核對。（二）庫存預警1.根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、采購周期、市場供應情況等因素，設定油漆庫存的安全庫存和最低庫存標準。2.當庫存數(shù)量接近或低于最低庫存標準時，采購部門應及時發(fā)出庫存預警，提醒相關(guān)部門關(guān)注庫存情況，并根據(jù)需求制定采購計劃。（三）庫存處理1.對于長期積壓、過期、變質(zhì)等不再使用的油漆，采購部門應及時組織相關(guān)人員進行清理和處理。2.庫存處理方式包括退貨、換貨、報廢、降價銷售等，具體處理方式應根據(jù)實際情況進行評估和決策，并做好相應的記錄。七、風險管理（一）市場風險1.密切關(guān)注油漆市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、原材料供應變化等信息。2.建立市場價格預警機制，當市場價格出現(xiàn)大幅波動時，采購部門應及時與供應商協(xié)商調(diào)整價格，或采取套期保值等措施，降低市場價格風險。（二）質(zhì)量風險1.加強對采購油漆的質(zhì)量控制，嚴格按照質(zhì)量標準和檢驗流程進行檢驗，確保所采購油漆的質(zhì)量符合要求。2.與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的責任和義務，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應商應承擔相應的賠償責任。3.定期對公司庫存油漆進行質(zhì)量抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的質(zhì)量問題，防止因質(zhì)量問題導致的生產(chǎn)事故和經(jīng)濟損失。（三）供應商風險1.對供應商進行全面的評估和管理，建立供應商考核機制，及時淘汰不合格供應商，降低供應商違約風險。2.在采購合同中明確供應商的違約責任和賠償條款，如供應商未能按時、按質(zhì)、按量交貨，應承擔相應的違約責任，賠償公司因此遭