存款查詢函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織存款查詢函的管理，確保公司合法合規(guī)地獲取存款信息，保障公司資金安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在業(yè)務活動中涉及需要查詢存款信息時，存款查詢函的申請、開具、使用、管理等相關事宜。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保存款查詢函的獲取和使用合法合規(guī)。2.保密原則對查詢到的存款信息嚴格保密，不得泄露給無關人員，防止信息泄露給公司造成損失。3.必要性原則存款查詢函的申請應基于公司業(yè)務活動的實際需要，避免不必要的查詢行為。二、存款查詢函的申請（一）申請主體公司內(nèi)部各部門因業(yè)務工作需要查詢存款信息時，由部門負責人作為申請主體提出申請。（二）申請條件1.有明確的業(yè)務需求，如涉及合同執(zhí)行、債務追討、資金監(jiān)管等，確需查詢相關方存款信息。2.已按照公司內(nèi)部規(guī)定履行了必要的審批程序。（三）申請材料1.填寫完整的《存款查詢函申請表》，包括申請部門、申請人、查詢對象、查詢原因、預計查詢時間等內(nèi)容。2.相關業(yè)務證明材料，如合同文件、協(xié)議、授權委托書等，以證明查詢的必要性和合法性。（四）申請流程1.申請部門負責人將《存款查詢函申請表》及相關業(yè)務證明材料提交至公司指定的審核部門。2.審核部門對申請材料進行初步審核，核實申請的必要性和材料的完整性。如審核通過，提交至公司管理層審批；如審核不通過，將申請材料退回申請部門，并說明理由。3.公司管理層根據(jù)審核部門的意見進行審批，審批通過后，申請部門方可進行存款查詢函的開具流程。三、存款查詢函的開具（一）開具主體公司指定的法務部門或相關授權人員負責存款查詢函的開具工作。（二）開具要求1.存款查詢函應使用公司統(tǒng)一格式的模板，內(nèi)容準確、完整，包括查詢對象的基本信息、查詢事項、查詢期限等。2.開具存款查詢函時，應確保函件內(nèi)容符合法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求，不得出現(xiàn)違法違規(guī)或侵犯他人權益的表述。3.存款查詢函需加蓋公司公章，并由授權人員簽字確認。（三）開具流程1.法務部門或相關授權人員收到經(jīng)審批通過的《存款查詢函申請表》后，按照要求填寫存款查詢函內(nèi)容。2.對填寫好的存款查詢函進行審核，確保內(nèi)容準確無誤。審核通過后，加蓋公司公章，并由授權人員簽字。3.將開具好的存款查詢函交付給申請部門，由申請部門負責按照規(guī)定的方式送達查詢對象。四、存款查詢函的使用（一）使用方式申請部門應按照公司規(guī)定的合法、合規(guī)方式使用存款查詢函，如通過郵寄、專人送達等方式將查詢函送達查詢對象。（二）使用期限存款查詢函應在規(guī)定的查詢期限內(nèi)使用，查詢期限屆滿后，查詢函自動失效。如需延長查詢期限，申請部門應重新提交申請，并說明理由。（三）使用記錄申請部門在使用存款查詢函過程中，應做好相關記錄，包括查詢函的送達時間、送達方式、查詢對象的反饋等信息。記錄應妥善保存，以備后續(xù)查閱。五、存款信息的獲取與反饋（一）信息獲取1.查詢對象應按照存款查詢函的要求，及時、準確地提供相關存款信息。2.申請部門在收到查詢對象提供的存款信息后，應及時進行整理和分析，并將相關情況反饋給公司內(nèi)部需要知曉的部門和人員。（二）信息反饋1.如查詢對象對存款查詢函有異議或拒絕提供相關信息，申請部門應及時將情況反饋給法務部門或相關授權人員。2.法務部門或相關授權人員應根據(jù)具體情況，與查詢對象進行溝通協(xié)商，必要時通過法律途徑解決問題，確保公司能夠獲取準確的存款信息。六、存款查詢函的管理與監(jiān)督（一）檔案管理1.法務部門負責建立存款查詢函檔案，對存款查詢函的申請材料、開具記錄、使用記錄、獲取的存款信息等相關資料進行歸檔保存。2.存款查詢函檔案應按照檔案管理的相關規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和可查閱性。（二）定期檢查1.公司內(nèi)部審計部門或相關監(jiān)督機構應定期對存款查詢函的管理情況進行檢查，包括申請流程的合規(guī)性、開具內(nèi)容的準確性、使用記錄的完整性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（三）責任追究1.對于在存款查詢函管理過程中違反法律法規(guī)、公司規(guī)定或存在不當行為的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的責任追究，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因存款查詢函管理不當給公司造成損失的，相關責任人員應承擔相應的賠償責任。七、附則（一）解釋權本辦法由本公司/組織負責解