預(yù)付貨款管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司預(yù)付貨款的管理，加強(qiáng)對資金的內(nèi)部控制，防范財務(wù)風(fēng)險，確保公司資金安全、合理、有效地使用，保障公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行。2.適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在采購商品、接受勞務(wù)等業(yè)務(wù)活動中涉及的預(yù)付貨款管理。3.基本原則合法性原則：預(yù)付貨款的支付必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定，確保交易行為合法合規(guī)。必要性原則：預(yù)付貨款應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要支付，避免不必要的資金占用，嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額。風(fēng)險可控原則：在預(yù)付貨款前，應(yīng)對供應(yīng)商的信用狀況、經(jīng)營能力、財務(wù)狀況等進(jìn)行充分評估，確保預(yù)付款風(fēng)險可控。審批流程規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)付貨款的審批流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，確保審批過程公開、公正、透明。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)提出預(yù)付貨款申請，提供采購合同等相關(guān)資料，并對供應(yīng)商的選擇、合同條款的審核等負(fù)責(zé)。跟蹤采購業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，及時向財務(wù)部門反饋預(yù)付款項的使用情況，確保預(yù)付款項按合同約定使用。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對預(yù)付貨款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請金額、付款期限、付款方式、供應(yīng)商信用狀況等。辦理預(yù)付貨款的支付手續(xù)，對預(yù)付貨款進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與供應(yīng)商核對往來賬目，監(jiān)控預(yù)付款項的使用情況。定期對預(yù)付貨款進(jìn)行清理和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并向公司管理層報告。3.審計部門負(fù)責(zé)對預(yù)付貨款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查預(yù)付貨款內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對重大預(yù)付貨款項目進(jìn)行專項審計，確保預(yù)付貨款的真實性、合法性和效益性。4.公司管理層負(fù)責(zé)審批預(yù)付貨款申請，對重大預(yù)付貨款事項進(jìn)行決策。監(jiān)督預(yù)付貨款管理辦法的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決預(yù)付貨款管理過程中出現(xiàn)的問題。三、預(yù)付貨款的申請與審批1.申請采購部門在簽訂采購合同前，根據(jù)合同約定需要支付預(yù)付款的，應(yīng)填寫《預(yù)付貨款申請表》，詳細(xì)說明預(yù)付款的用途、金額、支付時間、收款單位等信息，并附上采購合同草案、供應(yīng)商資料等相關(guān)證明材料。2.初審采購部門負(fù)責(zé)人對《預(yù)付貨款申請表》及相關(guān)資料進(jìn)行初審，審核申請事項是否符合公司采購計劃和業(yè)務(wù)需求，供應(yīng)商選擇是否合理，合同條款是否明確等。初審?fù)ㄟ^后，在申請表上簽署意見并提交財務(wù)部門審核。3.財務(wù)審核財務(wù)部門收到《預(yù)付貨款申請表》后，應(yīng)重點審核以下內(nèi)容：申請金額是否與采購合同約定一致，是否在預(yù)算范圍內(nèi)。付款期限是否合理，是否符合公司資金安排。付款方式是否安全、便捷，是否符合公司相關(guān)規(guī)定。供應(yīng)商信用狀況是否良好，是否存在逾期賬款等不良記錄。相關(guān)資料是否齊全、真實、有效。財務(wù)部門審核通過后，在申請表上簽署意見并提交審計部門審計。4.審計審核審計部門收到《預(yù)付貨款申請表》及相關(guān)資料后，對預(yù)付貨款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，重點檢查內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，包括申請審批流程是否合規(guī)、資料是否完整等。審計審核通過后，在申請表上簽署意見并提交公司管理層審批。5.審批公司管理層根據(jù)審計部門的審核意見，對預(yù)付貨款申請進(jìn)行審批。對于金額較小的預(yù)付貨款申請，可由公司管理層授權(quán)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的預(yù)付貨款申請，須經(jīng)公司管理層集體決策審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并返回采購部門。四、預(yù)付貨款的支付1.支付準(zhǔn)備采購部門根據(jù)公司管理層的審批意見，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，并將合同副本提交財務(wù)部門備案。財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款期限和方式，準(zhǔn)備付款所需的相關(guān)資料，如付款憑證、發(fā)票等。2.支付審批財務(wù)部門在支付預(yù)付貨款前，應(yīng)再次核對申請金額、付款期限、付款方式等信息，確保與采購合同和審批意見一致。核對無誤后，填寫《付款審批單》，按照公司資金審批流程進(jìn)行審批。3.支付執(zhí)行經(jīng)審批同意支付的預(yù)付貨款，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理支付手續(xù)。支付方式可根據(jù)公司實際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。在支付過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算制度和公司財務(wù)管理制度，確保資金安全。4.支付記錄財務(wù)部門在完成預(yù)付貨款支付后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄預(yù)付賬款的金額、支付時間、收款單位等信息，并定期與供應(yīng)商核對往來賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。五、預(yù)付貨款的跟蹤與管理1.跟蹤機(jī)制采購部門負(fù)責(zé)跟蹤預(yù)付貨款所涉及的采購業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，定期向財務(wù)部門反饋預(yù)付款項的使用情況。財務(wù)部門應(yīng)建立預(yù)付貨款臺賬，對每一筆預(yù)付款項的支付、使用、結(jié)算等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期與采購部門核對。2.進(jìn)度監(jiān)控財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)付貨款的使用進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，檢查預(yù)付款項是否按合同約定用于采購商品或接受勞務(wù)，是否存在挪用、占用等情況。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與采購部門溝通，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.催貨與驗收采購部門應(yīng)按照合同約定的交貨時間和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，及時催促供應(yīng)商發(fā)貨，并組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按時發(fā)貨或貨物質(zhì)量不符合要求等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向財務(wù)部門反饋。4.結(jié)算管理采購業(yè)務(wù)完成后，采購部門應(yīng)及時辦理結(jié)算手續(xù)，取得發(fā)票等相關(guān)憑證，并提交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實際結(jié)算情況，及時沖減預(yù)付賬款，確保賬目清晰。六、預(yù)付貨款的清理與核銷1.定期清理財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)付貨款進(jìn)行清理，對超過合同約定付款期限或長期未發(fā)生業(yè)務(wù)的預(yù)付款項進(jìn)行重點關(guān)注。對于確實無法收回或無需支付的預(yù)付賬款，應(yīng)及時查明原因，并按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行處理。2.核銷申請對于需要核銷的預(yù)付賬款，采購部門應(yīng)填寫《預(yù)付賬款核銷申請表》，詳細(xì)說明核銷原因、金額、相關(guān)證據(jù)等，并附上采購合同、發(fā)票、催款記錄、對方單位破產(chǎn)清算報告等相關(guān)證明材料。3.審核與審批財務(wù)部門收到《預(yù)付賬款核銷申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，核實核銷原因是否合理、證據(jù)是否充分等。審核通過后，提交審計部門審計。審計部門審計通過后，提交公司管理層審批。4.核銷處理經(jīng)公司管理層審批同意核銷的預(yù)付賬款，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減預(yù)付賬款賬面價值，并將相關(guān)資料歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對預(yù)付貨款管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查預(yù)付貨款內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查財務(wù)部門應(yīng)定期對預(yù)付貨款臺賬進(jìn)行核對和檢查，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。采購部門應(yīng)定期對預(yù)付貨款所涉及的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查對于重大預(yù)付貨款項目或存在問題較多的預(yù)付貨款業(yè)務(wù)，公司應(yīng)組織專項檢查，深入分析原因，采取有效措施進(jìn)行整改，防范財務(wù)風(fēng)險。八、責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任對于違反本辦法規(guī)定，擅自支付預(yù)付貨款、挪用預(yù)付款項、未按合同約定使用預(yù)付款項等行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款、降職、撤職等處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。2.審批責(zé)任對于在預(yù)付貨款審批過程中，把關(guān)不嚴(yán)、違規(guī)審批的相關(guān)責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；