集團(tuán)名冊(cè)管理辦法總則目的為加強(qiáng)集團(tuán)的規(guī)范化管理，確保集團(tuán)名冊(cè)信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高集團(tuán)運(yùn)營(yíng)效率，特制定本辦法。本辦法旨在通過(guò)科學(xué)、合理的名冊(cè)管理，為集團(tuán)的人力資源規(guī)劃、決策制定、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及下屬各子公司、分公司、事業(yè)部等所有納入集團(tuán)管理體系的單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）。集團(tuán)名冊(cè)涵蓋集團(tuán)全體員工、合作方、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)信息主體。管理原則1.準(zhǔn)確性原則：名冊(cè)信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映相關(guān)主體的實(shí)際情況，確保信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、記錄與相關(guān)主體有關(guān)的各類信息，避免信息缺失。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)名冊(cè)信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.動(dòng)態(tài)性原則：及時(shí)更新名冊(cè)信息，以反映相關(guān)主體的變化情況，保證信息的時(shí)效性。5.合規(guī)性原則：名冊(cè)管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定。管理職責(zé)集團(tuán)人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)名冊(cè)管理辦法，并監(jiān)督各單位的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌集團(tuán)名冊(cè)的建立、維護(hù)和更新工作，確保名冊(cè)信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.組織開展集團(tuán)名冊(cè)信息的分析和利用工作，為集團(tuán)決策提供支持。4.協(xié)調(diào)解決各單位在名冊(cè)管理過(guò)程中遇到的問題。各單位人力資源部門1.負(fù)責(zé)本單位名冊(cè)的具體管理工作，包括信息收集、錄入、審核、更新等。2.按照集團(tuán)要求及時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)送本單位名冊(cè)信息。3.確保本單位名冊(cè)信息的安全，防止信息泄露。4.配合集團(tuán)人力資源部門開展名冊(cè)管理相關(guān)工作。其他部門1.各部門應(yīng)及時(shí)向本單位人力資源部門提供與本部門相關(guān)的人員信息變更情況，如員工入職、離職、崗位調(diào)動(dòng)、薪酬調(diào)整等。2.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行名冊(cè)信息的審核和確認(rèn)工作。名冊(cè)分類與內(nèi)容員工名冊(cè)1.基本信息：包括員工姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.入職信息：入職時(shí)間、入職崗位、入職渠道、試用期情況等。3.崗位信息：所在部門、崗位名稱、崗位職級(jí)、崗位職責(zé)等。4.薪酬福利信息：基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、福利補(bǔ)貼、社保繳納情況等。5.培訓(xùn)信息：參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果等。6.考核信息：年度考核結(jié)果、績(jī)效考核成績(jī)等。7.獎(jiǎng)懲信息：獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、受到的處罰等。8.離職信息：離職時(shí)間、離職原因、離職去向等。合作方名冊(cè)1.基本信息：合作方名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、注冊(cè)地址等。2.合作信息：合作項(xiàng)目名稱、合作時(shí)間、合作內(nèi)容、合作協(xié)議條款等。3.信譽(yù)信息：合作方的信譽(yù)評(píng)級(jí)、過(guò)往合作評(píng)價(jià)等。供應(yīng)商名冊(cè)1.基本信息：供應(yīng)商名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.供應(yīng)信息：供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)名稱、供應(yīng)價(jià)格、供應(yīng)質(zhì)量、供應(yīng)周期等。3.合作信息：合作時(shí)間、合作協(xié)議條款、付款方式等。4.信譽(yù)信息：供應(yīng)商的信譽(yù)評(píng)級(jí)、過(guò)往供應(yīng)評(píng)價(jià)等?？蛻裘麅?cè)1.基本信息：客戶名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.業(yè)務(wù)信息：購(gòu)買的產(chǎn)品或服務(wù)名稱、購(gòu)買金額、購(gòu)買時(shí)間、購(gòu)買頻率等。3.滿意度信息：客戶滿意度調(diào)查結(jié)果、客戶反饋意見等。名冊(cè)的建立與維護(hù)建立流程1.信息收集：各單位人力資源部門及相關(guān)部門按照本辦法規(guī)定的名冊(cè)內(nèi)容，收集本單位員工、合作方、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)信息。信息收集應(yīng)采用規(guī)范的表格和方式，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.信息錄入：各單位人力資源部門將收集到的信息錄入到集團(tuán)指定的名冊(cè)管理系統(tǒng)中。錄入過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)信息，確保錄入準(zhǔn)確無(wú)誤。3.信息審核：各單位人力資源部門對(duì)錄入的信息進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性等。審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通核實(shí)，并進(jìn)行修正。4.信息報(bào)送：各單位人力資源部門將審核通過(guò)的名冊(cè)信息按照集團(tuán)要求的格式和時(shí)間報(bào)送至集團(tuán)人力資源部門。維護(hù)要求1.定期更新：各單位應(yīng)定期對(duì)本單位名冊(cè)信息進(jìn)行更新，確保信息的時(shí)效性。員工信息應(yīng)至少每月更新一次，合作方、供應(yīng)商、客戶信息應(yīng)至少每季度更新一次。2.動(dòng)態(tài)調(diào)整：當(dāng)員工、合作方、供應(yīng)商、客戶等相關(guān)主體的信息發(fā)生變化時(shí)，各單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和更新。如員工入職、離職、崗位調(diào)動(dòng)、薪酬調(diào)整等，合作方合作項(xiàng)目變更、供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)變更、客戶購(gòu)買業(yè)務(wù)變更等。3.數(shù)據(jù)備份：集團(tuán)及各單位應(yīng)定期對(duì)名冊(cè)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并妥善保管。名冊(cè)的使用與共享使用權(quán)限1.集團(tuán)高層管理人員：有權(quán)查閱和使用集團(tuán)所有名冊(cè)信息，用于集團(tuán)戰(zhàn)略決策、人力資源規(guī)劃等工作。2.集團(tuán)人力資源部門：有權(quán)查閱和使用集團(tuán)全體員工名冊(cè)信息，以及各單位合作方、供應(yīng)商、客戶名冊(cè)的匯總信息，用于人力資源管理、業(yè)務(wù)合作管理等工作。3.各單位管理人員：有權(quán)查閱和使用本單位員工名冊(cè)信息，以及本單位合作方、供應(yīng)商、客戶名冊(cè)信息，用于本單位的日常管理和業(yè)務(wù)開展。4.其他部門人員：根據(jù)工作需要，經(jīng)本單位人力資源部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱和使用與本部門相關(guān)的部分名冊(cè)信息。使用規(guī)范1.合法合規(guī)：名冊(cè)信息的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。2.保密原則：使用名冊(cè)信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露名冊(cè)信息。未經(jīng)授權(quán)，不得將名冊(cè)信息提供給外部單位或個(gè)人。3.目的明確：使用名冊(cè)信息應(yīng)具有明確的目的，不得隨意擴(kuò)大使用范圍。共享機(jī)制1.內(nèi)部共享：集團(tuán)內(nèi)部各單位之間因工作需要可進(jìn)行名冊(cè)信息的共享。共享時(shí)應(yīng)簽訂信息共享協(xié)議，明確共享信息的內(nèi)容、范圍、使用期限、保密要求等。2.外部共享：因業(yè)務(wù)合作等原因需要向外部單位共享名冊(cè)信息的，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)高層管理人員批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。共享信息應(yīng)進(jìn)行必要的脫敏處理，確保信息安全。安全與保密安全措施1.技術(shù)保障：集團(tuán)應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，保障名冊(cè)管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。如設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，防止系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.訪問控制：對(duì)名冊(cè)管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，根據(jù)不同的使用人員和職責(zé)分配相應(yīng)的訪問權(quán)限。訪問權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限合理有效。3.操作規(guī)范：集團(tuán)及各單位應(yīng)制定名冊(cè)管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，明確操作人員的職責(zé)和操作流程。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行操作，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)。保密要求1.保密協(xié)議：集團(tuán)與接觸名冊(cè)信息的員工、合作方、供應(yīng)商等簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)規(guī)定保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.保密教育：集團(tuán)及各單位應(yīng)定期組織對(duì)接觸名冊(cè)信息的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。保密教育內(nèi)容包括國(guó)家法律法規(guī)、集團(tuán)保密制度、保密案例等。3.違規(guī)處理：對(duì)違反保密規(guī)定的人員，集團(tuán)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告、罰款等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究法律責(zé)任。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.集團(tuán)人力資源部門：負(fù)責(zé)對(duì)各單位名冊(cè)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各單位名冊(cè)信息的準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性等進(jìn)行抽查。2.內(nèi)部審計(jì)部門：定期對(duì)集團(tuán)名冊(cè)管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括名冊(cè)管理流程的合規(guī)性、信息安全保密情況等。檢查內(nèi)容1.名冊(cè)信息質(zhì)量：檢查名冊(cè)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性等。2.名冊(cè)管理流程：檢查名冊(cè)的建立、維護(hù)、使用、共享等流程是否符合本辦法規(guī)定。3.信息安全保密：檢查名冊(cè)信息的安全保密措施是否落實(shí)到位，是否存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問題，集團(tuán)人力資源部門或內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)單位下達(dá)