公章簽名章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章、簽名章的管理，規(guī)范公章、簽名章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在涉及公司業(yè)務(wù)及相關(guān)事務(wù)中使用公章、簽名章的行為。（三）定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，代表公司的意志和行為。2.簽名章：指公司法定代表人或經(jīng)授權(quán)人員用于特定文件簽署的印章，具有與手寫簽名同等的法律效力。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：公章、簽名章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用的合法性、準(zhǔn)確性和必要性。2.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)公章、簽名章的保管和使用，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。3.安全保密原則：加強(qiáng)公章、簽名章的安全保管，防止印章被盜用、冒用或遺失，確保公司信息安全。二、公章、簽名章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、簽名章的刻制必須由公司法定代表人或其授權(quán)的人員負(fù)責(zé)辦理。2.刻制公章、簽名章應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，并提供公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等相關(guān)證明文件。3.印章制作單位應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行印章刻制，確保印章的質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.公章、簽名章刻制完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)辦理啟用手續(xù)。2.啟用前，辦公室應(yīng)將印章的印模留存?zhèn)浒福⒃诠緝?nèi)部進(jìn)行公示，告知全體員工印章的啟用時(shí)間和使用范圍。3.印章啟用后，原印章同時(shí)廢止。三、公章、簽名章的保管（一）保管人員1.公司公章由辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，簽名章由法定代表人或其授權(quán)的人員負(fù)責(zé)保管。2.保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章使用流程。（二）保管要求1.公章、簽名章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。3.印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章歸位保管，確保印章的安全。（三）印章交接1.保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.交接過程中，應(yīng)進(jìn)行印章實(shí)物的核對，確保印章的完好無損。交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人員。四、公章、簽名章的使用（一）使用范圍1.公章的使用范圍包括但不限于公司對外簽訂的合同、協(xié)議、文件、信函、報(bào)表等；公司內(nèi)部的重要文件、通知、報(bào)告等；公司對外出具的證明、介紹信等。2.簽名章的使用范圍包括但不限于公司法定代表人或經(jīng)授權(quán)人員在公司對外簽訂的合同、協(xié)議、文件、信函等上的簽署；公司內(nèi)部重要文件、報(bào)告等的簽署。（二）使用流程1.申請：使用公章、簽名章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《公章、簽名章使用申請表》，詳細(xì)說明使用印章的事由、文件名稱、文號、使用時(shí)間、使用部門等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：《公章、簽名章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等，還需報(bào)公司法定代表人審批。3.用?。簩徟ㄟ^后，申請人持《公章、簽名章使用申請表》到印章保管人員處辦理用印手續(xù)。保管人員應(yīng)對申請表的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后，在規(guī)定的位置加蓋印章，并做好用印登記。4.登記：用印登記應(yīng)包括用印日期、用印部門、用印人、文件名稱、文號、蓋章次數(shù)、蓋章位置等信息。用印登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用公章、簽名章，但無法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于涉及公司重大利益或法律風(fēng)險(xiǎn)的文件，在使用公章、簽名章前，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和論證，確保文件的合法性和準(zhǔn)確性。五、公章、簽名章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用公章、簽名章時(shí)，由公司辦公室提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的公章、簽名章應(yīng)及時(shí)收回，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，告知全體員工印章已停用。（二）銷毀1.對于停用的公章、簽名章，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀公章、簽名章時(shí)，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保印章被徹底銷毀。銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄留存?zhèn)浒浮Ａ?、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公章、簽名章的管理和使用情況進(jìn)行定期檢查，確保印章的使用符合規(guī)定流程，保管安全可靠。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門印章使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并向公司辦公室報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級主管部門、監(jiān)管部門等的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供公章、簽名章的管理和使用情況。2.對于違反本辦法規(guī)定使用公章、簽名章的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。七、法律責(zé)任1.任何部門或個(gè)人違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章、簽名章或因保管不善導(dǎo)致印章被盜用、冒用、遺失等，給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對于故意偽造、變造、盜用公司公章、簽名章的行為，公司將依法追究其法律責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將移送司法機(jī)關(guān)依法處理。八、附